采购审计范围与程序

采购价格审计前期准备阶段

一、关注公司以往采购情况

1、以往采购时间、规格型号、数量、价格、供应商、付款周期等；

获取渠道：采购人员（价格、供应商、付款周期）+ERP+NC（金额、数量、规格型号、时间）+合同

2、以往采购出入库情况（采购入库、领用、库存管理）；

获取渠道：NC

3、对供应商进行分类汇总

手段：EXCEL技能

二、关注以往合同信息

1、合同价格VS开标价格

2、合同规格型号VS开标规格型号

3、合同数量VS开标数量

4、合同厂家VS开标厂家

5、合同产品名称VS开标产品名称

6、以往的账务处理

三、关注公司现有供应商

1、现有供应商情况

资质等级、供货能力、行业地位、价格情况（ERP）、交期、运费等；

渠道：公司现有的供应商信息+网络查询

2、现有供应商是否为唯一供应商

获取渠道：采购人员+网络/电话询证+与同仁沟通

3、现有供应商是直接制造厂商、经销商、代理商？

获取渠道：采购人员+网络/电话询证+与同仁沟通

四、关注公司采购物料的属性

1、物料名称

2、规格型号（是否行业统一、国家统一等）

3、数量

4、单价

5、用途（特殊用途还是常规用途？是否用于某些专业领域？）

6、国产或者国外引进

7、技术参数

8、其他

获取渠道：采购人员+需求部门+网络询证

五、关注非公司的外围供应商

1、候选供应商名单

获取渠道：网络寻找（百度+阿里巴巴）

2、候选供应商的资质、供货能力、行业地位、价格情况、交期、运费

获取渠道：电话沟通+网络获取

六、关注价格行情

1、采购使用的网站

2、业内人士使用的网站

3、审计使用的网站

采购价格审计中期实施阶段

一、关注开标

1、参与开标的供应商名称、数量、报价

2、了解参与开标的供应商信息

3、了解物料的用途、成本构成

二、关注采购员职责

1、对物料成本核算的了解

目的：明确其是否对价格有所把握。通过此审计人员可以将其作为是否需要关注物料价格信息的一个判断因素。

2.、对供应商的态度

目的：明确采购员对供应商选择的主观掌控因素。通过此审计人员可以将其作为是否需要进一步关注采购价格、寻求新供应商的一个判断因素。

3、对采购员询价、议价、谈价技巧的了解

目的：明确采购员对价格的把控能力、对供应商的主观选择程度。通过此审计人员可以将其作为是否需要进一步关注采购价格、寻求新供应商的一个判断因素。

4、对物料信息的了解

目的：明确采购员知晓采购物料应达到的质量、服务等要求。通过此审计人员可以将其作为是否需要进一步向需求部门了解物料信息、寻求网络信息的一个判断因素。

三、关注合同签订及物料价格审批情况

1、关注物料价格审批情况

目的：明确物料价格是否按照规定进行了审批。

2、关注合同签订情况

目的：合同信息VS中标信息，以确认是否存在修改。

四、参与开标监督的内容

审计人员参与开标应监督以下内容：

1、招标流程符合规定。

是否是在需求部门的采购计划经对应的领导后交到采购部门才予以招标？

2、开标流程符合规定。

是否是在按规定进行开标，是否符合开标要求的供应商数量？

3、中标供应商价格经过领导审批。

4、合同签订依据中标方的情况进行签订。

合同产品名称、数量、规格、型号、价格等与询价标、中标方信息。

采购价格审计后期跟踪阶段

1、对有疑问的物料价格进行验证。

在准备阶段与实施阶段工作充分的情况下，审计人员通过寻求新供方、关注网络价格、电话询证等方法，验证物料价格的合理性。

2、建立中标信息数据库。

A、供应商数据库（名称、地址、联系方式、业务内容、是否有业务往来、付款方式）

公司现有供应商+审计寻找的新供应商

B、价格信息数据库（产品名称、规格型号、数量、单价（含运费）、交期、付款方式）

中标方+审计询价

C、整理物料价格获取渠道（具体网址、知名度、价格信息的可靠性、与实际价格的差异等）

采购员+审计人员+其他同仁使用+其他采购使用+业务认可的

3、归纳总结采购价格审计的经验教训。

4、关注采购物料的验收（验收涉及的技术参数是否能够与采购参考的技术参数匹配，例如物料名称、规格型号、制造厂商等；同时，关注需求部门的质量反馈）

5、关注采购物料的领用（关注ERP中的物料库存，以确认是否存在过量采购、是否存在购而不用的情况等）

【采购】审计重点与程序

（一）采购预算（计划）业务

获取采购政策、采购预算、生产预算、销售预算

1、预算编制的审计：

（1）采购预算的编制是否与生产预算、销售预算、资金预算等相协调；是否考虑存货政策和采购政策；是否考虑存量管理制度，并制定安全存量、最低最高存量及请购点，经济批量等因素。

