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财税律师:合同审计

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合同审计


一、什么是经济合同审计

        经济合同审计是指由审计部门对经济合同的签订、执行过程和结果进行的审计监督、检查、评价和咨询活动。

        经济合同审计应当分为合同草签前的审计、合同执行过程中的审计和合同执行结束前的审计。以实现对经济合同全过程的审计监督、评价和咨询。

二、经济合同审计的意义

        在当前,开展经济合同审计的工作,具有如下意义:

        1、可以帮助完善经济合同条款,避免潜在的经济纠纷;

        2、可以强化企业内部控制机制,加强相关业务部门责任,避免经营风险

        3、可以依法维护合同当事人的合法权益。

三、经济合同审计的主要内容

        (一)经济合同草签前的审计

        经济合同草签前的审计是指当事人就相关经济事项协商达成一致,合同条款也已基本确定,但双方尚未签字前所进行的审计。经济合同草签前的审计是经济合同审计的重点和关键,因为经济合同一经双方签字即具有法律效力,合同签订过程中的任何失误,在实质上就已经给企业造成了损失(企业形象、信誉方面的损失,甚至是经济方面的损失)。

        故对于企业重要的经济合同,企业的内部审计部门应当在谈判过程中就介入,既便于了解整个过程的来龙去脉,又为以后的审计打下基础。

       1、审查签订经济合同的必要性。包括:

        明确经济合同项目的内容,审查企业现有资源是否可以满足该需要; 是否已列入企业生产经营计划、投资计划或者其他计划,且符合该计划的要求; 是否已安排了相应的财务预算

        2、审查经济合同内容的合法性、合规性和合理性。其内容为:

        审查经济合同是否符合国家法律法规的规定,是否有违反国家利益或者公共利益; 审查经济合同是否符合本企业经营方针、政策、计划的要求,履行该合同能否给企业带来预期利益; 对方的主体资格是否合法,签订合同的当事人是否有签订该合同的权利; 对方是否有履行该经济合同的能力和诚意; 选择对方签订合同的理由是否充分,是否有其他更好的签订合同的对象。

        3、审查经济合同条款和内容是否完整正确,意思表达是否清楚准确。内容为:

        审查标的的名称是否规范; 审查数量和质量表述是否正确; 审查价款和酬金是否明确合理; 审查合同履行的期限、地点和方式是否明确和合理; 违反合同的责任是否明确。

        对于一些重大经济合同的审计,还应咨询法律顾问和相关方面的专家的意见,以便充分完善合同条款,防止在合同中存在任何法律方面或者技术方面的问题。一般说来,在合同中比较容易忽视的问题有:

        与执行该合同相关的营业税个人所得税等税金的代扣代缴的问题,特别是与个人或者外方签订的经济合同; 与执行该合同相关的服务及后续服务的要求及相关费用的承担问题; 合同执行过程中可能存在的风险的分担问题,特别是技术服务或者技术转让合同

        (二)合同执行过程中的审计

        1、以重要合同为基础,深入到合同执行部门,检查合同的执行情况及存在的问题,对于未执行或者未完全执行的合同,查明未能执行的原因,以及是否明确通知对方。

例如,分批销售合同,查明对号是否按合同条款执行,货款是否按照合同规定条款及时足额支付。若对方没有及时足额支付货款,企业是否采取相应催收措施,是否在前欠未清之前,暂停供货,或者签订其他补充协议等。

        2、审查合同的变更或者解除是否符合法定条件,相关手续是否完备。

         首先,应审查经济合同的变更或者解除是否合规。按照经济合同法的规定,只有满足下列条件之一,经济合同的变更或者解除才合法:

         当事人双方协商同意,且不因此损害国家利益和社会公众利益; 由于不可抗力致使经济合同的全部或者部分义务不能履行; 由于另一方在合同约定的期限内没有履行合同。

        其次,应审查经济合同的变更或者解除的形式是否合法。按规定,应当采用书面形式,如文书、电报、传真等形式。

        3、审查合同纠纷的处理是否及时、合法、合理。

        4、审查经济合同违约责任是否按法律规定或者合同约定进行及时、合理、合法的处理。

        (三)经济合同执行结束前的审计

        经济合同执行结束前的审计即在经济合同已经履行,即将清算,以解除双方的合同经济责任前所进行的审计。

        在正常情况下,一般的经济合同没有必要进行此类审计。但一些非常重要的经济合同应当进行此类审计,如投资合同的清算审计、建筑安装工程合同的竣工决算审计等。因为这类审计涉及的问题比较复杂。


经济合同审计应注意的四个问题

(一)正确处理审计部门审计与合同主管部门审查的关系
     

审计部门与两者是相辅相成的关系,共同的目标是把企业的经济合同管理工作做好。在具体工作上,应各有侧重。合同主管部门主要负责合同的谈判、起草,负责合同条款内容的审查;审计部门作为经济监督部门重点应放在合同价款、标的金额的审计上,对有问题的合同条文有修改权,对合同价格不利有变更权,同时对合同主管部门的合同管理工作进行监督。

