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企业制度管理与控制

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让制度去管理,而不是总是亲力亲为

人管人累死人!这个道理管理者都懂,那么怎样才能让自己成为一个高效从容的管理者呢?制度管理是唯一的出路和办法。


制度管理是让员工“重新做人”的系统工程


制度的制定与执行实质上是一种塑造人的过程。为什么要定制度?就是因为某个方面不规范,有问题,需要明确大家的行为要求,原来大家习以为常的习惯行为需要做出改变,按照制定的制度来。

任何人都不喜欢受到约束,制度本身就是对人的约束,会让人不习惯,不舒服,甚至伤害到某些人的利益,我原来一直是抄小路上班,你现在让我走大路,远了一大截子,那哪儿成!




特别是对于自由惯了散漫惯了的国人来,管理者定制度之前一定要再三思考:这个制度能不能得到落实,有没有信心、决心落实好?如果这个制度落实起来有难度,自己也没有太大的把握,就干脆不要定,连说也不要说,否则,只会让管理者没面子,降低管理威信。

自我反省:你的团队制度落实的如何?

★有没有领导带头不执行?


制度颁布后,领导要求其他人执行,自己往往不执行;或者中高层管理人员不执行,只要求一般员工执行。久而久之,上行下效,大家都不执行了,又回到了“人管人累死人”的局面。


★有没有轻过程、重结果而导致的不执行?


因为制度本身可能不合理,如果执行的话,要这个审核、那个签字,很麻烦;不执行,只要是结果一样,领导会同样高兴,甚至会夸下属“聪明”“干得好”。久而久之,大家都忽略了过程,只追求结果。

事实上,过程是结果的必需,结果是过程的必然。没有事前和事中控制的过程,不会导致有好的结果。即使是有好的结果,可能也是偶然的、个别的。而一旦没有好的结果,再追溯原因,就已经晚了,因为从领导到员工已经养成了不要过程、只要结果的执行习惯。


★有没有制度面前不平等所导致的不执行?


有的企业里,一把手可以“理所当然”地不执行外,高层违反制度后一把手鉴于自己都没能执行制度,所以就“网开一面”算了,中层干部违反了制度后,高层也以“有情可原”来开脱,对有的员工,因为人情关系等原因,也可以“下不为例”,口子越开越大,结果导致制度执行的“大面积塌方”。你的企业、团队在制度面前是不是人人平等?


抛弃熟人文化,建立生人文化

作为企业的领导者,部门的管理者,有没有这样的情况,你的下属喊你叫大哥,叫老兄、老弟?如果有,这种“熟人文化”将会导致团队的规章制度形同虚设。

为什么?因为你和下属是兄弟关系,就算犯了点儿错,睁一只眼闭一只眼就过去了。他们为什么要叫你大哥?只有一个目的:他要特权,想凌驾于所有人之上,不按规则办,在团队里特殊化,横着走。

所以,管理者走“群众路线”与群众打成一片,与下属称兄道弟的结果是,下属犯了错误,违反了制度,上司抹不开情面不了了之。后遗症是下属得寸进尺,不拿制度当回事,嬉皮笑脸,整个团队管理接近失控状态。




如果不这样呢?事情就好办多了,咱们是工作关系,契约合同关系,公事公办,该怎么来就怎么来,拿钱干活,规规矩矩,照制度来,为什么?因为大哥不在,我得小心点儿,否则会挨罚的,这就是“生人文化”。

因此,不管是老板、总经理还是部门经理,要想把团队带好,必须抛弃“熟人文化”建立“生人文化”,不给那些投机取巧的、耍小聪明的人留有空间,这样一来制度的执行当然就顺畅多了。



制度管理根本上是对员工的负责

高明的管理者明白,制度管理就好比拧螺丝,虽然拧紧需要费很大的力气,但只要咬紧牙关坚持住,拧紧它,从一开始就严格执法,之后,团队就会形成按照制度自动运作的机制;如果拧得不够紧,慢慢地就会跑风漏气,制度之墙就会成为残垣断壁,团队失去规则约束,风气便会越来越糟。

商鞅认为:“行罚,重其轻者,轻者不至,重者不来,此谓以刑去刑,刑去事成”(《商君书·靳令》)。就是说,制度管理一定要用好处罚,对于较轻的犯罪如果施以重罚,那么轻的犯罪就不会来,重的犯罪也就不会发生了,从而达到用刑罚遏止刑罚,以收到不用刑罚就做成事情的效果。




怕得罪人的管理者就像“水”,软弱无力,对违反制度的下属不敢管、不想管、老好好,员工也觉得上司脾气好,甚至有点喜欢这样的管理者。

但是,一来二去,一些员工养成了蔑视制度,轻视规则的恶习,最后犯了不可饶恕的大错误被开除甚至违法犯罪,“溺水而亡”;而严厉苛刻的管理者就像“火”,熊熊燃烧,铁面无情,敢抓敢管,制度面前员工不敢有丝毫的怠慢,长此以往,大家养成了遵章守纪的好习惯,小错不犯,大错没有,一生平安。

我们俗话说的“打是亲骂是爱”也是这个道理,严格的制度管理是对员工的爱与负责任,而对下属的违章行为有情可原,就是一种怂恿和溺爱,下属的小错就可能导致大错的发生,这实质上是对员工最大的伤害和不负责任。



企业该如何正确地进行制度建设?

  1.明确企业宗旨。每一个企业的诞生,都有它的目标与宗旨,企业只有明确自己的目标与宗旨,确定中心主题,所有的管理规章制度才能紧紧围绕这个中心主题去编制、执行、维护,一旦与这个中心产生冲突都应该无效。

  2.成立“立法”部门。企业应成立专门负责制度管理工作之部门,编制或协助各个部门编制各项制度,使之各项制度的编制都建立在企业的立场上,而非从各个部门自己的角度出发。“立法”部门负责推行企业制度建设工作,

  3.宣传、沟通、教育。员工的素质良莠不齐,要员工马上改变以往不良的工作习惯,这是不切实际的,“立法”部门与企业各阶层管理人员应不断的对员工进行制度宣传、教育、沟通,了解员工的心态,帮助员工积极转变态度,使员工了解制度建设的目的,潜意思的形成对制度的遵守,矫正不良行为。

  4.编制文件。企业制度不是某个领导口头表达的,也不日定夕改的,必须以文件的形式予以确定,并保持稳定。在制度文件编写的时候,必须以企业的角度去思考,以企业宗旨为中心,不能仅仅从不部门的立场出发。在涉及多个部门时,制度的衔接是非常重要的,“立法”部门应与各个共同商讨,以保证制度的有效性与可操作性。当然,制度文件也必须符合国家法律法规的规定,不能凌驾或超越国家法律法规。

  5.权限确定。在制度的建立过程必须明确各阶层人员的工作权限与工作内容,制定职务说明书,避免三个和尚抬水喝。也只有明确了各自的工作权限与工作内容,各种表单的核准流程的方向才不会产生偏离,作业程序方法与流程才得以合理化、畅通化,标准作业流程才可以完善的建立。

 6.领导重视与参与。领导的各种行为非常容易成为属下效仿的榜样,如果各阶层领导对公司各项制度不予以重视,或只是敷衍了事,那么员工的心中就会形成一种印象,会觉得企业的各项制度是用来吓唬小孩的,给外人看看,没有任何实际意义,当然也就不会真正去遵守各项制度,甚至还会产生破坏。可见领导的重视与参与是何等之重要,领导只有以身作则,带头执行,一旦有违反行为,同样接受处罚,坚决不搞特殊化,这样才能形成下梁正的良好企业氛围,制度建设才能真正得以贯彻实施与有效,企业的管理才能真正的提高。

  7.维护与矫正。在制度实施过程中,“立法”应对各项制度进行维护,并成立稽核小组,专门负责监督企业制度的执行情况,矫正不规范的行为。同时进行调查制度的合理性、时宜性,一旦发现制度存在缺陷,进行矫正,废除过期制度,以保证制度的有效性、适宜性。

如何让制度管理变得轻松?

一、 制度是什么?

一般人都会认为,制度是用来约束你的行为的,比如你迟到要被扣钱,你不请假也不上班要算旷工,你老旷工,就被开除了。但其实制度存在的意义是用来告诉你应该做什么,应该怎么做,并不是用来限制你不能做什么的,只不过为了保证大家都按照制度的要求去做,制度里都会有奖惩条款,所以大家觉得制度是在限制自己,管着自己,会从心里讨厌制度。

我觉得ISO中对制度的总结既简单又到位:说你所做,写你所说,做你所写。制度就是将俗成的约定和经验加以总结、整合,从而使得企业的管理标准化,保证企业的管理过程可控。如果一个企业所有员工都知道并且能按照企业要求去完成工作,那犯错误的概率就小多了。一个好的员工到一个新的企业或新的岗位,应该先把相关的制度学习一下,这样可以帮助你很快的胜任你的工作,一个企业所有的员工都能这样看待制度了,你的制度才能推行下去。

二、 如何建立企业的制度?

建立完善的制度体系,是很多企业所追求的,但这个真的很难。因为建立制度是一个很耗费时间和精力的过程,而且做制度基本属于重要但不紧急的事情,每个管理者又还有很多必须完成的工作,所以建立制度这件事很难得到保障,往往半途而废,等到年底总结时,总经理发现没有完成,然后骂人,然后信誓旦旦地写到下一年度的计划里。

所以建立制度时千万不要上来就搞轰轰烈烈的全民运动,一定先开始游击战,抓住重点和重要的薄弱环节,用有限地资源先建立关键的制度。其实企业的关键制度并不多,制度管理也存在二八法则。关键、重要制度的特点:重复性高、该流程或业务涉及企业主要成本、费用或重大投资、容易出错且出错后对企业造成较大影响、高层主管认为非常重要的。制定这样的制度就不仅是重要的而且是紧急的,你会争取到资源,当这些制度发挥功效时,会使得高层更加认可制度的必要性,从而更加支持你,这时候才是全面建立制度的较好时机。

因为建立制度是花时间的事情,所以有时为了快速解决问题,我们还可以就作业过程中的关键点先进行要求和规范,可以先不把整件事规范了,先发个通知,就要求这一点,因为这样快速、简单、见效快,当这样通知多了以后,可以把他们再串成制度。