（2）预算编制是否分类分品种规格列明数量、金额、单位及供应商等资料。

2、采购预算是否按审批流程审批，是否经董事会授权。

3、实际请购是否与采购预算相配合，并严格控制；是否机动配合生产和管理制度及库存而作出适当调整。

4、实际采购与预算产生的量差和价差有误查明原因，并作出适当的记录和调整。

（二）供应商的选择

获取《合格供应商名录》，采购招投标管理办法，招标过程有关文件

1、供应商管理审计：

（1）应重点审查组织对定点供货商选择的合理性，包括供货商选择评价程序是否规范；有无明确的供货商选择目标和评价标准；有无建立供货商评价小组，小组人员组成是否合理；

（2）有无完整、真实的供货商资料；供货商资料筛选、排序和审批是否流于形式；

（3）有无对供货商档案进行规范管理，建立《合格供货方目录》，定期组织对供货商调查和复审；修改供货商档案是否经过特定授权并进行有效信息沟通等。

2、对供应商选择的审计：

由于电器公司主要材料供应商均由招投标方式产生，应重点审查招如下内容：

（1）审阅有关记录，检查招标过程和招标标准是否符合“公开选购、公平竞争、公正交易”的原则，确定在招标、开标、评标和定标过程中有无违反规定程序情况。

（2）审查有关招标文书的内容是否完整、严密，有关条款规定是否得到切实遵守。  

（3）审查招标采购的价格是否合理。复验标底价格，对编制标底的工作底稿所载明的

物资数量、价格、人工耗费、各项其他费用及税金等进行复核、验算；审查最高采购限价的合理性和公允性；

（三）合同的签订

抽查部分大额采购合同、合同审批记录

1、审查合同内订购的商品货物及品质、规格、数量、质量、交货期及价格是否符合采购预算要求。

2、审查订购货物的价格是否合理，交货方式和结算方式是否恰当，如由招投标方式产生，是否与投标书一致。

3、审查、评价合同是否依据经济合同法签订，主要包括供应商资格，是否为合格供应商、手续是否完备、有无双方主要领导审查批准、是否按照合同审批流程执行，副本有无交财会部门及监审部门备查。

4、了解谈判流程及有关谈判记录，查看合同及其相关谈判记录，对比采购合同的内容及条款，确保谈判内容与合同内容一致；了解主管领导是否适度参与谈判。追溯与供应商签订合同商谈的详细内容记录，了解合同起草过程，是否对所列条款进行研究、审定、或咨询公司法律顾问；并根据相应的法律法规分析各具体条款的合理、公平、公正性。

（四）请购与订单

获取请购申请、订单、订单台账

1、各种类别原材料是否由负责请购的部门和专人开立请购申请，并依授权核准后办理采购事宜；请购申请内容是否详实，并经授权主管人员签批；紧急采购是否经常发生，其原因是否充分恰当；请购是否与采购预算相符合。

2、采购订单是否在采购合同的框架内执行，调阅采购档案，审查其中询价报价单、订购单是否办理齐全，前后一致。

3、订单的内容，采购货物飞名称、规格、单位、数量、单价、金额、交货期、装卸地点、包装、运输方法、运费、付款结算办法、验收、保险等是否规定完备，内容是否符合相关合同法规定。

4、订单是否由专人进行档案管理，是否建立合同及订单台账，以以便查阅。

（五）货物验收

获取请购单、验收单、送货单、发票等

1、审查是否设置独立的质量检验部门组织物资验收，有无采取适当措施防止采购人员、质检人员与保管人员串通舞弊；

2、审查物资验收是否根据货运单、发票和经过批准的采购合同副本、采购价格申报单、采购计划进行；

3、审查物资验收是否签署顺序编号的验收报告；

4、审查超过采购合同的进货数量和提前到货的采购是否经过适当批准；

5、审查短缺物资和不符合质量要求的物资是否查明了原因，有无根据不同情况及时组织索赔，是否每月编制退货报告，以供采购和质检部门进行审查、分析和考核供货商表现等；

6、审查对逾期未交货者，有无按合同规定给予罚款或没收违约金；

7、审查对大型或数额较大的物资采购，有无取得供货商合格的检验证明，合同中是否规定了必要的质保内容；物资验收是否严格，有无存在由于验收不严造成以次充好、以劣充优、不合格物资入库等问题。

