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费用管控查证稽核

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费用控制的三条指导原则


1 、先开源后节流;


提出这条原则其实是有一些背景的,因为财务部在公司的地位还不高,即便高层提出要控制费用,财务部在实际执行过程中也还是会遇到不少阻力的,因此,把开源放在节流的前面,主要是肯定销售部门对公司整体收入增长方面做出的重要贡献,肯定销售部门的业绩有利于团结销售部门,减少财务部门在推行费用控制措施中的阻力;其二,撇开这个因素不谈,如果一个公司收入没有大幅度的增长,一味的控制费用,说严重点,那是等于自杀,因为费用从某一方面讲是一种投资,比如,一个新产品上市时的市场推广费用不足,那很可能导致该产品刚上市就面临不被市场认可甚至夭折,因此,控制费用是必要的,但前提一定先有收入的增长,而后才谈到如何节省开支,即先花钱(不花钱就没有产出),后省钱(同样的产出怎样才能少花钱)。


2、只控制不压制;


这个原则实际上和第一条是紧密相关的,不花钱就没有产出,因此就非常有必要研究同样的产出怎样才能少花钱,这就是一个支出的合理性问题。通常情况下的费用控制,大都是一味的压缩费用,比如一些大型的集团化的跨国企业,在预算中对于一些终端运营单位采取僵化的自上而下的费用分解,导致运营终端由于集团总部费用预算的硬性约束难以对变化中的市场采取积极的应对措施,导致丧失市场机会。因此,在对待费用的合理化问题上,要尽可能的将费用审批的权利下放到业务前端,如直接主管,他们是对业务最熟悉,最了解情况的,给予一定的费用审批权限便于抓住转瞬即逝的市场机会,达到“开源”的目的。单纯的压缩费用也会导致一种“跷跷板效应”。比如,一些企业的客服部门为了节省支出,将以前的人工应答的客服电话改为自动应答,多层次多选择的“请按某个键”导致客户很难在短时间内找到自己想了解的信息,我想如果一个客户在半分钟内还不能找到他想知道的信息,它就会对这种客户服务不满,费用虽然节约了,但是以牺牲客户满意度为代价的。另外,控制也指向资源重点投入,即在一定的资源约束的前提下,预算时一定要对支出项目作出优先级排序。对于重点拓展的产品和区域、战略市场等一定不要吝啬,一定要学会“烧钱”,而对于那些非核心的业务要“惜土如金”,尽量压缩开支。


3、“前端”优于“后端”;


一提到费用,从公司高层到基层财务人员,都会认为是财务部的事情。显然这是一个很盲目的判断。控制费用的切入点应该在花钱的人,即业务部门,如研发部门,销售部门,采购部门等。比如差旅费用,大多数公司的做法是在出差前填写出差申请单,出差回来会凭出差申请单和发票等到财务部门报销,如果财务部门发现有不合理、不合规的交通费、招待费等就退单或者要求业务人员进行详细的解释说明,否则不予报销。这就是一种典型的从后端进行费用控制的思路,即费用已经发生了才判断是否合理,弊端是财务人员为了控制费用,在业务人员面前成了“坏人”,业务人员认为是必要合理的支出,而财务人员由于不了解业务不知道是否合理,解释说明做多了,业务人员觉得财务不信任业务,导致财务人员与业务人员关系紧张。而如果费用控制从前段开始,效果就大有不同了:业务人员在出差之前,出差申请单不仅要预计出差行程还要按照作业成本法列出每一个业务活动预计的费用支出,在由直接主管审批时直接主管就可以根据此次出差的目的、任务等判断哪一些业务活动是与本次出差目的无关的,对于那些非增值性的作业活动就可以考虑不予批准,这样通过减少作业活动,对应的控制没有必要的及不合理的费用支出。财务人员在报销时只需核对出差申请单和实际费用支出情况、发票有无问题,而且业务部门的出差申请也可以为财务部门的资金预算提供可靠信息。


个人觉得在思想意识上达成一致是财务工作在公司范围内推动的重要基础,因此,一些在财务人员看来简单的思路和想法一定要和公司高层及员工达成一致。否则,大家的思维都不在一个层次就很难互相认可,就更谈不上配合工作了。


日常费用如何控制

导 读

费用控制的方式:①预算控制,这是量入为出方式的细化,主要适用于日常可控费用;②标准控制:适合于全员发生且有多样性选择的费用;③总额控制,适用于项目类费用、薪酬等;④比率控制,适用于销售类费用;⑤人均额度控制,适用于通信费、福利费等;⑥事先报备控制,适用于招待费。一个公司费用明目繁多,不能一种控制方式管到底。


费用控制体现的是节流的思维。日常费用发生频繁,单笔金额一般不大。基于成本效益原则,对其控制不宜过细。应依据日常费用的特点,对各类日常费用区别对待,通过制度流程将日常费用控制的规范化。




下文将给大家介绍日常费用常见的控制方法。


1

预算控制

预算控制保证了费用支出的可预见性,这是最常见的费用控制方式。财务只需比对费用支出是否在预算范围内,就可决定是否同意报销。预算控制适用于大多数可控的常见费用科目,如办公费、培训费、广告费等。另外,预算控制也可与下面的其他控制方法结合使用。


2

标准控制

标准控制又可称之为参照系控制,对应于某个参照系控制费用的支出,譬如以员工级别为参照系。就像很多单位出差时的交通工具选择,高管选乘飞机头等舱,中层干部选择飞机普通舱,一般员工选择火车硬卧。住宿标准,高管五星级,中层干部四星级,一般员工三星级。标准控制适用于全员发生且有多样性选择的费用。


3

总额控制

总额控制实际就是管总不管细,只需控制住费用的总量,而不关注费用日常如何支出。这样做的目的是不过多干涉责任单位的自主权,对费用使用的效率可通过绩效考核的方式实现。总额控制适用于研发费用、项目费用、薪酬等。


4

比率控制

比率控制一般是把费用与收入进行对比确定费用区间。对于费用支出与收入有线性关系的,可以考虑比率控制。主要适用销售类费用,譬如,销售提成、市场推广费等。华为公司的研发费用也采用比例控制。《华为基本法》中就规定,华为每年的研发支出不低于收入的10%。比率控制体现的是有产出时多花,无产出时少花的原则。


5

人均额度控制

人均额度控制的费用往往带有半薪酬性质,按照人头制定标准进行控制,如通信补贴、交通补贴、福利费等。


6

事先报备控制

事先报备意指费用发生前要先报批,等于对费用发生事先设防。需重点管控的费用以及带有享乐性质的费用适用于事先报备控制。

费用控制手段经验

一、粗糙的费用管理是怎么做的


1. 谁对费用管理有责任?

财务有责任,但一定不是全责,业务部门的负责人,总经理都有责任,各自责任不同,今天主要讲财务的责任,财务的做法。


2. 为什么花钱的人很难对费用负全责?

因为这些人的责任首先是做事情,在做事情的时候为了把事情做好,把事情做好钱花多了,当他们遇到这样的选择的时候,会选择把事情办好,所以舍弃了省钱。


3. 财务角度的粗糙管理

有些财务认为有的事情不是自己的责任,如果判读不好就会上交到领导那里,只是简单判断有没有票,符不符合公司的制度。

二、制度能够解决什么,不能解决什么


1. 制度里不包括总额和目标,总额和目标在预算中,而预算也存在问题,即使有了预算,不一定是完全科学的。


2. 制度里不包括如何达成这个目标,预算中通常做不到这么细致,也无法做到那么细致。


3. 一个制度是控制不到费用的,制度是让事情有规矩,有制度不代表费用管理。


4. 规定费用总额的,是机制,归于过程是在无法监控的,无法管理的。用机制定总额,这个总额的科学性不好把握,总额内是否还需要在节约,看情况、也看手法(比如说应酬费)。

三、日常费用管理必不可少,怎么办


同样的标准,费用可以不同


比如:高铁目前没有打折票,但飞机有,提前订就打折;宾馆也有签约价,住的多还可以谈,常住还可以租房子;这些东西规律比较明显,要求还相对明确,在一定情况下还可以写出制度,但是就复杂繁琐了。


如果公司行政部负责订机票,并且对他们有要求,这一点非常重要,否则就是多经一道手,就多一层成本。无论写不写制度,都可以起到飞机票价格的控制作用。至于出差的必要性,是不是可以减少出差次数,这就更难了,因为这个和业务紧密联系,就靠定目标,分析,想办法,实施。