三、如何编写制度

制度最后可能体现出来的是文字,但精华部分是流程和表单。所以编写制度只要把流程和表单弄清楚,即使你写作水平不是很高,就用流水帐的形式把流程叙述明白,把各个步骤要用的表单说明整理清楚,就是一个及格的制度。这样做还有一个好处,就是画流程比用文字叙述要节约时间,流程画出来后先讨论,确定了再根据流程编写文字,这样制度的结构会非常清楚,不容易乱也不容易漏掉内容,别人读起来也会非常清楚。这就好像你给别人指路一样,你告诉他先往北走20公里,再向西走10公里,然后。。。。。。,对方如果对路不熟的情况下,一定记不住,而且听得晕晕乎乎的,你不如先给他画个地图,然后再给他讲。

写制度的时候往往忽略表单,其实表单是非常非常非常重要的!一个企业可以暂时没有制度,但绝对不能没有表单!表单是保证制度被执行的重要工具。因为表单在一定程度上可以起到强迫你按制度流程要求去做的作用,表单填写、传递、签字的过程就是流程完成的过程。比如,很多制度里会这样写“供应部确定入选供应商名单后,由质量管理部对供应商的资质提出专业意见。。。。。。”。看到这样的制度我经常会问作者:“质量管理部怎么提出专业意见?是打个电话告诉供应部呢,还是写张条,还是。。。。。。?”最好设计一个“合格供应商的评价表”,其中要有相关部门填写意见的栏位,如果某个栏位空着,最终的审批者就不签字,这样所有要走的流程基本不会走错。

衡量一个制度是否清楚有一个简单的办法,我经常会找一个对制度所涉及业务基本不了解的人员阅读制度,然后让他来讲他看完制度会怎么做,因为如果你对业务流程熟悉,你会用自己的经验把制度中没写清楚的部分进行完善,但对不了解业务的人员他就只能依照制度中的内容去做,如果他做出来的结果与制度想要的结果不一样,很可能是制度没有写明白,一个好制度的标准之一就是:10个人看完,至少8个人会做出同样的事情,咱也不排除确实有理解力差的人。

四、制度管理中容易被忽视的问题

1、制度一定要被广而告之

制度制定了,是为了要人执行的,要想让他执行首先他得知道制度的内容,很多企业把所有的制度都打上保密二字,甚至连发都舍不得发,当宝贝一样珍藏着,员工不知道企业的要求怎么能够按要求做呢。建议除了真的涉及公司机密的制度,其他的制度一发行,必须先进行培训,最好有考试,有新人加入还必须马上对新人培训,先做到他知道怎么做。

2、制度一定要被检查

人们只做自己喜欢的事和被检查的事,如果没有考试,我真的怀疑有多少学生会自觉自愿地念书。如果没有警察,有多少民众会严格遵守交通规则,所以要想把制度落实到位,必须对制度执行情况进行检查,对新制度要检查频次高些,让员工知道必须要按这个制度做,等都做习惯了,可以降低检查频次,加深深度,避免有些人故意不按制度执行。检查还有一个好处,就是可以了解到你的制度是否适用,别人没有执行制度,有时候是因为你的制度无法执行,发现这样的事情就需要你来修订制度。

3、制度一定要不断完善

制度的管理一定要遵守PDCA的循环,一定要不断的改善你的制度,让他适应你企业的发展,适应你新的组织架构,适应国家新的规定,不要让你的制度成为一成不变的死制度。

最后,我想告诉朋友们,制度管理是很有意思的工作,不枯燥、不呆板、不抽象,是充满智慧的工作,当你们发自内心地认同我的观点的时候,你应该已经成为一个制度高手了,而且至少是一个企业中层以上的主管了。



律师:用人单位规章制度常见的5个误区|你也逃不掉



规章制度是企业行使用工权利的重要方式,也是规范用工行为的制度依据。《劳动法》第四条、《劳动合同法》第四条均赋予了用人单位依法制定规章制度的权利。同时,《劳动合同法》第三十九条规定,劳动者“严重违反用人单位的规章制度”的,用人单位可以与其解除劳动合同。此种过失性辞退,用人单位可以不支付任何遣散成本,即零赔付辞退。据此,多数企业在HR或律师的协助下,均致力于规章制度的制定与完善,以期在用工管理或劳动争议中处于有利或主动的位置。由于诸多因素的影响,往往事与愿违,精心制定的规章制度却被司法机构认定为违法。为此,笔者结合多年的企业用工维护经历,通过法务之家微信公号就普遍存在的规章制度误区进行简要总结。

常见误区归纳起来即为“五不”,即“不合法”、“不合理”、“不周延”、“不适格”、“不溯及”。

1、不合法

合法是规章制度的前提条件,规章制度必须同时具备程序合法和内容合法两个要件。程序合法即:民主协商+公示;如连此最基本的要求均无法达到,则规章制度的适用无从谈起。内容合法则要求具体内容不得侵犯员工的合法权益、不得与法定的底线相冲突。例如:“罚款”、“病假工资为零”、“企业有权自行调整工作岗位”、“入职满一年后享受带薪年休假”等,其内容均与劳动法规政策相悖,即使程序合法,则此类条款也不能适用于员工。

2、不合理

企业用工的情形是千差万别的,以员工吸烟为例,库管或易燃危险品岗位如发现抽烟,可以依制度辞退;如普通岗位发现抽烟,直接辞退则有失公允。因此,法律无法将严重违反规章制度一一列明,只能赋予企业根据自身的情况进行设定。但此种设定不仅要符合不违法的最低限制,也要考虑合理性因素,因为毕竟劳动法属于社会保障法,适度的要倾斜保护员工。如果轻微违纪(“迟到早退1次”)就直接辞退或设定类似于“每月事假满3天后按旷工处理”的争议条款,难免受到合理性的诟病。

3、不周延

实务中,一些企业照搬原《企业职工奖惩条例》的内容制定规章制度,但该条例已经废止,其中很多内容也已经不再适用于当今的用工模式。规章制度的条款设定要求是非常严格的,笼统、重复、矛盾、表述不清均是常见的毛病。例如:旷工3天以上是否含本数?重大损失的数据以何种文件或内容为准?严重干扰经营秩序如何界定?连续警告两次记一次大过中的“连续”如何界定?此类问题均需严格设定、逻辑周延,如无法有的放矢,则无法有效起到管控作用。

4、不适格

此类情形多发生在集团公司。集团公司通过自身的工会或职代会进行了规章制度的讨论,定稿后直接抄送各子公司。但集团公司与子公司属于独立的用人单位主体,集团公司的制度不能当然的适用于子公司。由此便导致子公司在争议处理中处于被动。更有甚者,集团公司本身即为虚拟的主体,以此冠名的规章制度更是空穴来风、毫无效力而言。

5、不溯及

法不溯及既往是最基本的法律原理。即法律仅能适用将来,而不能调整过去。作为用人单位内部管理纲纪的规章制度也需要参照溯及原理。除“实施时持续进行”或“行为发生在实施前,在实施后方定性”的违纪行为可以按照新制度处理外,实施前已经终结的违纪行为则不受新制度的调整。实务中,有些企业往往针对违纪行为而临时制定规章制度,但此种操作也难免亡羊补牢。

/宋辉律师,联系方式hrlaw123@126.com,天津同华律师事务所,法务之家首发,转载请注明来源和作者


企业制定规章制度应考虑的14个问题


 规章制度之于企业的意义无疑企业的"内部宪法",无规章制度则企业的用人管理丧失了根本。但实务中,部分企业对规章制度认识不明、对规章制度的设计也存在诸多疏漏之处。本篇采用全景解析的模式,为企业如何设计合理合法的规章制度提供意见。


一、规章制度的制定主体



  对规章制度的制定主体,目前劳动法、公司法中均未明确规定,仅笼统地说明制定规章制度的主体是用人单位,但从《公司法》第三十八条、第四十七条规定来看,公司制单位的规章制度的制定主体是股东会和董事会,即公司的意思机关是公司规章制度的合法主体。推而广之,非公司法人企业由其实际控制人制定规定制度,合伙企业由其合伙人协议制定,个人独资企业和个体工商户由出资人或者负责人制定。

  同时对规章制度制定主体中存在着"单位职工共决制"和"共议单决说",前者是依据《劳动合同法》第四条,规章制度由单位和职工共同参与制定,后者依据是《公司法》第十八条第三款,这两点的矛盾目前存在争议,有待于立法的明确。但一些地方性规定中对此作出了明确,建议企业制定规章制度时须参考本地地方性规定。  


二、规章制度的生效


  规章制度要用于实务管理,还必须履行一定的生效程序,即民主程序和公示程序。公示程序是指用人单位规章制度必须告知职工,满足员工对规章制度的知情权。但法律并未规定公示的方式,实务中单位可以采用告知确认书、规章制度培训、员工手册签收等方式履行告知义务,但一定要注意保留告知相关证据,防止因告知举证不能造成不必要损失。

  民主程序目前法律的规定有所松动,最高院《关于审理劳动争议适用法律若干问题的司法解释四意见稿》第七条,"劳动合同法施行后,用人单位制定、修改或者决定直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项,未经劳动合同法第四条规定的民主程序,不能作为人民法院审理劳动争议案件的依据"。但正式颁行的《解释四》中已删除此项规定。各地对未经民主程序的规章制度一般采取保留的态度,只要规章制度内容合法,即可作为仲裁或法院处理劳动争议的依据。  


三、规章制度的内容约束


  《劳动合同法》第四条以不完全列举的方式概括了规章制度的内容,但规章制度的内容并非随意制定,而是受到三个方面的约束:首先是职工本人的约束,规章制度内容违反法律法规,侵犯职工利益时,职工可以据此解除劳动合同并要求单位支付经济补偿金;二是劳动合同或集体合同的约束,企业管理中有三个层级,第一层是劳动合同管理职工个体,第二层是集体合同规定全体职工基本条件,第三层是规章制度统领管理,但三个层次的有位阶顺序,规章制度的内容不能与劳动合同、集体合同相冲突,否则其内容不能得到认可;最后规章制度的内容还收到工会的约束,工会如认为企业规章制度内容违反法律规定可以向企业提出建议要求修正。


四、规章制度的违法救济


  规章制度的违法救济沿承《劳动法》规定的行政、司法两种救济手段。行政救济中,单位规章制度违法的,劳动行政部门有权依法予以责令改正并进行处罚。司法救济途径体现在规章制度对职工的约束力,如规章制度违法,在劳动争议处理中,法院或仲裁部门可以不作为审理劳动争议案件的依据,则企业依据规章制度作出的惩处措施也就不能得到认可。同时员工也可以以规章制度违反法律法规、损害劳动者权益为由解除劳动合同,并要求单位支付经济补偿金。