（六）货物仓储

获取验收单、领发货单、货物管制卡、安全检查日报表等

1、货物的储存，是否依类别分存各库或分档保存，各库是否分设，个库是否设分区货架并分分格编号，编号是否清晰有系统规则，收货及发货是否便捷。

2、库房安全措施是否完善。

3、供应商交运商品货物时，应该对送货单。发票，装箱单等单据，与请购单内容核对无误后办理验货手续。

4、交货入库数量超过或未达到订购量部分，是否作妥当处理。

5、供应商送货时是否均适时开立验收单并实施品质检验，以确保货物品质。

6、所以领货，是否均根据正式核准的领货单办理。

7、领货量异常时，有否查明原因，对于已领货未办手续的，或已办手续未提领的，有无追踪控制。

（七）付款

获取请购单、验收单、供应商发票、记账凭证、应付账款明细账等

1、审查负债的确认是否正确。审查采购部门是否在物资采购申请单、验收单、供应商发票等核对无误的基础上出具付款申请单，并及时通知财会部门；财会部门是否在进一步审核的基础上，编制记账凭证，登记付款凭单登记簿或应付账款明细账，确认负债。

2、国内采购是否办妥验收手续，备齐有关凭证送财务部门审核后，编制记账凭证后再付款。

3、国外进口采购是否根据报关资料办理结汇手续。

4、交货期延误或者品质、数量不符的采购，是否按合约规定执行扣款或罚款手续。

5、审查应付账款的登记是否正确。审查应付账款登记和管理是否由独立于请购、采购、验收、付款以外的职员执行；是否根据不同供货商设置明细账进行明细分类核算；是否根据审核无误的原始凭证和记账凭证及时登记账簿记录，有无遗漏、隐瞒负债情况；是否定期将应付账款明细账余额与供货商寄回的对账单相核对，与应付账款总账相核对，与采购部门台账相核对，对存在的差异是否及时妥善处理；对享有折扣的交易，是否以扣除折扣后的货款净额登记应付账款，以防止在付款时贪污折扣。

6、审查预付账款处理是否合规。审查预付账款是否经过申请、审批；收到采购物资后，是否根据供应商发票及时冲减预付账款；是否与供货商定期对账。  

7、审查应付账款余额的整体合理性。审查财会部门是否定期编制应付账款账龄分析表、物资已收发票未到情况汇总表；是否每月计算主要业绩指标据以监控应付账款状况；采用分析性复核方法，通过比较本期与上期各应付账款明细账户余额、相关比率和相关费用账户金额，确定应付账款有无异常变动。

8、审查付款处理是否合规。审查付款是否符合资金结算制度的要求；付款是否在会计审核的基础上，经过授权人审批；是否按确定的付款方式付给指定的收款人；核实付款金额和收款人是否正确；有无使用空白支票；已付货款是否在发票上加盖“付讫”戳记等。