有的公司在这些方面顾不上,因为不是重点,如果下边不能担起来,就只能放一放,但不是不管。


财务经理最重要的能力就是很少表现在制度里了,不写在制度中,一部分表现在预算里,比如目标制定;部分表现在基于对业务深刻了解的分析里,提示给老板;部分表现在能否寻找到有帮助的措施和方案,并推动达成一种“均势”;部分表现在你的沟通,达成各方理解,并一直行动。如果这一关过不去,就很难成为一个不错的管理者。


四、重点费用的管理



有的公司的重点费用并不是差旅费,公司重点和金额大的费用,往往跟重要的事项密切相关。暂且称为“项目”费用,比如IT项目,促销,技术开发,维修等等。其中往往涉及各种各样的具体开支,管控起来就更加困难。这里涉及聊,涉及多大量的高级人力,涉及到其他费用,一般情况下都是比较高额的。


这个时候财务要如何做呢?具备几个前提才能细致化管理,了解业务,走到事情的前端,在事情没有发生的时候就参与进去,帮助企业家决定这笔钱花不花的时候,提供更多的参考依据:

论证是第一关,反复的论证,让事情能够更顺利的进行;

定好目标第二关,为了一类事情订目标;

做好规矩是第三关,不能乱来;

做好过程管理是第四关,比如差旅的日常管理,想办法推动实施;

必要时推动绩效闭环第五关,花钱多了要扣奖金,省了可能会有一定奖励;

以上这些事情,翻来覆去的做,企业永远在变化,所以要翻来覆去的做。


五、管理复杂度和管理投入问题


1. 管理的复杂度和管理投入问题


管理越复杂,投入就越高,有时候得不偿失。


如果你让企业为此增加人,为此投入过多的时间,精力。你就要考虑到底值不值得,然后跟领导沟通。


企业不必要为了规范而规范


当一个费用有了其他的条件表面不会出大问题的时候,财务可以适当放手。


当一个费用实在难以管理的时候,可以拐弯,采用相对简单粗暴的方法。


2. 企业不投入/少投入精力,不代表财务也不投入


老板不管了,觉得可以财务帮他来管的时候,财务要重视起来,不代表老板不管,财务也不管。


3. 做到什么程度


尽自己做大努力去做(分析是关门做的,制度是半关门做的,其他的看情况),不断与领导沟通,达成共识。


常见的成本费用处理的26种方法。


一、基本建设领用材料,计入产品生产成本

     有些企业将不属于产品成本的费用支出列入直接材料费等成本项目。如企业为调节基建工程成本和产品生产成本,通过人为多计或少计辅助生产费用的错误做法,达其目的。例如某生产企业将自营建造工程领用的材料,直接列入“直接材料费”作“借:生产成本,贷:原材料”的帐务处理,这样处理,把不应计入成本、费用的支出计入了成本、费用,虚减了利润,违反了成本、费用开支范围。

     二、福利费用开支挤入成本项目

      有些企业违反成本、费用开支的范围,将应由福利费开支的费用列入成本项目,加大成本、减少利润,如某企业将福利部门人员的工资,列入成本项目“直接人工费”。作“借:生产成本,贷:应付工资”的帐务处理。

    三、福利部门接受劳务,不作转帐结算

      有些企业将辅助生产车间为职工医院、食堂、学校等部门提供的水、电、汽、加工修理等费用全部转嫁给基本生产车间和企业管理部门。如果企业辅助生产车间向职工食堂提供水电,共计50万元,企业作“借:生产成本--基本生产成本50,贷:生产成本--辅助生产成本50”的帐务处理,按规定应在“应付福利费”帐户内列支。这样一来,使产品成本虚增了50万元,“应付福利费”帐户则漏计50万元。

   四、把对外投资的支出计入成本、费用项目中

  有些企业以材料物资的方式,向其他企业进行投资时,不反映在“长期投资”科目中,而把减少的材料列入成本、费用项目中。如某机床生产厂以自己的钢材向某汽车制造厂进行投资,作“借:生产成本,贷:原材料”的帐务处理。这样,一方面加大了产品成本,减少利润,少交所得税;另一方面也隐瞒了投资收益,再次少计利润,少交所得税。

    五、修理费用,重复计入生产成本

      根据财务会计制度的规定,固定资产的修理费采用预提的方法,计入成本费用,但有些企业为控制利润实现数额,将车间固定资产修理费用重复计入生产成本。例如某企业每月预提3万元固定资产修理费用计入生产成本,但企业为了压缩超额利润,又将实际支出的45万元设备修理费全部计入生产成本。年终将预提修理费用结转下年度。这样处理的结果,使企业生产成本虚增了36万元,利润虚减了36万元。

    六、多期材料,一期分摊

      根据权责发生制的原则,会计核算应正确划分各月份的界限,但有些企业违反规定,将不属于本期产品成本负担的材料费用支出一次全部列入本期成本项目。例如,某企业1999年3月购入原材料100吨,计12万元。当月领用该原材料2.5吨,但企业却将12万元全部计入产品成本,由此造成该企业少计当月利润的后果。

    七、虚计费用,调节成本

      有些企业为了调节产品成本和当年利润,有意将不应计入本帐户的费用计入本帐户或者将应计入本帐户的费用转移计入其他帐户。如某企业为了压缩当年利润,于12月份以修理车间的名义,虚领材料,计入制造费用帐户,月份终了分配计入产品成本。由此行为,造成企业本期利润虚减的结果。

    八、回收物资,帐外处理

    有些企业将回收的废料收集起来,不去冲减当月的领料数,而作为帐外物资处理。这样的结果使企业不仅没有如实反映产品生产中材料的实际消耗,而且也相对加大产品的直接材料费成本,少计利润,少纳税金。例如某企业将职工交回加工后余下的边角余料,不办理交库手续,不填废料交库单,不冲减当月的领料数。


九、生产费用分配,张冠李戴

  有些企业为了调节当年损益,将本期发生的生产费用在盈利产品和亏损产品之间进行不合理分配,造成盈亏不实。例如某服装厂生产男装、女装和童装,1999年10月该企业女装和童装的销售要好于男装,该企业在分配间接费用时,按规定的分配标准计算出各种产品应分配数额后,有意将应分配计入亏损产品的制造费用,加计在盈利产品中。

十、未用材料,不作退库

  有些企业为了调节本期损益,对车间领用原材料采用以领代耗的办法,将投入产品生产的材料全部计入产品成本,期末有剩余材料,不管下期是否需用,均不作退库处理。如某企业基本生产车间10月份多领用原材料20多万元,期末车间未办理材料退回和“假退料”手续,财会部门也未作扣减材料费用的帐务处理。由此,该企业造成多计费用少计利润的结果。


十一、改变分配方法,调节当年盈亏

  企业计入各种产品成本的目标在产品费用和本月发出的生产费用,应在各种产品的完工产品和月末在产品之间进行合理的分配,企业应当根据产品生产的特点选择适合本企业的分配方法,但有的企业为了调节本期盈亏,往往改变已经选用的分配方法,并且在会计当期不作披露。


十二、虚估约当产量,调整本期损益


有些企业利用约当产量估算的特点,采用多计(少计)在产品数量的手法,虚增(或虚减)利润,来调节当年损益,例如某制造企业年末在产品300件,在产品完工程度为60%,约当产量为180件,但在分配费用时约当产量仅为200件,相应地使完工产品少计成本,随着产品的销售,也就自然少转了产品销售成本,导致利润增加。


十三、期间费用计入生产成本,或生产成本计入期间费用


有些企业为了调节当年利润,将发生的费用计入生产成本;或采用将应计入生产成本的费用计入期间费用。例如某企业为了实现计划利润目标,12月份将应计入“管理费用”帐户的10万元无形资产摊销挤入了“制造费用”帐户,月末分配制造费用时,将上述费用全部分配计入了“生产成本--基本生产成本”帐户,由完工产品和在产品共同负担,这样,就造成少计期间费用,虚增利润的结果。


十四、已销产品不结转成本

有些企业对已销产品不作成本结转,只记收入不记成本;或者相反,对未销售产品视为销售、多转成本。例如某企业2000年5月销售产品1万件,成本80万元,销售收入100万元,该企业财务人员在进行帐务处理时,只记收入100万元,不转成本80万元,由此造成虚增利润80万元。


十五、随意改变结转产品销售成本的方法


根据财务会计制度的规定,企业在某一个会计年度内,一般只能确定一种计价方法。方法一经确定,不能随意变更。如确实需要改变计价方法的,必须在会计报表附注中进行披露。有些企业出于调节当年损益的需要,在年度中间随意改变既定的计价方法。例如,某企业发出商品一直采用先进先出法,但在11月份时,材料市场价格上涨,该企业为了压低年末利润,遂改用后进先出法核算出库产品的实际成本,并且在年末的会计报表附注中并未披露。            