五、规章制度与违规解除


  一般来说,单位单方解除行为中,依据《劳动合同法》第三十九条第二项"严重违反用人单位规章制度"作出解除行为是比较常见的,也是单位解除行为中最简便的一项。但采用这种解除方式需要注意两点:一是"严重程度"的认定,企业可以在规章制度中将违反规章制度分为两个层次,一般违反和严重违反,同时规定一般违反累计为严重违反,并就一般违反的类型和严重违反的类型予以明确化,从而防止因严重程度不明而导致企业违法解除;二是规章制度中多采用概括性约定、类型化约定的方式,企业管理中不能事无巨细均能在规章制度中体现,故针对规章制度采用概括性、类型化规定,可以在一定程度上防止规章制度未能明确规定的行为,如约定"造成企业损失超过1000元的视为严重违反规章制度",就是从损失数额的角度囊括各类损失行为。


六、招录入职制度


  招录入职是企业员工管理的第一道关口,招录入职的风险点在于三点:1、防止招录广告出现就业歧视,目前司法实践中已经出现因就业歧视员工索赔的案件,因此需要单位制定招录广告时细加斟酌,防止出现年龄、身份、性别、地域、学历等就业歧视;2、把好入职体检关,企业可以在招录中注明员工必须提交正规医院出具的体检报告,并将体检报告作为录取条件之一,防止因员工身体羸弱产生后续纠纷;3、明确录用条件。录用条件是单位试用期解除员工的重要依据,如录用条件不明则单位不能行使录取解除权,因此必须通过录用条件确认书或者录用条款等方式明确录用条件。


七、劳动合同管理制度察


  劳动合同管理制度是企业规章制度中一项重点,劳动合同管理立足于劳动合同订立、变更、解除、终止、劳动合同监控五个方面。劳动合同管理最主要就是规范化,目前围绕劳动合同存在的争议包括双倍工资、无固定期限劳动合同、违法变更、不当解除和违法终止,因此企业一方面要注意劳动合同管理的合法合规性,另一方面要做好劳动合同的日常监测工作,将劳动合同管理中出现的风险及时发现、及时处理,避免矛盾的长期累积,造成对企业不利的后果。


八、薪酬制度


  薪酬制度的制定要注意薪酬的构成和薪酬的激励性两个要件,薪酬的构成可以采用"三结合"的模式,短期薪酬与长期薪酬的结合、固定薪酬与浮动薪酬的结合、法定薪酬与约定薪酬的结合,一方面节省企业薪酬开支,另一方面采用薪酬激励员工工作;薪酬的激励性,要做好薪酬的市场调查和薪酬层次分配,市场调查立足于制定有行业、区域竞争力的薪酬数额,吸揽优秀人才;薪酬层次分配,着力于建立薪酬的内部竞争体系,激励员工上进心,保持企业发展活力。


九、岗位制度


  当前的岗位制度中,调岗是一大难题。企业可以采用岗位合同和竞聘上岗相结合的制度实现合法的岗位调动。具体操作方法是将劳动合同期限分割为若干个岗位合同期限,岗位合同期满,实行竞聘上岗制度,如不能竞聘上的,则重新调换岗位,重新订立岗位合同。采用此种方式单位可以将岗位变更转换为岗位合同的履行,避免了岗位变动的协商一致风险。

  但需要主要这种体制实行有一个前提,即绩效考核的明确和公开性,不论是岗位合同还是竞聘上岗其所依据的都是职工绩效考核的结果,因此企业实行浮动岗位制度的前提是必须建立明确、透明的绩效考核制度。


十、病假管理制度


  病假管理制度是针对患病员工所设定的特殊制度,实务管理中病假员工的管理存在虚假病假、小病大治、泡病假的现象,制定病假管理制度可以从三个方面考虑:一是制定严格的病假申请程序,并纳入单位规章制度。病假申请实行审批制度,按照病假长度设置不同审批权限。未履行病假申请程序的,视为旷工;二是采用销假审查制度,患病员工销假应当向单位提交相关医疗票据、诊断证明、病历等材料留备审查。对虚假病假的认定可以采用复检或电话回访方式。复检可以要求患病员工治愈后到单位指定医院复查,验证是否存在虚假病假;也可以要求员工提供诊治医生电话,通过电话回访调查,防止员工弄虚作假。三是将虚假病假视为严重违反规章制度予以解除,增加员工泡病假的成本。


十一、考勤制度


  考勤直接关系员工上下班时间、加班、位工资发放、员工管理等诸多内容,但目前考勤制度中存在几个误区:

  1.各类考勤方式共存,未能明确以何种标准确定工作时间。当前考勤方式多样,包括电子考勤、门禁卡、指纹机、考勤单不一而足,对此应当明确以那种方式作为工作时间的计算标准,如以门禁记录作为统计工作时间的依据,规定门禁间隔时间为工作时间,则可以明示工作时间的计算方式,大大减少因工作时间不明引发的纠纷;

  2.休息时间规定不明。有些单位规定每天工作,8小时,但并未规定中间有1小时休息时间。如此员工可能以为存在1小时加班时间或者因为休息时间内发生事故而追究用人单位工伤责任。实践中此类案件时有发生,这就需要我们在考勤制度中明确休息时间,最常见的是将工作时间规定为8:00-13:00,中间休息1小时,下午14:00-17:00;

  3.考勤记录缺乏签名确认。现在用人单位中普遍流行电子考勤、无纸化考勤,对此类考勤制度,笔者建议应当首先在规章制度或者劳动合同中予以明示,并规定以电子考勤或者其他考勤方式作为工作时间记录的依据,同时从控制风险角度,还需要将电子考勤记录定期交由员工签字,确保考勤记录真实、合法、有效。


十二、休假制度


  按照法定的休假类型,一般用人单位设计的休假包括产假、病假、事假、年休假、探亲假、婚丧假,这些假期法律对其均有明确的规定,但并未规定休假程序,用人单位可以通过休假制度对休假员工予以约束。如规定事假的审批流程和事由说明,并规定事假无工资,防止员工无节制请假;二要完善销假审查制度,对员工请假类型、请假时间、请假材料在销假时予以汇总,并建立审查机制,防止员工虚假休假。如产假提供医院相关证明、探亲假提供路程车票、事假说明请假事由。

  同时需要注意对休假员工实行岗位填补和临时负责人制度,员工休假导致一定时间期岗位空缺,对此可以考虑短期性用工,如招聘劳务派遣工、非全日制用工,也可以采用临时负责人制度,管理岗位设立正副职,正职休假,副职负责的方式缓解岗位空缺,保障公司正常运转。


十三、员工惩处制度


  员工惩处是用人单位规章制度的重点,员工惩处制度的设计要注意三点:一是过错累计制度,可以建立警告、记过、记大过、解除等阶梯式的惩处方式,三次警告相当于一次记过,三次记过相当于一次记大过,三次记大过视为严重违反规章制度予以解除。如此既能保障员工工作条件的宽松,不会苛责员工,又能保障惩处制度的运作,真正起到震慑员工的作用;二要预先规定员工损失赔偿计算方式。对员工因个人原因造成公司损失的,法律规定不明确,用人单位可以在规章制度中规定哪些情况下员工造成的损失需要承担赔偿责任,并规定损失赔偿的计算方式。如物流企业,可以规定员工因故意造成运输车辆损毁的赔偿责任,并规定以交警部门确定的责任范围承担损失赔偿责任;三要明确员工惩处的执行部门和帮助人,一般来说员工惩处是由人力资源部门或者行政管理部分负责,但这些部门可能并未员工的直接管理者,对员工实行惩处可能导致员工的抵触,因此建议用人单位建立惩处帮助人制度,由员工的直接上级或者所在部门负责人和人力资源部一起负责员工惩处的实施,化解员工惩处的抵制情绪。


十四、离职制度


  当前企业的离职制度过多罗列法律条款,将劳动合同法中关于离职的规定罗列作为企业处理员工离职的依据,这种操作方式有失柔性,笔者建议设立柔性离职操作模式:

  1.建立离职谈话制度,针对离职员工由部门主管或者HR进行离职谈话,了解员工离职的心态和原因,多通过调解的方式化解员工矛盾。同时注意收集离职员工对企业的意见,针对共性意见改善企业管理方式;  

  2.建立离职员工信息登记制度。奉行"好马也吃回头草"的理念,将离职员工看做企业的资源,定期对离职员工进行回访,了解离职员工的状态,认识到离职员工对企业熟悉、工作熟悉的特点,把握好离职员工这一特殊的人力资源;

  3.设立离职员工帮助制度,对离职员工的帮助包括提供再就业信息、办理社保档案转移等,通过帮助制度一方面可以缓和员工的冲突心理,便于协商解决双方纠纷;另一方面也可以建立离职员工对企业的感情,方便员工后期的回归和商业合作。

如何制定合法有效的劳动规章制度

规章制度具有法律效力,应当具有下列四个条件:

(一)、劳动规章制度的制定主体合格

《劳动法》第4条明确规定:“用人单位应当依法建立和完善规章制度,保障劳动者享有劳动权利和履行劳动的义务”。《劳动合同法》第四条规定:“用人单位在制定、修改或者决定有关……时,应当经职工代表大会或者全体职工讨论,提出方案和意见,与工会或者职工代表平等协商确定。”制定企业规章制度的主体必须合法,有权代表用人单位制定规章制度的,应当是用人单位行政系统中处于最高层次,规章制度的制定、发布主体应该为公司而不是某部门。


(二)、劳动规章制度的内容须具合法性

内容合法就是指用人单位的规章制度其内容符合《劳动法》、《劳动合同法》及相关的法律、法规、规章的规定,不能与法律、法规、规章相抵触,相抵触的部分是无效的。《劳动合同法》第4条规定企业的规章制度要依法制定,《劳动部关于<劳动法>若干条文的说明》指出《劳动法》第4条规定的"依法"是指依据所有的法律、法规、规章,包括宪法、法律、行政法规、地方法规、行政规章。依法制定规章制度,是保证其内容合法的基矗法律有明文规定的,用人单位可以依据法律的规定,制定出符合本企业实际情况的细化、具体的规章制度,对于没有相关法律规定以及法律没有禁止性规定的,用人单位可以依据劳动法律立法的基本精神以及公平合理原则出台相应的规章制度。

企业劳动规章制度不但要具有合法性,还必须注意企业规章制度的合理性问题。但是究竟什么样的规章制度是合理的,衡量这个合理性的标准是什么?在实践中,如何把握这个尺度确实很难,也没有千篇一律的客观标准,因为用人单位各行各业千差万别,什么是合理,什么是公平很难界定,个案中,具体情况应许具体分析,遇到个别极端的案件应须灵活掌握。通常在一个合理的范围内,法院还是尊重企业规章制度对"合理性"的界定的,但对于有明确内涵的如自动离职、哺乳期、未成年职工、职业病等概念,一般不应允许用人单位通过规章制度的形式对其内容任意做扩大或缩小的解释,比如将“凡是未按规定办理工作交接等离职手续的,都属于自动离职范畴”,显然与法定任意扩大了“自动离职”的范畴,其合理性存在瑕疵。