审计准备工作：

（1）收集、分析、评价采购管理制度。

（2）财务系统内导出截至差何日的采购费用明细账。

（3）了解公司审计年度内采购预算、实际采购情况以及两者的差异。

（4）了解公司的招投标管理现状，包括：招投标方式、评标方式。

（5）了解非招投标物资采购的现状：询价、议价、比价。

（6）查阅外部审计的审计报告及工作底稿，必要时可利用外部审计的工作成果。

采购审计所需资料清单

（一）前期资料

1、物资采购预算

2、财务会计资料

3、相关制度规定：例如采购政策、采购程序制度授权审批制度、供应商管理制度、货物仓储制度、合同签订制度、凭证管理制度等。

4、外部信息资料：例如同行业相关资料、物价水平和编号幅度、技术变化程度和供应商资料等

（二）采购预算制度及审批阶段

1、采购政策

2、采购预算

3、销售计划

4、产品产量计划

5、生产作业计划

（三）合同及订单管理阶段

1、合同法及公司内部有关合同制度

2、《合格供应商名录》及供应商有关资料

3、采购招投标管理办法

4、招标过程有关文件

5、合同正文和副本及合同台账

6、物资采购申请单

7、订单及订单台账

（四）验收入库阶段

1、采购发票

2、运费单

3、检验报告单

4、入库单

5、退货单

6、付款申请表

7、付款凭单

8、转账凭证

9、应付账款明细账

10、材料采购明细账

11、对账单

（五）其他需相关部门提供的资料

如果有人举报某人吃回扣，如何实施调查

本文节选《增值：360度解决内部审计难题》（稿）

舞弊审计是一项发现性的冒险活动。如果你能证明有人作弊，你就有一种连根拔起花园中杂草的感觉，很是兴奋。

这个问题，是关于如何实施舞弊专项调查的问题？我们说，审计分为专项审计与常规审计，它们不同点是：专项审计是查找证据、查找细节、反现经过、确定损失金额、分析影响力，包括案件发生的时间、地点和作弊者，即是主要作业是收集证据，确定性质；重点偏重于对人。

而我们平常所做的常规审计主要是调查流程、查过程、查规范、查执行等，评估执行的合理性合规性合法性等，重要管理，重要过程，对事不对人。

回归上述问题，如果举报有人吃回扣，内审人员如何实施调查呢？

碰到问题，我们先审题，哈哈！有点像高考！举报，这个词很关键，如何发现举报？事件发生在哪里？是谁在举报？举报有依据吗？证据是什么？是相片还是录像？还是录音？还是资料，说那么多，目的只有一个，那就是收集证据、分析证据的过程。

具体而言，我认为可以按以下四个简易步骤执行即可。

第一步，确定是否审查。

一般而言，如果没有详细的资料、照片视频证据，没有署名，作为内审，我们一般不会深入调查，因为一些无厘头的举报会影响我们内审业务的开展。但有没有无证据举报的可能呢？也有，但是也要经过处理严谨的分析，大的原则是有无证据，有无突破口；如果有旁证，或相关线索，内审可以可以立案。如果是没有一点线索，没有相关证据，只有一封简单的举报信，我们可以考虑不予受理。可以回复邮箱，请提供更明确证据，否则，为了防患风险，一般情况下不便审计。

在实务工作中，我们也对没有提供真实材料的举报信进行审计，但是要建立在大量的分析之上，确信事情确有可能，可控度在60%以上，我们可以放手去做，老板顶住呢。

第二步，确定审查思路步骤。

我们就要对举报的内容进行全面的深入的分析，如果举报信有相关的依据，那就直接查实即可，这是一种最容易查证的案例之一，我们客家话说的”白切”，很容易查实 ；第二种是要通过归纳、总结、分析举报内容，查找相关的线索，包括隐藏的线索，推理出的线索等，列出可能存在问题，列出要点一二三等，每个要点要根据证据查找总路径和思路图，从案件发生的人、物和过程三方面进行分析，归纳出可能收存相应的证据的地方、资料文件、操作的人物；产生的后果的残留物、特性等，为下一步实际查找证据提供依据和方面。

那么，在回扣这个问题上，证据一：就是存单，如供应商给某人的回扣单据，如有则有直接证据作用，有较强的说服力，我们也查过一个有银行存单作为证据，当事人当场承认事实；证据二：当事人的笔录或录音，说明整个事件的发生经过与结局，返原事实真相，但这个也只能做为辅助证据；证据三：其他的证词，业务上的不正常的资料，包括统计表、分析表、产量表、业务汇总表等，也作为辅助证据。

第三步，收集证据。

根据第二步骤整理分析出来的可能存在的线索，结合分析路径与思路图，按照列出来的线索所在地点，组织安排内审人员进行逐一的核实，查看现场，询问人员，核实证据，进行拍摄、录音、笔录、复印等手法，对发现的证据进行固定，进而核实，再保存相关证据，并及时地请当事人或相关人进行签字确认等。具体收集证据的方案，请参照我第一本书。

收集完所有证据，以后的底稿的编写、撰写报告、汇报与总结，处理意见等内容，与其他内审作业一样的工作流程与方法。

第四点，案件汇报。这个不用我过多的阐述了，只要你有证据，相信你就会有汇报的思路，作为内审人员，如实反映即可，公正是主线。

总之，类似的舞弊事件，证据比较难查。有时需要其他的技巧取得相关的证据。

舞弊就在身边，就看你能不能发现与查处。

  没有信任，就没有舞弊。