十六、随意调节成本差异率


有些采用计划成本核算的企业,在结转产品成本差异时,通过调高或压低成本差异率的方式,多计算或少计算结转的产品成本差异,以达到虚减或虚增利润的目的。例如某企业为了压低利润,有意提高产品成本差异率,多转产品销售成本,以达到虚减利润的目的。  十


七、不按比例结转成本


根据财务会计制度的规定,企业采用分期收款销售方式销售产品,按合同约定日期确认销售收入,在每期实现销售的同时,应按产品全部销售成本与全部销售收入的比率,计算出本期应结转的销售成本。有些企业为了调节当年损益,在分期收款销售的产品实现收入时,人为地确定结转产品销售成本的比率,多转或少转销售成本,以虚增或虚减利润。如某企业年初销售一批产品价款500万元,成本400万元,在一年内分四次收款,每次收款比率为25%,按季度收款,在4月份本应收取款项125万元,结转成本100万元,但该企业为了体现上半年的利润,采用人为少转成本的方法,结转成本80万元,来达到虚增利润的目的。


十八、任意扩大开支范围,提高费用标准


按照财务会计制度的规定,各项开支均有标准,但在实际工作中,却存在着许多乱花、乱摊、乱计费用的问题。有些企业为了自身的经济利益,违反财务会计制度的规定,任意扩大开支范围和提高开支标准,从而提高企业费用水平,减少当期利润。如某企业领导人将其家属的“游山玩水”费用列为本单位职工的差旅费来报销,使该企业虚增管理费用,虚减利润。


十九、期间费用,转作待摊处理


有些企业为了实现既定利润目标,就采用将本期发生的期间费用总额中,转出一部分数额列作待摊费用的作假手法来达到目的。如某企业年计划利润300万元,1-11月份已实现利润270万元,尚需实现30万元的利润才可达到计划,但该企业根据实际情况预计12月份至多能实现利润20万元。为了完成300万元的利润目标,该企业财务人员从管理费用中转出10万元计入“待摊费用”帐户,并结转下年度挂帐,从而使当期利润达到既定目标。


二十、利用“汇兑损益”帐户人为调节利润水平


会计制度规定对外币帐户,应采用月初或业务发生当日市场汇率作为记帐汇率,由于汇率变动而引起的汇兑损益,可以采用集中结转法或逐笔结转法进行计算结转,一种方法选用后1年内不得变更。但有些外币业务较多的企业,为了达到调节利润的目的,采用多种方法人为调整汇兑损益。例如某企业为了调低年末利润,就有意在期末按低于帐面汇率的期末汇率计算期末人民币余额,使当期发生汇兑损失,减少当期利润等。


二十一、混淆资本性支出与收益性支出的界限


根据财务会计制度规定,企业向银行借款用于购建固定资产,对固定资产尚未交付使用前而支付的借款利息记入财务费用。企业用借款进行在建工程,在固定资产尚未交付使用前发生的贷款利息,应计入固定资产的造价。但有些企业,为了调节利润,故意混淆记入成本与费用的界限。例如某企业1999年1月1日向银行借款用于自营营业大厅,期限3年,该营业厅于2000年1月1日竣工并交付使用。但企业在2000年2月的帐务处理中,依然作:“借:在建工程,贷:长期借款”的会计分录,少计财务费用,以达到虚增利润的目的。


二十二、将利息收入转作“小金库”,不冲销财务费用


财务费用包括利息净支出,汇兑净损失以及金融机构手续费以及筹集生产经营资金发生的其他费用等。但有些企业在实务操作中,违反财务会计制度的规定,将利息收入转作“小金库”,不冲销财务费用,而虚增期末利润。如某企业出纳人员将每期的利息收入不作帐务处理,不在“银行存款”与“财务费用”帐簿上进行反映,而是提取后存入部门“小金库”,留待日后部门搞职工福利之用。


二十三、不按规定摊销无形资产和开办费


根据财务会计制度的规定,企业的无形资产和开办费的摊销都应记入“管理费用”,作“借:管理费用,贷:无形资产(递延资产)”的帐务处理,但有些企业为了调节期末利润,人为地多摊或少摊无形资产(或开办费),从而多计或少计费用,以达到其目的。


二十四、坏帐损失不按规定提取


根据财务会计制度的规定,采用备抵法核算坏帐损失的企业,应于期末计提坏帐准备,计入管理费用。作:“借:管理费用,贷:坏帐准备”。有些企业为了调高或调低期末利润,就会于期末人为地提高(降低)提取比例,或变动提取依据(应收帐款)的数额,以增加或减少期间费用,来达到目的的。


二十五、把应计入成本的运输费列入期间费用


按照有关规定,企业购入固定资产、专项投资用的材料和设备的运输费应计入设备或材料的成本,作为其原值的组成部分;但有些企业却将这部分运输费列入期间费用而增大了本期利润。


二十六、职工医药费、挤入管理费用


根据财务会计制度的规定,企业职工医药费开支应在“应付福利费”列支,有些企业为减少福利费开支,往往将部分药费挤入管理费用。从而虚减了当期利润。如某炼铁厂自1999年12月份开始在报销职工医药费时,作“借:管理费用,贷:现金”的帐务处理,将医药费全部挤入了管理费用,违反了国家有关制度的规定。


【经验】最全费用审计技巧总结


有位审计人员在对公司费用进行审计的时候,发现有一份现金支出的,无任何票据,仅一张申请单,写着因为某某原因,所以需要政府公关费多少元(超过5000了),然后老总签字了,会计就把老总签字的这张说明附在后面了,出纳那边现金就直接出去了。他就有疑问,这种政府公关费光明正大入账有何风险?有什么法律条款?


费用审计和货币资金审计是内审新人经常会接触到的审计项目。一方面是因为这些审计无论在什么公司,审计内容和方法都比较固定,而且不是很难,另外一方面是可以出绩效。

费用审计这么简单,可是部分审计人员对于费用审计还是存在一些误区,他们认为费用审计就是看看预算有没有,有预算就是没问题,超预算了就要算问题。然后在审计报告中把年度预算与实际使用情况做一个对比。

对于这种审计发现,一个财务经理是这么看的,我这个月预算是超了,我下个月少用点就行,反正不超过年度的费用预算总额。这个不是什么问题。预算只是一个管控的方式,所以通过预算分析得到的只是一些异常或者审计线索,而并不是真真的审计发现。

也有的审计人员认为费用审计先进行符合性测试,再在进行实质性测试,充分运用属性抽样和变量抽样相结合。这个一看就是外审过来的。

概述:

在内审中的费用审计,除了我们熟悉的销售费用、管理费用以及财务费用,还有待摊以及预提费用。本章节主要介绍费用中的管理费用,根据费用金额以及舞弊概率,费用审计的重点是业务招待费、差旅费、会务费、咨询费、通讯费这五种费用。

一、基础知识篇

1.1 费用分类

费用通常指的是三项期间费用,即销售费用、管理费用以及财务费用,不计入到产品成本中,而是直接计入到当期的损益中。

管理费用:行政管理部门的为管理和组织经营而产生的各种费用。管理费用包含的内容相当复杂,包括折旧,如无形资产、长期资产、待摊费用摊销;一些税费,如车船使用税、土地使用税、印花税;行政管理部门在公司经营管理中发生的,或者应由公司统一负担的公司经费,如工会经费、待业保险费、劳动保险费、董事会费、职工教育经费、研究开发费、提取的坏帐准备等。

制造费用虽然名称上是费用,但是其并非期间费用。制造费用不直接计入到产品的成本中,而是间接计入成本。主要是因为制造费用发生时一般无法直接判定它所归属的成本计算对象,而须按费用发生的地点进行归集,月终时再采用一定的方法在各成本计算对象间进行分配,计入成本中。所以制造费用与期间费用是有本质上的区别的。

1.2 具体的管理费用项目

   管理费用很多,所以一一列举也不是很合适,这里选择了几个容易出现问题的2级明细科目。

业务招待费:企业为了联系业务或促销、处理社会关系等目的经常发生的业务。税务上对业务招待费的规定是:企业发生的与生产经营活动有关的业务招待费支出,按照发生额的60%扣除,但最高不得超过当年销售(营业)收入的5‰。业务招待费发生的表现形式有很多种,比如请客吃饭、赠送物品等。

为了控制业务招待费会有下面的控制:先由费用申请人填制《费用申请单》,详细注明招待时间、招待负责人或宴请事由、招待客人身份及陪同人,如果费用申请人是公司老板,那就安排助理填制。招待完毕后由助理填制《费用报销单》,附餐费、商业发票等原始单据。