(三)、劳动劳动规章制度的制定程序须具合法性

首先,涉及到规章制度的范围。它的内容可以包括劳动合同管理、工资工时制度、奖惩制度等,对规章制度应当做广义的理解,凡是涉及到劳动者切身利益的规章制度都要走民-主程序。

其次,民-主程序对规章效力的影响应以劳动合同法实施时间为准,在2008年1月1日以前制定的规章制度只要内容合法且经过公示程序,即是缺少制定阶段的民-主程序也可以作为用人单位管理、处分劳动者的依据。而在2008年1月1日以后制定的规章制度,只要缺少制定阶段的民-主程序,一般就认定无效,不能作为用人单位管理、处分劳动者的依据。

最后,所谓的民-主程序,第一步是讨论程序,与全体职工或职工代表讨论,全体职工或职工代表可提出意见和方案(代表名额未作规定,所以职工代表选择的主动权在企业);第二步是协商确定程序,用人单位与职工或公会协商确定。(注意留存会议签到、会议记录、协商方案、照片等证据)


(四) 劳动规章制度须经公示或告知劳动者

如何公示、公示的方式及形式,法律上均无明文规定。实践中可以通过组织学习、培训、考试、制作员工手册的方式告知劳动者。无论采取何种方式,对用人单位最安全的方法却是让员工签字确认已全部知悉该规章制度并同意遵守。相对而言,网上告知和板报的方式存在风险,如果员工否认的话,单位很难举证。同时,也不宜采用劳动合同附件的形式送达,原因有二,第一,将来很难修改;第二,如修改,存在新旧版本冲突,劳动者有权选择在劳动合同中约定的、对其有利的版本。


公司怎么完善财务管理制度?


1、公司财务管理制度的核心是什么?

  (1)如何有效解读财务报告。有人把财务报告比作一种通用的商业语言,这些用财务术语写成的报告,已经成为公司、股东、管理层之间进行信息沟通的最标准、最常用的语言,关系着一个公司的发展兴衰。无论你的母语是什么,有了财务报告,大家就有了讨论的基础,因为这是商界的通用语言。但是在国内,仍有很多企业的总裁、高管看不懂财务报表,不了解财务指标的真正含义,这使得许多战略的计划、执行、检查和修正变成了一纸空文。最终影响的是企业制定战略和执行战略的能力。

  (2)有效成本管理和控制的策略。企业在进行产品定价时,通常的做法是在成本的基础上加上利润。这样做固然合情合理,但是否能换一种思考的角度,以市场价为基准,在此基础上找出突破口,使自己的产品在同类商品中既有较强的竞争力,又能留有一定的利润空间?宜家的做法似乎可以给些启示。宜家家居依靠其新颖而低耗材的设计,使高品质和低价格变为可能。先有成本还是先有利润?这个类似于鸡和蛋的理论也许值得探讨。作为企业高管,怎样做好成本管理与控制?把握成本与企业商业模式之间的关系?如何搭配合理的产品线?如何从成本的角度制定价格策略?这都是需要反复推敲的。

  (3)如何完善预算管理方法,建立健全预算编制体系。全面预算管理,是一个企业由小到大必须学会的一种计划管理手段。许多时候当资源的表现形式众多时,就需要进行均衡协调,使各项的投入产出保持相对平衡。所谓“凡事预则立,不预则废”,有了全面完善的预算体系,就如同给企业发展奠定了牢固的地基,使企业经营的各项风险得到有效的控制。同时也让企业内部各部门之间的经济活动有机、合理地联结在一起,从而提高分工协作的效率。同样,预算的执行结果还为绩效评价提供了量化依据,从而可使企业更加完善稳定。

  2、企业可以从哪些方面着手完善财务管理制度?

  (1)债权债务管理。企业如果不重视对赊销及其账款的管理和控制,最后形成呆死账而无法收回,造成重大经济损失,甚至由于资金链的断裂而倒闭。所以企业自身要建立账款回收制度以及逾期款催收制度,也要结合对合同的审查和履行的规范来规避风险。对重大的项目和合同要提前进行资信调查,对遇到有逾期情况的客户要主动了解其经营状况和资产情况,摸清其资产范围、性质和权属,一旦发生诉讼可以直接进行保全,防止损失的扩大。

  (2)内部财会人员管理。财务管理人员在利益驱使下有犯罪风险,同时也可能有人员工作失误产生错误记录,因此有必要完善监督检查制度。

  (3)财务风险管理。企业主要有筹资风险、投资风险、现金流量风险和连带债务风险,都需要予以高度的管理控制。



  附:公司财务管理制度标准范本

  第一章总则

  1.1为建立现代化企业制度,建立健全财务管理体系,根据《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》、《企业财务通则》、《企业会计制度》,特制定本财务管理制度。

  1.2本管理制度适用于XXXX公司及其控股公司;各部门、人员在财务会计工作中必须认真执行本管理制度。

  第二章会计机构、会计人员的管理

  2.1公司设立财务部作为财务会计机构,财务部的职责:在公司总经理的领导下,具体负责全公司的财务管理工作和会计核算工作,包括:财会人员的管理、指导检查各独立核算单位的会计核算工作、协助公司领导筹集资金、合理分配使用资金;做好与仓库部门的对帐工作,指导仓库保管员建帐、对帐;指导车间统计员做好工时、材料消耗额编制工作、建立车间工序流转程序、建立适合自己企业需求与发展的成本核算模式、制定成本管理制度与控制制度;做好财务分析工作,为公司领导决策提供各种信息资料,当好领导的参谋。

  2.2财务部下设财务科、供应科、仓储科、审计科;岗位设置为:部长、科长、主管会计、各岗位会计、出纳员、成本核算员、采购员、内勤管理员、保管员。

  2.3各岗位人员必须具备相应任职条件和资格,持证上岗。

  2.4财务会计人员调换工作时,按会计法规定办理交接手续。

  原材料库、产成品库的核算工作和车间统计工作,由财务部门负责业务管理。仓库保管员,车间统计员调换工作时,由财务部会同有关部门办理交接手续。

  2.5财务会计人员、仓库保管员、车间统计员实行定岗、定人、定责制度,按绩效考核结果,兑现劳动报酬。

  第三章流动资产的管理

  3.1流动资产包括现金、各种存款、应收及预付帐款、其他应收款、存货等。

  3.2现金管理

  3.2.1现金出纳会计要认真执行《现金管理暂行规定》和有关现金的管理规定。

  要严格控制费用报销和个人借款,个人借款、对外付款等要实行总经理一支笔签字批准制度,要有经办人员签字和部门负责人审核并注明用途。总经理外出或因生产经营急需等特殊情况下经总经理授权的人员也可签批,但是总经理归来后补办有关手续。

  3.2.2出纳员不得兼管有关债权、债务、收入、费用的帐务登记工作和会计档案管理工作。

  收付款凭证的内容必须完整、合法;报销凭证必须是国家印制的发票及单据,不得使用白条或其他不规范的凭证报销各项费用,凭证经审核后方可逐笔登记现金日记帐。

  日记帐要逐日结出余额,并与库存现金相核对,月末与总帐相核对。出现长、短款且又无法查明原因的,长款归公,短款由责任人赔偿。

  3.2.3有关人员因公外出时要做好出差登记,方可到财务部门预借差旅费。出发归来后的三天之内及时到财务部门结算,做到一次一清,不允许跨月结算和几个地方出差混合结算,对于前帐未清或跨月拖欠占用公款者,可按月息10%计收利息并扣发工资。

  3.2.4企业可根据业务大小核定合理的库存现金限额(三天零用量),当日收取的现金要及时送存银行,不得留存超限额的过夜现金,以确保财产的安全。

  3.2.5企业职工报销费用时,出纳人员要及时扣除各种借款,不允许职工长期占用企业资金,各种借款条月底必须入帐,不允许出现跨月白条顶库现象。

  3.2.6现金出纳是企业的资金结算中心,企业应将营业收入、下角料变现,职工罚款等款项及时交付财务部门,以便及时处理帐务。

  3.3银行存款管理

  3.3.1会计人员要认真执行《银行结算办法的暂行规定》,银行支票等结算凭证和印鉴要由两人分开保管。

  3.3.2财务人员要严格银行存款支出控制,银行付款必须经总经理批准,手续齐备,不准携带空白支票外出,确须携带空白支票外出者,须经领导批准,办理领用登记手续,要建立支票领用登记簿,空白支票必须填写日期并在预计最高金额位画人民币符号,因使用支票不当造成企业损失时,应由当事人承担赔偿责任。携带空白支票办理结算后,要当天将存根和有关凭证带回,并到财务部门及时结算,不准将空白支票留存其他单位。凡前帐未清者,不准再领用支票。

  3.3.3银行存款日记帐逐笔逐日登记,每日结出余额,定期与银行对帐单相核对,并编制银行余额调节表,调整未达帐项,出现长期未达帐项时要查明原因,上报领导。

  3.4应收帐款及预付帐款的管理

  3.4.1企业要根据经济业务的内容和户别设置应收帐款明细分类帐,即按债务人的具体名称设置登记明细分类帐,不准笼统的以地名代替。应收帐款的发生和确定必须有索取价款的凭据(包括合同、收到条、欠款条以及业务经办人员的保证书等),不得单方入帐。

  财务部门要会同供应、销售部门建立健全销售商、供应商的客户档案。

  3.4.2各项债权,债务要定期进行清理核对,每年最少进行一次发函或派员核对,每季末要编制帐龄分析表,并上报有关领导。对发生的应收帐款、其他应收款、预付帐款等应收款项,按照谁经办谁回收的原则,损失者或已采取各种必要措施确实无法收回的坏帐损失,由当事人按责任赔偿相应损失后及时处理账务。

  3.4.3收回的帐款要及时上交财务部门,如发现货款已被私自挪用不交者,交司法部门处理。

  3.4.4企业要严格控制内部职工的业务借款和生活借款,健全借款审批制度,职工调离时财务部门应当与其他部门搞好各种债权债务的清算工作。

  3.4.5支付预付帐款必须有合同、协议书等书面文件,根据合同需预付帐款时,须经办人签章,经领导批准后方可付款,并同时向财务部门提拱有关合同协议书等有关材料。

  3.4.6本企业采用坏帐准备金制度,每年年末按应收帐款余额的5‰计提坏帐准备金,年终调整。

  3.5存货的管理

  3.5.1存货是指企业所拥有或控制的,能以货币计量的为企业生产经营服务的流动资产,主要包括原材料、低值易耗品、在产品、半成品、产成品。原材料主要包括:主要材料如钢板、焊材、钢管、原料油等;辅助材料如扎丝、油漆、螺栓、螺帽等;备品备件扳手等;福利劳保类如扫帚、手套、毛巾、肥皂、洗衣粉等;其他类。

  3.5.2存货的计价、按实际成本计价。

  3.5.2.1原材料的购入价格包括买价,装卸费、包装费、运输途中的损耗,入库前的挑选费,市外运输费,保险费以及缴纳的税等。

  3.5.2.2原材料出库以加权平均法计算出库材料的成本。

  3.5.3原材料的购入

  材料购入必须持有生产或仓库、供应部门的购物申请单,经有关领导批准后方可到财务部门借款。严禁无计划采购,超定额库存。

  3.5.4供应部门按购物申请单所购材料送达企业后,须持总经理签批的采购单、购货发票,购销合同(协议)合格证等到质检部门(化验)进行质量检验,检验合格后签发一式两联检验报告单随发票到仓库部门办理入库手续。

  3.5.5仓库部门在将材料验收入库前,应详细核对发票所载名称、规格型号、数量、质量与实际是否相符,同时对照检验(化验)部门出具检验报告,经检验合格后方可验收入库,填制材料验收入库单,并对无名牌的配件用口取纸载明名称、规格、型号。

  3.5.6材料验收入库单一式三联,一联留存做为仓库部门记帐凭证,一联随发票及采购单等经总经理审批后到财务部门处理帐务,一联为供货方证明。

  3.5.7对于货已到而发票未到的材料,仓库部门可以根据检验单据办理临时入库,做好入库材料台帐登记工作,填制一式三联估价入库单,仓库留存一联据以入帐,一联送交财务处理帐务,月初用红字入库单冲回估价入库,待发票到达时填制正式入库单。

  3.5.8材料出库管理

  3.5.8.1生产部门根据生产计划和设计预算用料开具领料单,由统计员填制,填制内容要全面、真实、准确,领料单用途要根据生产计划填清产品批号,作为归集成本费用的依据,领料单一式三联,车间统计一联,财务一联,仓库一联,超出预算或计划处的用料由生产部长签批,月底统一报总经理审批,非生产性的用料属售后服务的由营销部提出申请,其他用料,由行政部提出申请,会计开票经总经理签批后,仓库方可发货。

  3.5.8.2月末车间统计根据材料领料单编制材料消耗汇总表,仓库部门编制材料出库汇总表,车间、仓库与财务部门都要对帐并核对相符。

  3.5.9产品入库管理,车间产成品生产完毕,要会同仓库、质检部门填制检验合格单,仓库据以填制产成品入库单,产成品入库单一式三联(注明生产令号);一联仓库记帐,一联送交财务,一联送车间统计据以核算工资等各项考核指标。

  3.5.10产成品出库管理,仓库部门根据盖有财务专用章的发货单或提货联据以发货,同时在出门联签字,保卫人员只有见到盖有财务专用章并且有仓库人员签字的出门证方可对车辆等运输货车检查放行,月末时,由保卫人员、仓库人员将提货联,出门联汇总,于每月30日前到财务部门核对相符后据以存档。

  3.5.11仓库部门要做到见单付货,及时登记有关帐簿,设立材料、产成品收、发、存明细帐或暂收货台帐,严禁白条顶库现象。

  3.5.12月末在产品和自制半成品的管理。月末生产部和车间统计员要搞好在产品和自制半成品的盘点、登记工作,及时编制、报送盘点登记表,确保月末成本核算的真实性和准确性。

  3.5.13凡大宗原材料都要签订购销合同,使用票据结算,各种材料采购验收入库后,不论是否付款,都要在入库时填制入库单,将发票或入库单交财务处理帐务,以便真实反映各项债权债务,以避免发生帐外资产。

  3.5.14各部门领用的低值易耗品,一律采用五、五摊销法计入成本费用。

  对于能多次周转使用或长期使用的低值易耗品,如办公用品(桌、椅、档案橱等)各种工具等,必须在领用时由总经理签批,行政部总务科按部门(人员)进行登记,生产用具由生产部长签批,设备管理员及仓库同时进行登记并建立在用低值易耗品登记簿,做到谁使用谁负责,谁丢失谁赔偿。

  3.5.15企业应加强对已销产成品退货、返修制度的管理,建立完善的退货、返修审批制度,实行退货、返修产品的责任倒查制度,属于生产部门、质检部门、销售部门或运输部门、仓储部门的责任查证属实,落实赔偿份额(原则上责任全额赔偿)。

  已开具增值税发票的货物销后退回的,必须有购货方当地税务机关出具的退货证明,否则,不予办理退货手续。

  3.5.16企业存货必须定期或不定期盘点,最少在年中、年末进行两次全面财产清查,对盘盈、盘亏或报废的存货要分类填制盘盈盘亏表。对于出现盘盈、盘亏的材料物资要及时查明原因,报公司领导批准处理并及时调整帐务,以保证帐实相符;对于盘亏、毁损物资能查明原因的由当事人负责赔偿。

  3.5.17代销商品的管理。财务部门要建立代销商品明细帐和保管帐,及时与对方对帐以确保帐帐、帐物相符,同时要与代销单位签订代销协议,明确相关责任。

  3.5.18包装物的管理。企业外销产品所用包装采用押金制度,本市区内押金期限为15天,市区外30天,过期包装物原则上不再退款,企业转为当期营业外收入。

  3.5.19委托加工材料的管理

  本公司设置“委托加工材料”会计科目核算外协加工材料的材料成本、加工费、运费、装卸费等实际成本费用。

  3.5.19.1企业需外出加工材料时,必须办理有关出入库手续,由业务经办人员到财务部门开具外出加工材料通知单。通知单一式三联,财务一联、仓库一联据以发货,受托单位一联。财务、仓库、供应设立专账,月底核对。

  3.5.19.2业务经办人员到受托单位后,应将外出材料加工通知单交由受托单位签收后带回财务部门。

  3.5.19.3外出材料加工完毕后,由业务经办人持发票到检验部门检验后由仓库部门办理委托加工材料验收入库手续,然后持有关单据到财务部门办理报帐及核销事宜。

  3.5.19.4委托加工材料的买价加工费、运费以及有关税金等计入委托加工材料成本,按实际收回数量,重新计算入库单价。

  3.5.19.5委托加工材料原则上要与受托单位签订委托加工合同(协议)以明确价格、质量、交期等责任。

  3.5.20其他存货物、资管理。氧气、乙炔等出入库手续按原材料的有关出、入库手续办理。

  3.5.21因特殊原因,临时借用工具或材料,属生产用由生产部长签批,不得带出公司大门以外,需带出或外单位借用时,按3.5.19.1办理手续(注明用途、单位、经办人、地址、电话及归还日期),并由总经理签批归还时由仓库检验无损,办理有关部门核消手续,到期不还先由仓库督促,通知二次不还时报总经理。

  因业务关系需要或其他非生产需要材料出库实行总经理签批制。

  第四章固定资产的管理

  4.1固定资产是指使用期限超过一年的房屋、建筑物、机械、设备、运输工具;电子设备、仪器仪表等其他与生产经营有关的单位价值超过1000元的设备器具,工具等;不属于生产经营必备的物品,单位价值在2000元以上,并且使用年限超过两年的也应当做为固定资产。

  4.2企业要建立健全固定资产管理制度,包括固定资产的安全使用制度,维修保养制度,定期盘点制度和折旧计提制度。

  公司财务要设置固定资产明细帐,并制定固定资产目录,生产车间安全设备科应当建立固定资产使用登记卡。

  4.3固定资产的计价

  4.3.1外购的固定资产,不需安装就可直接使用的固定资产,以发票价格和运输费用价格为固定资产记帐价格,对于外购需安装、调试才可使用的固定资产,以外购价格加运输费、安装调试费等合理有关的费用为计帐价格。

  4.3.2需外单位承建的基建工作或设备的安装调试工程时,承建单位要搞好预算工作和合同的签订工作,基建合同和预决算书要送财务部门留存一份。

  购置机器设备时要搞好市场调查,搞好设备的技术分析和经济性分析。

  4.3.3对已经竣工交付使用的未办理决算的建筑工程、机械设备等,要根据预算书或合同估价转入固定资产并计提折旧,待工程决算后,再调整原估价和已提折旧。对于现已使用而没有档案资料的固定资产(没有建帐)可以采取重置价进行入帐。

  4.4折旧方法。我公司对固定资产进行分类管理,固定资产折旧采用平均年限法分类计提折旧,房屋、建筑物折旧年限为30年,机械、设备折旧年限为10年,车辆折旧年限为7年,电子设备和仪器仪表等为5年。

  4.5本公司固定资产残值率5%。

  4.6全部固定资产必须每年盘点一次,由财务部牵头生产部设备科、行政部总务科参与,具体盘点时间由财务部根据年终决算的要求决定。

  第五章负债管理

  5.1企业的流动负债是指将在一年内偿还的债务,包括短期借款、应付帐款、应付工资、应交税金,其他应付款以及预提费用等。

  5.2企业各种流动负债应按期偿还,以提高企业信誉和知名度,按期发放工资,无特殊原因职工工资必须于次月十五日前发放,以提高职工的积极性,增加企业凝聚力。

  5.3企业购进货物应付未付的款项,业务经办人员应及时将发票等有关单据送交财务部门,以便及时处理帐务,正确体现企业负债,正确核算材料物资等的计价和产品成本。

  第六章成本费用的核算管理

  6.1本公司按照制造成本法核算产品成本。

  6.2本公司产品按订单生产,以生产部门下发的生产通知单为核算依据,以批量法为核算方法结合分步法进行成本核算。

  6.3生产部门要与财务部门积极配合,产品生产通知单应按购货单位,产品规格型号,下发生产批号。车间统计以生产批号填制领料单来领用原材物料,月末以生产批号为基本单位汇总原料、动力和人工的消耗。企业财务部门要会同有关部门分门别类地制订科学合理的材料、动力消耗定额及计件工资和产品质量指标,制定有效措施将工资与产量、质量、消耗联系起来,以提高劳动效率,降低材料和人工消耗,逐步实行目标成本管理,加强对成本的比较与分析,为创造一个高效、低耗的企业奠定良好的基础。