大额开支还需要附酒店的点菜单或者说流水单、接送客人的行车记录、住宿身份证记录等能证明客人确实存在且来过的原始记录。部分公司还会要求现场拍照作为业务招待费的证明。赠送礼品需要分年度送礼以及临时送礼。年度送礼一般是根据总部的安排进行统一赠送,临时性安排则根据权限进行。

业务招待费除了上面讲的吃吃饭,还有送送礼、给点钱。送钱分为两种,一个是定期的送礼,比如送税务局或者消防等部门,另外一种是解决重大公关事件的,比如送给报纸媒体的,帮忙消除影响,写软文的。定期的送礼有预算,会有详细列明送礼的名单,职务,对方单位,联系电话,地址,送礼事由,送礼经办人,送礼方式(快件、面交等)。每次送礼都需要公司领导的审批并经相关部门备案。送礼结束,要对差异事项或者效果进行评估,未送部分礼金等需要回收。各个部门的送礼信息限定在本部门,禁止在不同部门之间沟通。泄密者一律开除,并确认签署相关申明。当然送礼的东西,一般会以超市购物卡、当地特色的物品为主,这一块的采购是需要关注的。

至于一些不当的娱乐场所消费,一般公司不允许报销的。

差旅费:指出差期间因办理公务而产生的交通费、住宿费和公杂费等各项费用。国内的发票目前是定额和机打两种形式,国外发票一般是手工填写的。

为了控制差旅费会有下面的控制:分子公司指定的协议酒店,协议酒店一般比正常入住要便宜几十元或者是赠送早餐等。住宿报销时一般需要提供酒店的发票以及住宿流水账,部分控制严格的公司不能报销洗衣等费用。交通方面一般要求提前一个月进行安排。一般由公司行政部进行订票。

飞机票的报销时需要行程单的,当然有些公司还需要电子票。部分公司会和票务公司签订合作协议,票务公司会根据实际情况给于返点。有些票务公司会拿到低价的飞机票,但是卖给消费者的时候是加了价的,所以这个时候他提供给你的行程单是假的,虽然可以正常上飞机。

部分公司出于对差旅费的控制,会采用包干的方式,也就是说给你多少额度,额度内的住宿费、伙食费、通讯费,你可以找任何代票来报销。当然员工自制的白条发票是不允许的。在查包干制的差旅费的时候不能按照正常的审计思路去进行,而是只查票据是否合理即可。这个还是需要看各地的税务局的做法,有些地区对于包干制的差旅是不需要票据的。只要去税务局申请,批准下来后,会计在做账的时候也不需要票据,直接填补贴即可。

对于出差途中发生的业务招待费,有些会计是将其做入差旅费,其实是不合理的。

会务费:召开会议所发生的一切合理费用,包括租用会议场所费用、会议资料费、交通费、茶水费、餐费、住宿费等等。会务费有两种情况,一种是本单位召开业务会议,发生的费用剔除从参加会议者收取的部分以后的余额,或者全部由会议组织者支付;另一种是参加上级或其他单位组织的会议,由会议组织者收取的代办费用。以上两种情况中都包含了召开会议所发生的一切费用,当然也可能有餐费、住宿等费用。第一种情况所发生的费用,应该能够区分内容,并且按照不同的性质区别对待,把租用会议场所费用、会议资料费、交通费等列为“公务费---会议费”,把餐费、住宿费等列为“业务招待费”,一般不应该出现所谓的“会务费”发票;但第二种情况完全不同,参加上级或其他单位组织的会议,属于“会务费”范围,凭会议组织者开具的“会务费”发票在“公务费---会议费”报销列支,和“业务招待费”就没有关系。

咨询费:托人就相关事项从咨询人员或公司获得意见或建议而支付的报酬。如向律师或律师事务所咨询相关法律问题而支付咨询费,向税务师咨询相关税务问题而支付咨询费等,以及向虽没有国家认可的相关职称,但可以提供相关信息的人员支付的信息费都可以列入咨询费支出。

通讯费:通讯费除了给予员工的话费补贴,还包含公司的固定电话费以及宽带使用费。员工补贴根据级别会有两种方式,一种是固定补贴,另一种是实报实销。固定补贴的发票则需要移动营业厅购买充值卡,并开具公司抬头的发票。如果是直接通过营业厅的充值机充值则会是个人名义的发票,这样会计入个人所得,计个人所得税。实报实销则根据电信部门的话费账单即可,统一由公司支付。也有些公司是给员工统一办理了套餐以及短号,超出套餐部分自己支付。

1.3 发票

国内的发票分普通发票和增值税发票,管理费用所涉及到的发票都是服务业发票。按照发票的面额可以分为定额发票以及机打票。定额发票因为不好控制,而且容易出现假发票,所以目前是更多的是机打发票。机打发票需要关注2个地方,一个是抬头,另外一个是印章,抬头需要以公司的名义开具,不能以个人名义,而印章需要与消费的地方一致。

对于包干制的会涉及到自己搞发票,有的会采用购买发票的方式来报销,一般购买发票的税点是在5-6%。我们经常在火车站出口看到的一些妇女抱着小孩,嘴里一直嘀咕着发票发票。这些发票往往都是假的,最好还是别买。

国外发票一般都是没有像我国那样,税务局统一规定样式核发的,有很多防伪标识。国外的发票很多都是自制的,一般就是一张纸,上面是简单的情况说明,更多的情况下就是手写的,也不会给盖一个企业的章。有些是个电子的发票,需要直接打印出来。

下面给大家展示两张国外的发票,其实就感觉是个购物小票或者收据:

      

国人现在是越来越有钱了,有钱就去国外享受。国外红灯区的女人一看有钱,想赚中国人的钱,就学了一句中文“有发票”。老大远看到中国人就喊有发票。时间一长,财务不干了,不给报销了,要求发票内容是日用品才行。于是,站街女就学会了两句中文:“有发票”、“日用品”。

就是因为国外的发票在国内是没办法查真伪的。

1.4  费用报销

在费用报销阶段,有两种情况比较特殊,部门经理报销、遗失票据、跨期报销的情况。

部门经理报销的单据,部门助理申请,自己审核,进入了财务审核流程的情况,这样子就规避了审批流程。一般按照控制的要求是需要该部门经理的上一级来审批。比如是分子公司的财务经理的费用,则需要总部的财务部的审核,不能自己审批。

遗失票据会有很多情况,比如放在衣服里被洗掉等等。遗失票据的管控一般是申请人说明遗失原因,包含住宿地点,时间,金额,由部门经理对此做状况做确认。之后申请人使用其他费用发票来代替原发票进行报销。要去住宿的地方补一个发票不太现实,而且酒店是不会再开一个发票给你的。一般是到本地的旅馆开个住宿发票,但是这样就可能需要补税点或者给点手续费。

至于费用报销中的跨期报销,这种情况主要是会影响所得税前扣除,只要金额小,对内审来说不是什么大问题。

二、审计思路

2.1  业务招待费:

舞弊方式:业务招待费总体就是虚报和浮报,表现的形式很多,比如:购买发票报销,实质上是宴请朋友或者用于私人消费;按照定额发票的面额来报销,比如实际宴请就1000元,但是报销时报销5000元;下属模仿签字报销,比如部分公司的领导的报销是司机或者助理代为办理的,就容易出现下属模仿签字报销;

所需资料:业务招待费申请单、业务招待费明细账、会计凭证、各领导签字样式

审计程序:

1、从财务系统导出业务招待费明细账,按照明细账将金额大或者异常的摘要的进行标记。

2、将对应会计凭证后的原始凭证与业务招待费申请单进行审核。结合发票上的日期、宴请对象的标准、申请单和报销单的签字字样来分析业务招待费事项合理性。特别需要关注招待明细是否填写清楚(包括招待人员、随同人员、招待事由)。

3、对于异常的报销,需要电话回访或者上门拜访,电话回访酒店时,只要提一下是否可以多开发票,一般接电话的都会有所表示;对于异常签字则需要与签字领导做进一步的确认。

4、原始凭证中的发票一般可以通过登录税务局的网站,发票检索页面。输入发票号码就能辨识发票的真实性。另外发票的抬头是否以公司的作为抬头也是审计时需要关注的,按照现在的规定必须是以公司抬头的发票才是可以作为财务报销凭证。对于申请是XX酒店,但是发票上的发票专用章不是该酒店的也是需要注意的。(发票专用章一般为椭圆形的,里面有酒店的名称,还有财务专用章五个字)

5、对不能在网上查询的发票可以携带以下资料到区(县)级税务机关票证中心作进一步的鉴定:

(一)申请单位的介绍信或证明,以及经办人的有效证件(居民身份证、工作证等);

(二)以个人名义申请的,提供个人的居民身份证原件及复印件;

(三)申请鉴定的发票(发票联或抵扣联)原件;

(四)《鉴定发票申请表》。当然有些地方还可以通过电话来查询。

6、对于国外的发票的检查,一般分两种:一种是现金支付的,这种往往是手写的发票,只能通过对业务事项发生的真实性进行判断,无法从单据本身来核实真实性;另外一种是信用卡支付的,则通过对账单进行核对,来确认事项是否合理。想通过发票的真伪来核实事件的真实性的可能性基本为零。

7、对于送礼审计,基本上关注于流程的合理性,就是看看有没有未经审批的。至于是不是对象有收到礼金或者礼物,是不太适合电话回访的。比如像媒体公关费的赠送是可以通过现场签到表来管控,暗地里的送礼是不太可能搞一个签收记录,还给一个回执。

有一种情况比较特殊,比如临时送礼的,而且送礼的人说是对方指定的礼品,这个是不合理的。至少规格以及礼品的金额是需要提前核实的。

常见审计发现:

   存在浮报费用的情况;司机或者助理模仿领导虚报业务招待费;业务招待费未经授权;对政府机关宴请摘要过于明显,比如摘要中注明了宴请税务局局长XX;将业务招待费申请单附于会计凭证后,业务招待费申请单上还是很具体的申请事项,一般都建议将申请单单独保管;存在超额报销,比如就是500块钱的宴请,但是报销时按照最大报销级别进行报销;赠送物品采购价格不合理;存在私自购买礼品且价格异常

审计风险控制:

对于出现在不同业务招待时间,但是发票的号码是连续的情况需要特别注意。所以在对一个部门比如销售部或者采购部进行审计的时候,需要把所有的发票都列在excel表格中进行分析,可能就存在2个人买个基本发票,但是在不同的时间报销。还有一种情况是整数金额报销,一般就餐是不可能出现整数的。

2.2  差旅费:

舞弊方式:采用虚假或者真实发票报销不合理费用;利用酒店的返现金获取好处

审计程序:

1、从财务系统导出差旅费明细账,按照明细账将金额大或者异常的摘要的进行标记。

2、结合发票上的日期、标准、申请单和报销单的签字字样来分析差旅费事项合理性。

3、住宿发票的抬头是否以公司的作为抬头也是审计时需要关注的。检查酒店流水帐单,是否存在异常的费用。

4、可以通过丁丁地图(www.ddmap.com)或者百度地图来核实,比如公司地点与住宿地点两者的距离、酒店与机场的距离等。在丁丁地图中,有一栏是查询打的费用的。费用精确程度与实际打的费用相差很小。

5、电话沟通住宿酒店,是否存在返金的情况,一般都是协议酒店是扣除了所谓的返金。

6、飞机票的真伪是通过登录信天游网站(http://www.travelsky.com/tsky/index.html),输入电子客票号码、印刷序号和校验码来核实。另外部分公司是与票务代理公司签订了代理协议,会有一些返点。这就看行政这一块是如何在处理的,票务公司的返点是否被挪用,返点的金额不多。

常见审计发现:

   报销了非正常费用的住宿费用,比如洗衣费、雨伞、皮带等;两同性人出差同一地点报销两笔住宿费用;报销了虚假的出租车费用,比如打车去客户公司,报销的出租车票为同一辆车;报销了额外的差旅费用,比如保险费和飞机改签费等;与票务公司的返点未入账;住宿地方与公司很近,走路就200米,但是还是每天有上下班的打的费用等等。

审计风险控制:

有些公司是采用差旅包干制,所以一般就查看有没有超过个人标准、发票是否真实,不适用上述审计程序。

2.3 会务费:

舞弊动机:

利用会议(活动)经费置换高额招待费,比如私人宴请、宴请领导、同事聚会等具有私人交际性质的招待费用;利用会议(活动)经费变相旅游;利用会议(活动)经费改善团体福利,通过给好处费的办法让酒店换购超市购物卡发放员工,再用酒店出具的会议(活动)经费发票列支,或将应由个人承担的诸如午餐费之类的费用作为“会议(活动)经费”集体报销;利用会议(活动)经费掩盖请客送礼,把会议(活动)经费预先存进宾馆、饭店和会议中心的专门账户,或方便自己或小团体的各项后续消费,或授权或馈赠利益关系人签单消费,或用于个人私下提现送礼行贿;利用会议(活动)经费返利受贿私分,虚假加大会议支出成本并返还现金的现象,已成为酒店行业普遍运作的“潜规则”。

审计程序:

1、从财务系统导出会务费明细账,按照明细账将金额大或者异常的摘要的进行标记。

2、结合发票上的日期、标准、申请单和报销单的签字字样来分析会议费用事项合理性;还需要注意发票上的红章与会议举办单位的一致性。

3、对于自办会议所需购置的大金额的物品,比如大于1000元,查看其三家比价以及市场价的核实。

4、检查会议活动的立项资料。包括举办会议或活动的依据文件,举办会议或活动的申请报告,会议或活动经费来源和使用的预算报告。会议活动的审批资料。包括会议或活动的项目名称,级别类型,会议地点、会期天数、参加人数、会议议程、经费来源与额度,领导机关审批签字情况等资料。

5、会议活动举办情况资料。包括会议或活动的项目名称、级别类型、会议地点、会议议程及天数(议程日期表)、参加人数(签到花名册)、会议主要材料文本集、财务成员及负责人名单与分工、物品管理成员及负责人名单与分工。

6、检查会议活动的财务收支资料。收据领用、使用、缴销记录,银行账户及账号,财务收支账册及记账凭证与报表,物品购置清单、入库验收单、出库审批单,设备器材购置清单、入库验收单、出库审。

常见审计发现:

会议用物品采购价格偏高;会议购置物品被挪用或者占用;虚假会务费用报销。

审计风险控制:

对于公司开会,其他公司人员来参与,其中涉及到的餐饮与住宿一般为业务招待费。这个就属于账务差错了。

2.4 咨询费:

舞弊方式:采购人员或者财务人员与咨询机构勾结,虚假三家比价,套取回扣。

审计程序:

1、从财务系统导咨询费明细账,按照明细账将金额大或者异常的摘要的进行标记。

2、结合咨询公司的报价资料,查看报价基础是否一致,并电话或者上门拜访确认报价信息的真实性。

3、查看合同条款是否齐全,合同章是否与当时参与报价的公司一致。

4、查看款项支付是否符合公司规定。

常见审计发现:

    咨询费用偏高;咨询服务与预期效果不一致;比议价资料虚构。

2.5  通讯费:

舞弊方式:员工虚假报销;员工上班打私人电话;财务人员渎职支付款项时未核对通话明细。

审计程序:

1、从财务系统导出通讯费明细账,按照明细账将金额大或者异常的摘要的进行标记。

2、核对会计凭证后所附的手机费明细单以及对应员工级别和手机补贴。

3、核对会计凭证后所附的通话明细,结合当时与电信局签订的合同中关于话费的条款进行核实。

4、对单个电话通话时间超过一定时间或者联系对象异常者,则与通讯者进行访谈确认其是否为业务需要或者煲电话粥。

(3)常见审计发现:

存在员工煲电话粥的情况;未按照优惠条款进行费用支付导致多支付费用。

三、审计案例

3.1 虚报费用案例

  审计人员在对业务招待费审计中,通过检查费用申请单,发现2笔费用,每笔金额分别为5000元,一笔是招待媒体人员,另外一笔是招待XX人员。发生在不同的时期,但是发票开具日期为同一日,而且票据联号。审计人员上门拜访了该酒店,并了解了该酒店最贵的一档套餐为3888元。审计人员对后面一张只招待一个人用了5000元有怀疑。进一步与报销人沟通,确认是分公司总经理请秘书申请报销,自己审批。经与总经理了解,此为公关消防的费用。而第一张发票确实存在多报费用的情况。


待摊费用的审计方法和步骤


待摊费用是指企业已经支出,但应由本期和以后各期分别负担的各项费用。待摊费用审计方法、步骤如下:

1、审查帐簿记录的正确性,验证其帐面余额的真实性。

(1)将待摊费用总分类帐余额与所属明细分类帐余额合计数进行核对,验证其一致性。如发现不一致,应进一步核对其借贷发生额;

(2)采用抽样法,抽取部分记帐凭证与明细帐记录进行核对,验证过帐的正确性;

(3)将记帐凭证与所附原始凭证核对,验证其一致性。

2、审阅待摊费用明细帐记录,查找审计重点。应作为审计重点的业务有:

(1)一次发生金额较大的待摊费用;

(2)一次分配金额较大,或配摊比例变动异常的待摊得用;

(3)不属于待摊费用范围的帐项;

(4)其他有疑点的帐项。

3、根据确定的审计重点,抽取有关帐项的记帐凭证和原始凭证,审查待摊费用发生和摊配的合理性、真实性、正确性。

(1)待摊费用发生的真实性、合规性。真实性的审查主要是审查入帐的待摊费用是否确实发生,有无合法的原始凭证、数字是否正确;合规性的审查主要审查入帐的待摊费用是否确实属于待摊费用应予开支的范围,有无将应由其他费用列支的费用项目挤入待摊费用的现象。

(2)待摊费用分配比例的合规性。待摊费用应根据费用项目的受益期分期摊销。审查时应分项目了解各费用项目的实际受益期,并以此审核费用摊配比例的合规性。

(3)采用复核的方法审查待摊费用摊配额计算的正确性。


费用查账的方法与技巧

一、查账前的准备

(一)、查账的概念:

1、查账,又称财务检查,是指通过对企业账证及有关资料的检查,查核企业会计资料所反映的经济活动是否真实、合法,有无经济违法行为的一项检查活动。

2、会计资料是指原始凭证,记账凭证,会计账簿,会计报表及会计分析资料等反映一个单位全部经营状况和财务状况的资料。

3、查账就是查会计资料中原始凭证,认真查阅原始凭证并从中发现问题。

(二)准备阶段应做的工作

1、确定查账目的和任务,拟定查账工作方案。

2、选派查账人员并适当分工,严格遵守保密制度。

3、搜集有关被查单位经营活动的资料。

4、了解并分析被查单位的会计制度,结合已掌握的情况制订查账计划。

5、索取有关账簿,凭证,报表及合同书面资料。

(三)实施阶段应做的工作

1、办案人员到达被查单位后,向当事人及有关人员说明查账的目的、任务等有关事项。

2、根据掌握的情况,拟定进行检查的有关资料。

3、对发现的问题,一定要认真查清,详细准确地记录,掌握必要的证明材料。对确有必要进行外部调查的事项,找与被查单位有联系的单位和个人查询,进行延伸查账,认证有关问题的准确性。

4、按类别和性质对有关资料、数据进行整理、归类、分析、实事求是地认定问题的性质。

二、查账的基本方法

n查账的步骤:

      帐簿→记帐凭证 →原始凭证 →关联单位

原始凭证:如发票、火车票、收据、收料单、领料单、产品入库单等

记帐凭证:收款凭证、付款凭证、转帐凭证

帐簿:现金日记帐、银行存款日记帐、总分类帐、明细分类帐

会计报表:资产负债表、损益表、现金流量表等

(一)基本过程

1、查总账

总账又称总分类账,是按照会计科目设置的,根据不同的企业和行业来确定分类科目和总账或总分类账。

总账或总分类账能够全面地,总括地反映企业的资金活动情况,用来考察、核对各种明细账、现金日记账、银行存款日记账提供数据。

通过查总账所达到的目的是掌握该企业设置了哪些会计科目,为下一步的查账打下了良好的基础。

在总帐里的扉页都是“经管人员一览表”,记录了单位名称、帐簿名称、帐簿页数、使用日期、接管、移交情况等。找到发生业务的会计科目,根据该会计科目找全该会计科目的明细帐:现金明细帐、银行存款明细帐、各类收入明细帐,各类支出明细帐、应付款明细帐、应收款明细帐、固定资产明细帐等。有些单位认为你不懂财务,有时故意遗留一些主要的明细帐,你只要根据总帐的会计科目向他索要就不会出现遗漏现象。如果企业在第一次拿帐时故意遗漏哪本明细帐,经过你核对向其索要后才拿来的那本帐,你就要特别留意,可能问题就出在那本帐上。

2、查损益表

损益表是总括反映企业在一定期间财务成果的会计报表。

通过杳损益表所达到的目的是核实该企业损益表中的销售收入年末累计数字与总账的销售科目数字是否一致,严防企业设假账和两套账,做到会计报表的真实可靠.

3、查银行对账单

银行对账单是银行对企业所发生的收入、支出情况而编制的贷方、借方的一种记账方式。

通过查银行对账单所达到的目的是核实企业银行存款日记账、现金日记账是否与银行对账单一致,对银行对账单中的贷方、借方大笔项金额做重点检查,看企业是否另设财务账簿,会计凭证,独立装订成册,严防企业利用一个银行账户设多种渠道。

现金日记账、银行存款日记账是我们查账的重点,因为从这两个账里能够清析地看清企业的资金流动的方向,并通过对相关原始凭证(如银行对账单和现金支票及相关发票、税票等)的查阅从中发现可疑问题,从而进行下一步的查账。

4、查发票存根

通过查发票存根所达到的目的是要企业提供发票的领购簿,按领购簿上的发票顺序进行排列,检查发票存根是否大头小尾,上下联金额是否一致,从中发现其他违法经营活动。

5、查企业的仓库保管账

仓库保管账是反映一个企业原材料、物资购入、销售出库情况的一种记录。对一种产品,多种规格、进货、出库时间,仓库保管账都记载的清清楚楚,并按一个品种一个规格,依据发票的号码、时间登记入账,为我们的案件查处和计算违法所得打下了良好的基础,仓库保管账由企业的供销部门的仓库保管员负责保管。

仓库保管账一般不在企业的财务部门保管

6、查会计凭证时应注意的问题

帐本索要齐核对后,就索要会计凭证,这是查帐的关键。一般业务多的企业,会计凭证多,企业故意留下几本凭证,若不细心就发现不了,就需要办案人员有足够的耐心和细心。每本凭证上都标明了每月的共几本凭证,发现第几号的没拿来必须向企业索要,并细心查看这本凭证。有问题的凭证,财会人员是最清楚的。

查找问题,核对凭证和帐本的张数和书写是否一致(每张记帐凭证的最右边都有记载的)。如果不一致要向企业询问和索要,一是可能是企业把重要的原始凭证先撕下,等我们查完后再复上,不索要就发现不了问题。二是先和企业核对后,也避免企业倒打一耙,反污我们将原始凭证弄丢。找出问题要将记帐凭证和原始凭证复印,并在复印件上签上“此复印件与原件相同,原件保存在原企业财务科,保管员是谁谁谁,此复印件由企业提供”等字样。

(二)基本方法

查账的基本方法大致可划分为两类:即查核书面资料的方法和验证账实的方法,在查账过程中可结合使用。

1、查核书面资料的方法

是指通过对凭证,账簿,报表以及其它各种书面资料的复核和核对,借以验证账证、账表、账账是否相符,审查其反映的经济活动是否合法。

复核,是指对有关业务记录的数字进行计算。

核对,是指证账,账账,账表有关内容的对照,对比。

查核书面资料的方法,按检查的顺序分为顺查法和逆查法。

(1)顺查法:常用于检查业务繁杂的账目,其结果比较精确。

过程如下:

第一、逐笔审查经济业务原始凭证记录的合法性、真实性。

第二、审查每笔经济业务记账凭证记录的账务处理、对应关系,以及金额计算的正确性。

第三、审查各种账簿记录是否正确一致。

第四、审查会计报表与有关报表的一致性。

也就是查证、账、表的过程

(2)逆查法:常用于业务量较少的账目检查,往往事先已掌握的情况。

过程如下:

第一、财务报表

第二、总账--核对日记账

     --核对明细账

第三、汇总凭证和记账凭证。

第四、核对原始凭证

也就是查表,账,证的过程

查核书面资料按检查的范围分为抽查法和全查法。

(1)抽查法:是从全部会计资料中抽取部分资料进行审查的方法,即有目的地抽取几个账户,几大品种或特定时间的有关会计资料作重点检查。

(2)全查法:是对全部经济活动的资料全面审查的方法。该法一般适用于较小单位或问题较多单位的账务检查。

2、验证账实的方法

(1)盘存法:是用以考核实物资产与账户余额是否相符,借以证实账户余额是否真实、准确。该法适用于对原材料、燃料等重点物资的检查,从而发现“账外之账”、“账外之物”等情况。

(2)询证法:是对有疑点的往来账目采用查证的方法,包括查询和函证两种.

查询:是指发现账目疑点,有目的地向有关人员了解情况.

函证:为弄清某项业务面发函查对的方法.

(3)调节法:是对银行存款账的验证方法,通过验证银行存款日记账看是否准确真实.

(4)鉴定法:是对需交专业技术部门化验鉴定证实书面资料真伪的手段.

三、案件线索的发现  

(一)举报

(二)奇异帐项的搜寻

1、数字奇异:数字正负,数值的大小,数字的准确度。

2、奇异时间:异常时间,如应收、应付长期滞留。

3、奇异地点:如舍近求远,及物款流向是否合理.

4、奇异的往来单位:如化工厂和面粉厂的业务往来。

5、查帐时要时常观察企业财会人员的声色,若你真的发现了他的痛处,他是坐不住的,会百般和你狡辩,这时一定要保持头脑清醒冷静,没有确凿的证据没必要和他争辩,最终达到目的就是胜利。

四、办案中常用账目的查账方法

(一)进货账目的查账方法

1、进货账的账证相对

原材料、物资商品的购进,基本上涉及到下列凭证及有关资料:购货计划、订货合同、发票、收料单、货运单。其中检查的重点是发票。检查可分为三步:首先归集某类材料商品购进的发票,然后审阅发票本身,注意其所载品种、数量、单价、总金额及发票户头有无问题,最后核对发票和相关的合同、文件等。要逐笔核对材料商品账,从中发现作弊账目.

2、进货账的账账核对

账账核对的目的,是审查账与账是否相符,弄清进货数量和时间,查明销货单位和结算方式。

原材料、物资商品的购进,一般是通过两套账反映,一套是财务部门的账,一套是仓库保管账。检查先核对某类商品材料在账上的余额和在仓库保管账上的余额,看其是否相符;然后对重点检查的材料商品的库存金额突出盘点,看账实是否相符,查明出入库而不入账的情况。对“两账合一”的企业我们可以直接用“账证核对”的方法。

查核某类材料商品的销售单位和结算方式,可以采用“逆查法”。在检查时可以先从明细账上抄摘记账日期和凭证号码,找到记账凭证和原始凭证,即可弄清对应科目,查明结算时间、方式、数额供查证。

3、进货账目常见弊端

(1)虚列进货隐瞒真实交易。其手法是将虚列进货挂在材料商品账上,或挂在往来账上。这种问题,可以通过审核虚列品种的明细账,同时核对仓库明细账等有关资料予以揭穿,同时通过明细账找到记账凭证,搞清对应科目,查明结算的对象和方式,供外调核实。在不掌握作弊手法的情况下,我们可以先用“账证核对”的方式发现疑点,实施时我们应查核易生弊端的账目,结合已知情况,缩小核对的范围.

(2)化整为零,隐瞒真相.这种作弊手法,往往是进销串通一气,将某种禁止销售的商品化整为零,开出多张发票,隐瞒违法事实.查核的方法是根据掌握的情况,将有联系的发票进行“拼凑”,然后外调核实.

(3)原材料、商品采购不入账,形成“账外材料”,销售时也不入账,逃避监督,隐瞒违法行为.可通过“盘存法”发现线索,外调核实.

(二)销售账目的查账方法

查核销售账目,首先必须了解该企业的会计核算制度,分析已经掌握的线索,确定检查的重点。

1、销售账目的一般检查

企业销售业务常在下列账证中反映,我们可以根据不同情况,确定检查重点。

(1)订货合同的检查。目的是审核合同所列内容的合法性,从中发现超范围经营等违法行为,也可以与销售账核对。发现虚假合同,对理应已经履行完毕而无销售记录的业务应弄清原因。

(2)发出商品明细账的检查。对发出商品而尚未收回货款的业务,查核的方法是核对销售明细账。

(3)销货发票的审查。这是销货业务检查的重点。首先审阅发票本身,看其是否发票号连续,装订成册;审查发票存根是否完整无缺;审查发票填列字迹有无可疑之处;审查发票内容有无问题,将发票与销售明细账进行核对。

(4)送货回单的检查。将其与销售发票存根和销售明细账核对。

(5)销售明细账的检查。销售明细账是记载销售交易最完整的记录。有些企业在发生销售后,不通过销售账户,不开发票,从中舞弊,非法牟利。所以在棵销售账目时,必须从检查仓库明细账入手,必要时实地盘点,从中发现线索。

(6)利润账目的检查。注意有的企业将违法收入作“营业外收入”入账,或直接冲减营业外支出。

(7)复核与核对账、表、证是否相符;如不符,须查明原因。

(8)对可疑账项进行深入审查。

2、销售账目中常见的弊端形式

查核销售账中的问题,必须充分利用账外线索,有的放矢.

(1)为隐瞒违法事实,销货不开发票,直接收款;或开出发票,但不入账.前一种情况,往往销售明细账和仓库明细账的账面余额不相符合,库存商品或是是账实不符,两账核对或盘存即可发现问题。后一种情况核对发票存根和库存商品明细账、销售明细账即可。

(2)发出商品,收到货款后,挂在往来账上,不记销售账。用这种手段隐瞒销售的比较多,所以在检查时要特别细心。这种问题可以通过送货回单的检查,发票存根的检查,合同的检查发现线索。在具体核对往来账时,可抽取重点部分抄摘凭证号和日期,然后进行账证核对,弄清来龙去脉。

(3)将违法经营的收入,列入营业外收入或冲减营业外支出。检查的方法是逐笔进行核对。

(三)银行存款账目的查账方法

查核银行存款账目的方法,有核对和调节两种。

1、核对法

将银行存款日记账和银行对账单逐笔核对,对有疑点的账目,同时核对记账凭证和各种结算凭证,循迹追踪,搞清事实。核对法主要是进行逆查。

核对进应注意以下几个方面:

(1)注意银行对账单有无涂改现象,在必要时去银行抄录存根。

(2)注意有无不属于单位业务的收付。

(3)注意审查银行结算凭证的“付款用途”和会计凭证所列会计科目是否相符合。

(4)注意审核支票抬头、看其开出的支票抬头和银行对账单所载实付的抬头是否一致。如有不一致,则有可能是与收款单位勾结,多角转账,隐瞒超范围经营等违法行为。

(5)注意有无银行对账单上一借一贷,而单位账上没有记载的。

通过对以上情况的审查,发现疑点,要核对记账凭证和结算凭证,弄清来龙去脉。

2、调节法

指通过“两账”余额调节、核对、查找未达账项,进行调节,重点审核未达账项,结合核对法弄清事实。

一般来说,银行存款日记账不大可能反映企业业务活动的细节,查核该账目的目的是发现疑点,跟踪追击,所以应该和查核其他账目想结合。

(四)应收账款账目的查账方法

应收账款账目是债权债务的记录,违法企业常常利用此账户隐瞒销售,从中违法经营,所以该账户是我们查核的重点。在检查具体的单位账目时,我们首先应将往来账的具体科目弄清楚,对那些不按户设账的,或往来不清的,必要时先进行分类摘抄。

对应收账款审查的主要内容包括:

(1)核对应收账款与所属明细账和会计凭证。

先核对应收账款与明细账是否相符。在核对相符的基础上再检查各项明细记录是否真实正确,有无可疑之处。其后再根据明细记录审查结果有重点地核对会计凭证。在明细账户不多的企业,也可从记账凭证和原始凭证的审查开始,然后再据此审查明细账目。以查明应收账款的发生是否有违法经营等不正当往来业务。

(2)进行应收账款账龄分析。所谓账龄是指往来账项的欠款时间。账龄分析的目的是从中发现有无假户头其他弊端。因此,对被查单位的应收账款进行账龄分析非常重要。

(3)查证应收账款是否真实存在。在对应收账款进行账账、账证的审阅核对和账龄分析的基础上,应有目的、有重点地采用适当方式核实应收账款的真实性。

应收账款账户的检查要注意运用账外线索,有重点、有选择地进行,不能撒大网。检查的方法主要是账证核对。

(五)应付账款账目的查账方法

1、应付账款的查账程序

(1)账账、账证的核对,审查应付账款账与其所属的明细账,并与会计凭证(包括原始凭证和记账凭证)进行核对。

企业的应付账款大多是通过银行划拨转账结算,随购随付,不大可能发生长期应付不付的情况。因此,应有重点地进行明细账和会计凭证之间的核对。检查其应付账款业务的发生是否正常合理。有无虚列账户,作假舞弊等情况。

(2)进行应付账款账龄分析

进行应付账款账龄分析。所谓账龄是指往来账项的欠款时间。账龄分析的目的是从中发现有无假户头或其他问题。因此,对被查单位的应付账款进行账龄分析非常重要。

(3)查应付账款的真实性

应付账款的记录是根据外来凭证,如发票、入库通知单等登记的,舞弊的可能性不大。但在企业管理混乱的情况下,有的采用移花接木、虚列账户等手段进行违法经营活动。因此应根据具体情况,进行面询和函询验证核实。