  6.4成本与费用要按权责发生制原则进行计提。要正确划分和核算各项成本费用,严格按规定的核算内容和要求使用跨期摊销帐户(待摊费用、预提费用等)。

  企业制定合理完善的定额费用和报销制度,本企业的管理费用、销售费用、财务费用,都要按规定进行明细分类核算,并进入当期损益。

  有关费用报销程序和标准的制度由财务部另行制定。

  第七章收入、利润和税金的管理

  7.1企业销售收入实现的标志是收讫价款或取得索取价款的凭据。对于现款交易实现的销售收入,由开票员开票后到出纳会计交款后方可凭盖有款收讫章的提货联及发货清单到仓库提货,仓库凭此发货并签发出门证。

  凡赊销产品,一律实行领导签批制,领导签批后方可到开票处开具产品发货通知单办理有关手续(写好欠条、办理担保、登记好客户档案)。

  7.2已销产品的降价,必须由总经理等有关领导签批后,方可到财务部门办理冲帐手续。

  7.3企业要按税法规定正确计提各种税费,准确核算和反映各项税金的提取和上交。每月10号前将计算正确的有关税务报表上报有关税务部门。

  7.4利润总额可按以下公式计算

  利润总额=销售利润+投资收益+营业外收入-营业外支出

  销售利润=产品销售利润+其他销售利润-管理费用-财务费用

  产品销售利润=产品销售收入-产品销售成本-产品销售费用-产品销售税金及附加

  其他销售利润=其他销售收入-其他销售成本-其他销售税金及附加

  7.5企业营业外收入和营业外支出是指与企业无直接关系的各项收入和支出。

  7.6企业实现利润后应缴纳企业所得税,企业利润应按以下顺序分配:

  1、支付各项税收的滞纳金和罚款。

  2、弥补企业以前年度亏损。

  3、提取法定盈余公积金和公益金。

  4、向投资者分配利润。

  第八章财务报表、会计科目和发票的管理

  8.1根据会计工作一致性和可比性原则,本公司结帐时间为每月30日下午6:00为结帐时间,资产负债表和损益表及有关附注报表应于次月8号前上报公司总经理及有关部门。

  8.2XXX和各控股公司,应分别独立核算,自负盈亏,各企业之间要实行严格的财务制度,严禁混报乱报费用现象。企业之间往来帐可设“内部往来”科目核算有关经济业务,企业的资金、物资往来要办理有关转帐手续。

  8.3公司所有购进货物,原则上200元以上都须取得增值税专用发票;支付水、电、运输费、油料费和维修车辆时都要利用增值税(或合法)发票结算。

  8.4企业出入库单、收据等有关凭据采取领用登记制度,用完的有关单据存根及时交回财务部门,财务部门要认真检查,凭旧本领用新本不得乱领乱用有关单据。

  8.5销货发票(含普通发票、增值税专用发票、发货通知单)要有专人到税务机关领取。开票、制单、保管、登记实行专人负责制。财务部门要建立健全有关票据的登记制度,严禁向非购货单位开具发票。

  8.6本企业根据2001版《企业会计制度》建立会计科目。

  第九章会计档案管理

  9.1本企业要搞好会计档案的管理工作,财务部门应于每月月末将有关会计凭证等会计档案装订成册,做好封面整理入档。

  9.2企业财务部门建立会计档案目录,严格档案调阅手续。

  9.3 企业财务人员、保管员、统计员调动工作时必须办理会计档案移交手续,造具移交清单,分清前后责任,确保会计档案的连续完整。

  9.4 会计档案的保管年限:会计凭证类15年;总帐15年、明细帐15年、现金和银行存款日记帐25年、辅助帐簿15年、固定资产卡片(清理报废后)5年;月、季度财务报告3年,年度财务报告(决算)永久;会计移交清册15年、会计档案保管清册永久。

  第十章罚则

  10.1对现金出纳会计违反3.2.1之规定,一经查处每笔业务处罚现金出纳会计5元。

  10.2对违反3.3.1、3.3.2款责任人,一经发现或查处每次罚款10元。

  10.3公司往来账会计违反3.4.2款,对责任人每次罚款20元。

  10.4对仓储管理员违反3.5.5款,每次处罚责任人10元。

  10.5对违反 3.5.8.1、3.5.8.2款,对有关责任人每次罚款20元,并限期在2天之内完成(统计员和仓储人员)。

  10.6反3.5.10款之规定,对仓储人员及保卫人员每次罚款20元。

  10.7对仓储管理人员违反3.5.11之规定,处罚直接责任人每次20元.

  10.8对车间统计员违反3.5.12之规定,处罚直接责任人每次20元.

  10.9对会计报税人员违反7.3之规定,每次罚款20元,并自行承担滞纳金。

  10.10对违反8.1款之规定处罚直接责任人每日10元.

  10.11对开票人员违反8.5款之规定,每次处罚责任人20元。

  第十一章附则

  11.1本管理制度自董事会批准公布之日起执行,不完善之处另行文补充规定,凡与本制度规定不一致的以本管理制度为准。

  11.2本管理制度由公司财务部负责解释。

公司规章制度生效的操作指引

公司规章制度是公司依照法律和民主程序制定的,在公司内部实行的,组织劳动过程和进行劳动管理的规则和制度的总和,也称为公司内部的劳动规则,是公司内部“法律”。每个公司不管是成文的或是不成为文的都有自己的规章制度,用于明确本公司的各项管理制度,这既是公司规范管理及经营自主权的需要,也是保障员工合法权益的一项法定义务。有些公司的规章制度看似详备,但在发生劳动争议时就成废纸了,根本不能作为裁判依据。那怎样的规章制度才能产生法律约束力?本文就是要解决规章制度有效性的问题。

一、规章制度的内容

公司规章制度内容非常广泛,包括了公司经营管理的各个方面。公司规章制度具体包含哪些内容,由公司在合法的前提下,根据自身经营需要自主决定。公司规章制度的内容具体可分为以下两类。

1.1直接涉及员工切身利益的规章制度

这类规章制度主要指公司的人力资源管理制度或称为劳动人事管理制度。在劳动法律法规范畴中,规章制度通常指的就是直接涉及劳动者切身利益的制度。劳动部《关于对新开办用人单位实行劳动规章制度备案制度的通知》(1997年11月)第二条规定的劳动规章制度主要包括:劳动合同管理、工资管理、社会保险福利待遇、工时休假、职工奖惩以及其他劳动管理规定。《劳动合同法》第四条规定的直接涉及劳动者切身利益的规章制度包括:劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等(俗称“八大项”)。

1.2不涉及员工切身利益的规章制度

这类规章制度主要指公司的会计财务制度、市场销售制度、车辆使用管理制度、报销制度、安全生产等方面的经营管理制度。不涉及员工切身利益规章制度的制定,完全属于公司经营自主权的范围,其制定程序相比要求没有那么严格,可以不遵守《劳动合同法》第四条规定的民主程序。为了讨论方便,除非特别指出,否则下文中的提到的规章制度仅指与员工切身利益相关的规章制度。

二、规章制度的功能

无论是从有利于公司人力资源管理来看,还是从保障员工的劳动权利,督促员工履行劳动义务而言,建立和完善公司规章制度都有其必要性。一个运作良好、管理规范的公司就应当量身打造适合本公司的规章制度。规章制度的功能主要体现在以下三个方面。

2.1帮助公司实现规范化管理

公司规章制度是公司管理措施的具体表现形式,规章制度除了界定各种违纪情形外,各项具体管理制度的设定(如考勤制度、绩效考核制度、劳动合同管理制度等)亦有赖于规章制度。合法完善的规章制度,有助于提升员工的积极性,增强公司的凝聚力和员工的归属感,从而大幅提高人力资源管理的效率,以此帮助公司实现规范化管理。

2.2保障员工享有劳动权利和履行劳动义务

规章制度一经生效,不仅员工受其约束,公司也应当严格遵照执行,不得任意妄为,以便保障员工依法行使劳动权利,保障员工的合法权益。对于员工来说,遵守劳动纪律是员工的应尽义务,遵守劳动纪律就是要遵守规章制度,因为规章制度具体规定了劳动纪律的要求。规章制度不仅规范员工的行为,同时也规范公司的行为。

2.3作为劳动争议案件的审理依据

审理劳动争议案件除了依据法律、法规、政策、其他规范性法律文件,以及公司与员工签订的劳动合同外,还有就是公司的规章制度。最高人民法院《关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》(2001年4月)第十九条明确规定规章制度可以作为劳动争议案件的审理依据。作为审理依据的规章制度必须是符合生效要件的规章制度。其实一个生效并且完善的规章制度不但可以作为劳动争议案件审理的依据,同时也能起到预防和控制劳动争议发生的功能。

三、规章制度的生效要件

实践中,除了部分具备较为完善的职工代表大会制度和工会制度的国有企业、大企业外,大部分企业,尤其是民营企业的规章制度,真正完全符合法律规定的规章制度生效要件的,还真不多见。我国目前尚无关于规章制度的专门法律,有关规章制度的规定散见于《劳动法》、《劳动合同法》、《公司法》、司法解释等法律中。一个能产生法律拘束力的规章制度到底需要具备哪些生效要件呢?

3.1规章制度的制定主体适格

一个规章制度要生效,首先它的制定主体得适格,即它必须具备制定内部劳动规则的法律资格。《劳动法》第四条和《劳动合同法》第四条都明确规定了用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度。从法律规定可知规章制度的制定主体应当是用人单位,而不是用人单位的某个部门、或股东会、董事会、甚至法定代表人或总经理等。

实践中,为了规避规章制度制定主体不适格的风险,即使是由公司某个部门具体负责规章制度的起草的(通常是由公司人力资源部负责,也有由公司法务部或办公室负责),最后也得以公司的名义发布,这样才能保证所制定规章制度的权威性和可执行性。

公司章程作为公司治理的“宪法性文件”,如果公司章程中对规章制度的制定主体有明确规定的,如授予公司人力资源部制定,那人力资源部就是制定规章制度的适格主体。综上可知,制定规章制度的适格主体,如果公司章程有特别规定的,依据公司章程规定执行,如果公司章程没有特别规定的以公司的名义制定。

3.2规章制度的内容合法

公司规章制度的内容必须合法,否则同法律相抵触的部分无效。《劳动法》第四条和《劳动合同法》第四条只规定用人单位要“依法”制定规章制度,但并没有对法的范围作出具体的规定,法的外延如此之宽泛,那到底应当包括哪些范围?

劳动部《关于〈中华人民共和国劳动法〉若干条文的说明》(1995年1月)第四条对"依法"作广义理解,指所有的法律、法规和规章,包括宪法、法律、行政法规、地方法规,民族自治地方,还要依据地方的自治条例和单行条例,以及关于劳动方面的行政规章。第八十九条规定用人单位制定的劳动规章制度违反法律、法规规定的,由劳动行政部门给予警告,责令改正;对劳动者造成损害的,应当承担赔偿责任中的“法律、法规”主要是指劳动法律、行政法规、地方法规和国家技术标准等。根据《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》(2001年4月)第十九条的规定,用人单位的规章制度还不得违反政策的规定。

综上可知,公司的规章制度要遵守法律、法规、规章、政策以及国家技术标准等规定,此处的合法的法作广义的理解。但并不意味着规章制度一旦违反上述广义的法,就必然引起一定的法律后果,只有严重到违反法律和法规,才会引起劳动行政部门介入,责令改正,给予警告等不利法律后果。

3.3规章制度的内容合理

公司的规章不但要合法,还得合理,不是说法律不禁止的,公司就可以根据需要自由约定,如果超出了合理的范围,也可能被认定为无效。虽然法律并没有明确规定规章制度的内容必须合理,但在司法实践中,发生劳动争议时裁判机关有自主裁量权,那些明显违背常理或者过分苛刻的规章制度一般是很难得到司法裁判机关的认可的。

实践中,有些公司的规章制度虽然不违法,但不合理、不适当。如,有些公司规章制度规定一顿饭只能几分钟吃完;一天只能上几次厕所,一次只能几分钟;迟到一分钟、吸烟一次就可以解除劳动关系等等,这类规章制度因为不合理,所以得不到司法裁判机关的认可。

至于合理的认定标准法律并没有明确的规定,也无法作出统一的标准,是否合理主要属于司法自由裁量的范畴,只能根据具体情况具体认定。对此,应当依据公平原则,以是否符合正常人一般性的评判标准,同时考虑公司的类型、规模、工作岗位的特点、员工行为的性质以及违反规章制度的次数、违反规章制度给公司造成的损失等因素综合评判规章制度是否合理。

3.4规章制度制定的程序合法

规章制度制定的程序合法就是说规章制度的制定需要经过法定的民主程序。如果公司的规章制度实体内容是合法的,但没有经过法定的民主程序,则也是违法的。我国司法实践长期都是重实体,轻程序的,认为只要内容合法即可,但《劳动合同法》第四条对规章制度制定的民主程序作出了明确的规定。

(1)制定规章制度民主程序的内容

根据《劳动合同法》第四条的规定,规章制度制定的民主程序分两步。第一步是讨论程序,即规章制度需经职工代表大会或全体职工讨论,提出方案和意见;第二步是协商程序,即用人单位与工会或职工代表平等协商确定规章制度内容。一般来说,公司建立了工会的,则与工会协商;没有建立工会的,则与职工代表协商。根据法律规定可知,工会仅参与了民主程序的第二步协商程序,但是职工代表参与了民主程序的全过程,因此,公司得成立职工代表大会以确保规章制度制定民主程序的合法性。

(2)需要经过民主程序的规章制度范围

并非所有的规章制度的制定均需要经过民主程序,根据《劳动合同法》第四条的规定,仅有“直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项”需要经过民主程序,其中包括“劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等”(俗称“八大项”),其他的规章制度制定属于公司经营自主权的范畴,对于需要经过民主程序规章制度的范围不能任意扩大,这样容易侵犯公司的经营自主权。

(3)规章制度的制定是单决制还是双决制

根据《劳动合同法》第四条规定,规章制度需要用人单位与工会或职工代表平等协商确定。究竟什么是“平等协商确定”?劳资双方意见不一时如何确定?最终是由双方共同决定,还是由用人单位单方决定?这里就涉及到规章制度的制定是单决制还会双决制的问题。

根据《劳动合同法》第四条和《公司法》第十八条的规定,用人单位制定涉及劳动者切身利益的规章制度时,需要履行讨论和协商的民主程序,但并未规定规章制度的生效必须经过职工代表大会或工会的同意,最终的决定权还是由用人单位掌握。实践中,因为劳资双方地位的不平等,劳动者的民主程序的参与一般都流于形式,对于实质内容的影响却微乎其微,最终还是由用人单位决定。

在劳动合同法制定过程中,就有关于规章制度是单决权还是双决权的不同争议,立法者最后采用了折中的立场,即规章制度制定和修改是劳资双方民主协商基础上的单决制。这样规定既满足了员工参与公司民主管理的需要,又尊重了公司的经营管理自主权。

根据《全民所有制工业企业职工代表大会条例》(1986年9月)第七条的规定,属于职工代表大会职权范围内的企业规章制度,应当经职工代表大会审议通过。上海市《上海市职工代表大会条例》(2011年5月)第十条更是明确规定,“下列事项应当向职工代表大会报告,并由职工代表大会审议通过:(三) 国有、集体及其控股企业的薪酬制度,福利制度,劳动用工管理制度,职工教育培训制度,改革改制中涉及的职工安置方案,以及其他涉及职工切身利益的重要事项;”综上可知,全民所有制企业和国有、集体及其控股企业制定涉及劳动者切身利益的规章制度时不同于其他企业,不但要经过民主程序,而且还得经过职工代表大会审议通过才能生效。

(4)公司需要建立并完善的相关民主管理制度

《劳动法》、《公司法》都明确规定公司应当依法实行民主管理,员工参与公司民主管理,是公司管理制度的一项重要内容。这有利于维护公司开展正常经营活动的和谐环境,符合现代公司制度发展潮流。公司想依法履行规章制度制定的民主程序,必须建立如下制度。

1)职工代表大会制度。职工代表大会是公司实行民主管理的基本形式,是协调劳动关系的重要制度,是职工行使民主管理权利的机构。建立职工代表大会是公司的法定义务,目前,部分地方已经出台了企业民主管理条例,指导企业成立职工代表大会并规范其运行,如《上海市职工代表大会条例》(2011年5月)对职工代表大会的职权、评议规则、职工代表的产生方法等都作出了明确规定。实践中,很少有民营企业建立职工代表大会制定的,所谓的制定规章制度的民主程序,就是随便找几个员工就算是职工代表了,其实这样的操作是根本不符合法律规定的。

2)工会制度。工会通过平等协商和集体合同制度,协调劳动关系,维护企业职工劳动权益,组织职工参与本单位的民主决策、民主管理和民主监督。公司应当建立工会,这样方便、简化规章制度制定的民主程序,况且在《劳动合同法》背景下,公司没有工会也无法完成解除劳动合同的通知程序。实践中,也很少有民营企业建立工会制度的,这样必然导致很少有民营企业制定的规章制度是合法有效的。综上可知,出于公司规范化管理的需要,防范用工风险的现实考虑,公司应当尽量建立职工代表大会制度和工会制度。

(5)规章制度制定缺少民主程序时效力认定

公司的规章制度在制定时缺少民主程序,该如何认定其效力?如果严格按照法律的规定,规章制度的制定如果缺少民主程序应当无效,但在司法实践中执行的并没有那么严格。

根据广东省高级人民法院、广东省劳动争议仲裁委员会《关于适用劳动争议调解仲裁法、劳动合同法若干问题的指导意见》(2008年6月)第二十条的规定:“用人单位在《劳动合同法》实施前制定的规章制度,虽未经过《劳动合同法》第四条第二款规定的民主程序,但内容未违反法律、行政法规及政策规定,并已向劳动者公示或告知的,可以作为用人单位用工管理的依据。《劳动合同法》实施后,用人单位制定、修改直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时,未经过《劳动合同法》第四条第二款规定的民主程序的,原则上不能作为用人单位用工管理的依据。但规章制度或者重大事项的内容未违反法律、行政法规及政策规定,不存在明显不合理的情形,并已向劳动者公示或告知,劳动者没有异议的,可以作为劳动仲裁和人民法院裁判的依据。”湖南省高级人民法院《关于审理劳动争议案件若干问题的指导意见》(2009年5月)第十七条;浙江省高级人民法院《关于审理劳动争议案件若干问题的意见(试行)》(2009年4月)第三十四条;江苏省高级人民法院、江苏省劳动争议仲裁委员会《关于审理劳动争议案件的指导意见》(2009年12月)第十八条;河北省高级人民法院《关于我省劳动争议案件若干疑难问题处理的参考意见》(2010年6月)第十五条也都作出了类似的规定。

综上可知,民主程序对公司规章制度效力的影响以《劳动合同法》实施时间(2008年1月1日)为准而有所不同。

1)2008年1月1日之前制定的规章制度只要内容合法且经过公示程序,即使缺少制定阶段的民主程序也可以作为用人单位用工管理的依据。

2)对于2008年1月1日之后制定的规章制度,除非地方有类似于广东省高级人民法院、广东省劳动争议仲裁委员会《关于适用劳动争议调解仲裁法、劳动合同法若干问题的指导意见》第二十条这样规定的,否则,一般来说只要缺少制定的民主程序,都会被认定无效。

在目前的司法实践中,尽管民主程序的瑕疵尚未构成致命要素,但随着公司职工代表大会制度、工会制度等职工民主管理制度的发展,对于规章制度制定的民主程序要素的审查将会越来越严格。

(6)履行民主程序证据的保存

在劳动争议案件中,由用人单位承担规章制度制定经过民主程序的举证责任,即用人单位要提供证据证明规章制度的制定经过了讨论程序和协商程序。因此,用人单位应当注意收集并保存选举职工代表的证据;在召开会议前,应制作签到表;召开会议时,应制作会议记录,并形成会议纪要,要求与会职工代表签字并摁手印予以确认,以防出现举证不能的法律风险。

证明公司履行民主程序最重要的证据就是职工代表大会的会议纪要,所以职工代表大会的会议纪要一定要有:“职工代表大会依法成立,依法选举了职工代表,并依法召开了职工代表大会,公司提出规章制度的草案经职工代表大会讨论,职工代表提出方案和意见,最终公司在与职工代表平等协商确定的基础上通过了公司规章制度。”之类类似的明确表述。这样操作才能确保规章制度的制定符合法律要求的民主程序。

3.5向劳动者公示

涉及到员工切身利益的规章制度要让员工遵照执行,就首先得让员工知道,因此公示是规章制度生效的必要条件之一。司法实践中,对规章制度公示方式的审查比较严格,若没有员工签字确认的已经收到或知悉规章制度内容等能够直接证明公司已经履行规章制度的公示程序的证据,劳动仲裁机构、法院很难认可公司已经向员工履行了公示义务。

(1)规章制度公示的方式

虽然国家层面的法律、法规并没有规定公示的具体方式,但《江苏省劳动合同条例》(2013年5月)第四条规定:用人单位可以通过公告栏、书面文本、电子邮件、本单位网站等便于劳动者知晓的方式公示其规章制度。实践中,关于规章制度公示的方式常见的有如下7种。