(4)审查应付账款中的预付款项,是否确实预付,是否确有其单位。

2、应付账款的查账重点

(1)应付款项的大户

指企业某一应付款明细账户的发生额较大,或账面余额累计数额较大的户头。

(2)积欠过久不结账的

指某应付款明细账户的账面余额长期不动的。

(3)积欠已久突然结清的

发生此种情况与第二重点项目有关。应查实货款结算的去向,有无弄虚作假的情况。


审核原始发票应注意的六个要点


审核原始发票,从原始发票中查找问题,是审计工作的一项重要组成部分。一提起发票,我想做审计工作的同仁都不陌生,只要有审计项目我们就要和发票打交道,也是一件很头疼的事,好多人都认为发票种类特别繁多,有定额的、有商业零售的、有生产加工的、有新版的、有老板的、有真的、有假的等等。可是我认为,目前在我国普遍使用的发票归纳起来主要分为两大类。一类是商业发票,它是由税务部门监制的发票,另一类是国家行政事业单位、机关团体为履行或者代政府职能,依据国家有关规定,向有关单位和个人收取的各种基金、规费或者是行政事业单位之间发生经济往来时开具的发票,通常把它称为非税发票,这类发票是由省级以上财政部门监制,同样具有法律效力。

  由于原始凭证是反应和记录经济业务发生的书面证明,也是财会人员付款和编制记账凭证的依据,为了维护财经纪律和确保会计核算的真实性、完整性和合法性,审计人员必须严格审核之。那么,应从哪些方面审核呢?


一、审核原始发票的“要素”。


在确认原始发票是财政、税务部门允许使用的发票、收据、车船票以及内部自制原始凭证等反映经济业务发生书面证明有效的基础上进行其基本要素构成的完备性检查。即审核发票的名称;填制日期和编号、接收单位名称、经济业务内容、数量、计量单位、单价和金额、填制单位名称及经办人的签名并盖章等。另外,还要审核发票上的名称是否与本单位名称相符,有无添加、涂改的现象。如果不符,应查清为什么在本单位报销。


二、审核发票的“号码”、“开票日期”、“报销日期”。


首先审核同一单位出具的发票,其号码与日期是否矛盾。如果同一单位出具的发票较多,可以通过摘录排序发现之。例如:某单位开出的14667号发票的日期是2012年8月,而同一票据中14682号发票的开具日期则为2012年3月。出现日期的前后矛盾,后经审核,发现该事项存在严重违纪。其次,要审核凭证开具的日期与报销的日期是否有异常现象。一般情况下,上述两者的日期不会间隔太长。如果较长,则要查明原因。 


三、审核发票的“填写内容”。


发票中各项内容填写不规范、不齐全、不正确、涂改现象严重,是虚假原始凭证的主要表现特征。如发票填写字迹不清,“开票人”不填写姓名或者仅填写“姓氏”,计量单位不按国家计量法定单位,而随意以“桶”、“袋”、“车”或者是“一宗”来度量,违反“不得要求变更品名”的规定;或货物名称填写不具体;或胡乱填写其他名称。在实际工作中,特别要防止大宗办公用品、劳保用品、运输费和劳务费等,且数额较大的整数。有的单位往往通过科协、技协、法律咨询等单位,取得“咨询费”、“劳务费”为名的发票,虚报支出后套取现金,形成账外账或“小金库”用于发放单位奖金、职工福利、招待费等。审计人员审核原始支出凭证时,必须留神这种情况。


四、审核发票的“数字”、“限额”和“阴阳票”。


具体审核如下方面:数字乘以单价是否等于金额;分项金额相加是否等于合计数;小写金额是否与大写金额相符;阿拉伯数字是否有涂改的现象。出于票证管理的需要,有的发票规定最高限额为“千位”,但是开票人却在发票上人为地增添一栏“万位”。如果发现这类的支出原始凭证,不是违纪就是违规。采用多联式发票办理结算业务时,复写是必不可少的环节。对于背面无复写痕迹的支出凭证上(通常称为“阴阳票”),如果发现这类发票,存在“大头小尾”的可能性较大,必须进一步延伸落实查明原因。


五、审核发票的“经济内容”、“业务量”。


审核行业专用发票与填写的内容是否一致。私自改变发票的使用范围,跨行业使用或者借用发票,是虚假发票的重要特征。根据单位的规模、经济活动规律、会计结算等特点,审核发票的真实性。例如,某单位自备轿车一辆,平常一个月的车辆用油在6000元左右。但在某一个月份凭发票报销的汽油款15800多元,经内查外调,是给外单位报销8900元的汽油款。  


六、审核发票的“印章”。


主要是检查印章是否符合规定。这里所说的印章,是指具有法律效率力和特定用途的“公章”,即能够证明单位身份和性质的印鉴,包括业务公章、财务专用章、结算专用章等。虚假发票的印章一般特征表现为:印章本身模糊,或盖印时有意用力不够以致不清晰;专用章不是采用符合规定的印章而是乱盖其他印章,张冠李戴。此外,有的甚至干脆不盖印章。


如何做出一份完美的费用分析报告


一个企业主要分析的对象有:



1、人力成本分析

人是企业产生效益的主要资源,用人成本也是企业关心的。主要侧重于人工效率分析,如何提高人工效率,为企业创造更多效益;

2、主营成本分析

主营成本是企业经营的主要成本,也是分析的重点。主要侧重于成本利润率分析,如何降低成本利润率;

3、专项费用

今年新增加的专项费用,比如本期立项的工程、本期开展的活动、本期新产品的研发费用。专项费用分析主要侧重于“投入—产出”的分析,企业对新增费用比较关注投入能带来的收益,或者投资的回报;

4、其他波动较大费用分析

分析原因,提出解决方案。



所有事后结果分析,剖析原因的目的是为了更好的发现根本问题,对已经发生事情进行总结反思,所以解决问题的根本点一定是在事前。做费用分析的目的也一定是为了更好的为企业的决策服务。



用财务数据说话


首先进行总体分析



总体分析是做数据趋势的判断,主要方式:


一是单一数据的同期比、预算比、或者几年数据的趋势分析;

二是费用使用效率指标的同期比、预算比等;


单一数据的对比分析让我们对费用的整体情况有个把握,但不管是增加还是降低,每个数据波动都是一个疑问,带着这个疑问结合指标分析,判断重点分析对象。



然后开始指标分析


1

成本率



成本率指标的计算,为了识别成本费用结构波动;

不管异常出现在哪个方向,主营业务成本和人工费用必须进行剖析,如果有异常则带着疑问去剖析,如果没有异常则带着“能否更好”的心态去剖析。所以总体指标分析,仅仅分析的是趋势,让我们知道问题点,从而带着问题去做明细分析。



2

人工指标



人工效率指标一般包括人均收入贡献、人均利润贡献、人均工资、每元工资带来的收入等;

人工效率指标表示公司对人的投入能带来的产出,我们的目标是合理减少投入增加产出;对这一指标的计算帮助我们看出本年度的人工效率趋势,便于识别问题点进行明细分析。



3

其他成本指标



① 材料使用效率指标:

单位产品直接材料、单位产品物料消耗、单位产品能源消耗(单位面积能源消耗、日均能耗)、材料损耗率等


② 物品使用效率指标:

固定资产周转率、单位宣传费带来的收入、人均办公用品、单位面积维修费等。


对成本使用效率指标的计算帮助我们判断成本费用趋势,发现问题点,在明细分析阶段剖析问题,提出解决方案。



最后是期间费用分析



期间费用每个企业基本相同,期间费用主要的分析方法:



1、销售费用

评价销售业绩,主要用“投入—产出”分析,如活动费、广告费、销售佣金,付出的费用有没有产生目标效益。

2、管理费用

评价管理效率,主要对预算对比和同期对比波动大额的费用进行明细分析。

3、财务费用

评价资金管理成效,主要针对公司业务的特殊性,对pos手续费、汇兑损益和利息支出等进行明细分析。

4、人工分析

评价人工效率,各期间费用中涉及人工成本单独作为分析对象,需要人事部门的专业数据分析。

编写一份完美的费用分析报告


1

抛出分析的结论,吸引被报告者的眼球



对于分析类的报告,使用者往往最先关注的是分析得出的结论,抓住分析的结论就抓住了报告使用者的眼球。



2

用数据对结论加以支持



任何财务分析都是在准确无误的数据支持下完成的,只有具备足够的数据支持才能使分析的结论让人信服。



3

提出建议对策



好的财务分析是为企业服务的,没有解决方案的分析等于没有分析,所以财务分析最具有实践意义的部分就是以专业的角度对分析的问题提出解决的对策。