1)公告栏张贴。一些规模较小的公司会采用在公司的公告栏上张贴规章制度以供员工阅读。

2)电子邮件通知。将规章制度建成文档等形式通过电子邮件发送给员工,并要求员工回复确认已经知悉规章制度的内容,并保证遵照执行。采用此种公示方式时员工接受规章制度的邮箱地址需要事先经过双方确认,如在劳动合同、入职申请书等中明确约定接受规章制度等的邮箱地址。

3)公司网站公布。一些公司特别是那些实行无纸化办公的大公司,为了方便员工随时查阅公司规章制度的内容,会采用在公司网站或内部局域网中公示公司的规章制度。

4)规章制度培训。那些希望员工真真切切知悉规章制度内容,并严格遵照执行的公司会采用对全体员工进行公司规章培训的公式方法。采取此种公示方式时应由参与培训的员工签到,并记录下培训时间、地点、与会员工、培训内容等。

5)规章制度考试。公司组织员工以考试的方式来加深对规章制度内容的理解。采取此种公示方式时应保留员工参加考试的相关试卷等材料。

6)规章制度传阅。那些人数不多或公司出于种种原因不想让员工详细了解规章制度内容的公司会采用员工传阅的方式公示规章制度的内容。采取此种公示方式时应让员工签署规章制度告知确认表之类能够证明员工知悉规章制度内容的书面文件。

7)员工手册发放。公司将涉及员工切身利益的规章制度单独汇编,取名员工手册,每个员工均发放一本,有单独发放的,有作为劳动合同附件发放的。采取此种公示方式时应由员工本人签字确认领取了员工手册。

以上常用的7种公示方式中,前三种公示方式不建议单独使用,利用公示栏公示绝不仅仅只是将规章制度张贴一下就了事那么简单,虽然利用网络技术公示显得方便、快捷,但一旦发生劳动争议,这三种公示方式举证都比较困难。这三种公示方式一般需要经过公证才能得到认可,况且有些情形还无法公证,所以通过以上三种方式公示风险较高。实践中,比较常用的是第6种和第7种公示方式,这两种公示方式既简单又高效。

那么公司到底应当采用何种公示方式呢?实践中,可以根据公司的具体情况多种公示方式结合使用,如,公司既在公司网站上对公司的规章制度进行公示,又让员工签收员工手册。从规避公司举证不能的风险考虑,无论公司采用一种或多种公示方式,最好保留员工签字确认的收到或知悉公司规章制度内容,并保证遵照执行的书面证据。

(2)规章制度公示方式两个常见操作误区

实践中,有两种常见的但却有很大操作风险的公示方法。

1)将规章制度作为劳动合同的附件

实践中,有些公司将规章制度(员工手册)作为劳动合同的附件,员工在签署劳动合同时,同时签收员工手册,这种方式看似严谨,实际有较大操作风险,可能会限制公司经营自主权的行使。劳动合同与规章制度的制定与修改程序都有所区别,劳动合同是劳资双方合意的结果,其变更需经过双方协商一致,而公司的规章制度是在民主基础上的单决制,其制定与修改最终还是由公司决定。

如果将规章制度作为劳动合同的附件,附件作为合同的组成部分,那作为劳动合同附件的规章制度的修改就需要经过劳资双方协商一致,这样必然会限制公司经营自主权的行使。实践操作时为了规避风险,可以让员工在签署劳动合同时,同时签收员工手册,但员工手册不是作为劳动合同的附件,而是独立存在的。

2)在劳动合同中约定规章制度作为劳动合同附件的公示方式

实践中,有些公司在劳动合同中用专门条款明确约定:规章制度作为劳动合同的附件已经依法送达给劳动者,且劳动者知悉规章制度所规定的内容,并保证遵照执行。但实际上公司并没有将规章制度送达给员工,一旦发生劳动争议时,公司会以劳动合同中的约定抗辩其已经履行了告知义务。公司的这种抗辩很难得到劳动仲裁机构、法院的认可,一来因为劳动合同一般都是公司制定的格式合同;二来在劳动法范畴内,倾向保护劳动者合法权益是其立法宗旨,所以劳动法也被称为劳动者权益保护法。

在实践操作时,首先不建议将规章制度作为劳动合同的附件,如果非要将规章制度作为劳动合同的附件,也得保留书面的证据。如,制作员工手册签收表,让员工再另行签字确认收到了员工手册;或在劳动合同中预留专门条款让其手写:已经收到公司的员工手册,保证遵照执行的字样。

(3)规章制度公示的证据保存

实践中,劳资双方一旦发生劳动争议,员工一般都会以公司没有向其公示过规章制度,其并不知悉规章制度内容为由来抗辩规章制度无效。规章制度已经向员工公示的举证责任由公司承担,如果公司没有证据予以证明,则将面临举证不能的法律风险,所以公司无论通过何种方式公示规章制度内容,都需要做好规章制度公示证据的固定和保存工作。

3.6规章制度的内容应与劳动合同或集体合同的约定保持一致

实践中,有时会出现规章制度规定的内容与劳动合同或集体合同约定的内容不一致的情形,这时应当以哪个为准?根据最高人民法院《关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释(二)》(2006年10月)第十六条规定:用人单位制定的内部规章制度与集体合同或者劳动合同约定的内容不一致,劳动者请求优先适用合同约定的,人民法院应予支持。

除了国家的法律、法规和政策等外,劳动合同或者集体合同的效力也要高于用人单位的内部规章制度。这是因为,集体合同是由工会或职工代表代表全体劳动者与用人单位签订的,体现全体劳动者权益;劳动合同是单个劳动者与用人单位签订的,体现劳动者个体的权益;无论集体合同还是劳动合同都是双方在平等自愿、协商一致的基础上签订的。因为用人单位的规章制度是在民主基础上的单决制,劳资双方的地位不平等导致劳动者的民主参与流于形式,规章制度疏于保护甚至剥夺劳动者合法权益的情况在所难免。而且正如上文所述在劳动立法范畴内,保护劳动者权益是劳动立法最为重要的目的和宗旨,所以在规章制度与劳动合同或集体合同发生冲突时,优先适用劳动合同或集体合同的约定。

四、规章制度的修改

法律不断推陈出新,公司现行实施的规章制度可能已经不符合法律的规定,还有公司根据自身实际情况,也需要对公司现行实施的规章制度进行修改,因此,公司需要不时的对现行实施的规章制度进行诊断,以便确定是否需要修改或补充相关内容。

规章制度的修改按照启动主体不同具体分为两种情形。

(1)用人单位提出修改。用人单位根据实际需要启动规章制度的修改,规章制度的修改程序与规章制度的制定程序一样,需要严格遵守规章制度生效的全部要件。

(2)工会或劳动者提出修改。根据《劳动合同法》第四条的规定:在规章制度和重大事项决定实施过程中,工会或者职工认为不适当的,有权向用人单位提出,通过协商予以修改完善。这里所谓工会或者职工认为不适当,实践中主要指规章制度的实体内容不合法或不合理的情形,这时如果工会或职工提出修改,用人单位是需要予以修改的,否则如果劳动行政部门接到投诉、举报,劳动行政部门也会责令用人单位予以改正的。如果用人单位制定的规章制度是完全符合规章制度生效的全部要件的,工会或劳动者认为需要予以修改的,一般是不能启动修改程序的。

五、规章制度缺少生效要件的法律后果

公司制定的规章制度如果缺少生效要件即为无效的规章制度,不能产生法律拘束力。无效的规章制度,对公司而言不但起不到人力资源管理的功效,还得承担以下不利的法律后果。

5.1行政责任

根据《劳动合同法》第八十条的规定,用人单位直接涉及劳动者切身利益的规章制度违反法律、法规规定的,由劳动部门责令改正,给予警告。而根据《劳动保障监察条例》第三十条的规定,用人单位经劳动保障行政部门责令改正拒不改正,可处以2000元以上2万元以下的罚款。实践中,用人单位的规章制度违法遭到行政处罚,一般都是劳资双方产生纠纷,用人单位遭到举报或投诉引起的。

5.2民事赔偿责任

根据《劳动合同法》第八十条的规定,用人单位直接涉及劳动者切身利益的规章制度违反法律、法规规定的,给劳动者造成损害的,应当承担赔偿责任。这里的赔偿责任既包括物质赔偿责任,也包括精神损害赔偿责任。如果用人单位制定的规章制度侵犯了劳动者的人格权利,包括身体权、健康权、人格尊严等,对于这些侵权行为,劳动者可以依法主张精神损害赔偿。

5.3劳动者可以随时解除劳动合同并要求经济补偿金

根据《劳动合同法》第三十八条的规定,用人单位的规章制度违反法律、行政法规规定,损害劳动者权益的,劳动者可以随时通知用人单位解除劳动合同,并且根据《劳动合同法》第四十六条的规定,劳动者依照本法第三十八条解除劳动的有权要求用人单位支付经济补偿金。用人单位的规章制度违反法律、行政法规规定,损害劳动者权益的,属于因用人单位过错,劳动者可以即时解除劳动合同的情形,同时可以要求用人单位支付经济补偿金。

5.4无效规章制度不能作为劳动争议案件的处理依据

前文在规章制度功能中已经论述过,生效的规章制度可以做了劳动争议案件处理的依据,如果规章制度无效,自然不能作为劳动争议案件处理的依据。

通过上文分析可知,一个生效的规章制度首先得由一个适格的制定主体,规章制度的内容得即合法又合理,规章制度的通过还得经过讨论和协商两大民主程序,最后规章制度要向劳动者公示,只有劳动者知悉了规章制度的内容才能对其适用。一个规章制度想生效,同时还不能与劳动合同或集体合同相冲突。公司还得及时诊断自己的规章制度是否符合新的法律规定,是否跟上发展的需要,及时对规章制度予以修订,以便使规章制度一直保持适用的生命。

   公司只有在认识到规章制度作为公司的内部法律在公司人力资源管理以及员工权利保护方面的重要性,才会制定出合法、完善、实用的规章制度。因为规章制度的最终决定权还是由公司掌握,公司完全可以通过对规章制度内容的专业设计,在保障员工法定权益的情况下,规避自身用工风险,增加自身的经营自主权,提高人力资源管理的效力,增强员工的积极性,创造出更和谐的劳资关系。最后需要说明的一点是,公司如果想制定对公司而言“完美”的规章制度,单靠公司人力资源部或HR专员的力量恐难实现,需要借助专业人士的力量,如,专业的律师、专业的咨询公司。

文章分类: 法人治理
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