(二)正确处理审计部门与经办部门(单位)的关系
     

审计部门是监督部门,有纠正经济合同中不合理的资金支出的权力。通过审计,规范经办部门及合同经办人的行为,增强经办人员的责任心。合同经办部门是经济合同的当事人,最了解经济合同形成的全过程以及每一个环节。在审计工作中,审计部门应充分听取并尊重经办部门、经办人员的意见。变更合同价款要有充分的根据,要以理服人,千万不可主观武断,更不得滥用职权。

(三)应注意原则性的灵活性的正确运用

审计人员在办理经济合同审计事项时,要把原则性与灵活性有机结合起来。讲原则,就是要不谋私利、严格要求、坚持标准、秉公执法;讲灵活,就是要结合实际情况,具体问题具体分析、具体对待,如对标的价格的确定要注意市场行情的变化,根据具体情况灵活机动地处理。


(四)应注意区分经济合同的轻重缓急,区别对待
     

经济合同审计要坚持急事急办、特事特办的原则。生产急需的要及时审计;属于特殊需要的,只要有主管领导签字可先办审计;一般合同要在规定的时间内审完,以保证企业生产经营活动正常有序地运行。


经济合同效力确认的要素

有效合同要求当事人、经办人和代理人的资格要合法;经济合同的内容必须符合国家的法律、行政法规,不得违背社会公共利益;根据《合同法》规定,经济合同应具备下列四个要件:

1、经济合同当事人、经办人和代理人的资格要合法;

2、经济合同的内容必须符合国家的法律、行政法规,不得违背国家利益或者社会公共利益;

3、合同当事人必须平等自愿,协商一致,意思表示真实;

4、合同的形式和主要条款必须完备。

     具备了上述四个要件的经济合同,为有效合同。但现实生活中,这种从内容到形式都十分完备的合同是不多见的。对于那些为数众多、要件残缺的经济合同,其效力应如何确认?


        一、经济合同当事人、经办人和代理人的资格要合法

     根据《合同法》第二条规定,“本法适用于平等民事主体的法人、其他经济组织、个体工商户、农村承包经营户相互之间为实现一定经济目的,明确相互权利义务而订立的合同。”可见,经济合同的主体必须具有法定主体资格,也就是主体要合格。这是经济合同与一般民事合同相区别的重要标志之一,也是人民法院或者仲裁机构审查合同是否有效的一个重要标准。

    根据中国《民法通则》第三十七条的规定,作为法人的社会组织应当具备下列四个条件:

     依法成立;有必要的财产或者经费;有自己的名称、组织机构和场所;能够独立承担民事责任。只有同时具备了法人的上述四个条件的社会组织方能以法人名义对外签订经济合同。反之,凡是不具备上述四个条件的社会组织就不是法人,即不具备法人资格,虽然可能具备其他主体的条件并以其他组织、个体工商户、农村承包经营户的名义来签订经济合同,但是不能以法人名义签订经济合同。如果他们以法人名义对外签订经济合同,属经济合同主体不合格。应当确认所签订的经济合同无效。

    其他经济组织、个体工商户、农村承包经营户虽然不具备法人资格,但是在依法取得营业执照后也就依法取得经济合同当事人的资格,可以在国家允许的个体工商户和农村承包经营户的业务范围内依法签订经济合同。如果未经依法核准登记并领取营业执照,即以其他经济组织、个体工商户、农村承包经营户名义签订的经济合同应当确认为无效。

    上述经济合同当事人在具备法定主体条件后所答订的经济合同是否就必然有效呢?

     这里还有一个经营宗旨和经营范围的问题。根据《民法通则》第四十二条规定:“企业法人应当在核准登记的经营范围内从事经营”。《合同法》第七条规定:违反法律、行政法规的经济合同无效。因此,经济合同当事人只能根据批准业务范围,或者依法享有的组织活动的范围签订经济合同。凡是超越经营范围签订的经济合同都是无效合同

     

     如果经济合同是企业法人的法定代表人、其他经济组织的主要负责人授权的其他经办人或者委托的代理人代为签订的,在审查合同主体是否具有法定资格的同时,还应注意审查经济合同签订人是否具有代理人、经办人的资格。一般情况下,经济合同应当由法人的法定代表人、其他经济组织的主要负责人签订。但是经法定代表人、主要负责人授权的经办人或者委托的代理人也可以签订经济合同。根据《民法通则》第六十三条规定:“公民、法人可以通过代理人实施民事法律行为代理人在代理权限内,以被代理人的名义实施民事法律行为。被代理人对代理人的代理行为,承担民事责任。”《合同法》第十条规定:“代订经济合同,必须事先取得委托人的委托证明,并根据授权范围以委托人的名义签订,才对委托人直接产生权利和义务。”法定代表人或者主要负责人在授权所属职能部门的负责人或业务人员签订经济合同的同时,必须要有授权委托书,委托或者授权证明中明确当事人双方名称、委托事项、权限和期限等,并且应在授权范围内以委托人的名义签约。被委托人超越授权范围订立的经济合同所带来的法律后果应当由代理人自己承担。在一些单位委托本单位业务人员或聘请外单位人员签订经济合同但未给予正式的、完备的授权委托书的情况下,对合同答订人的代理资格和代理权限,应当作具体分析:

    1、合同签订人用委托单位加盖公章的空白合同书,或者用委托单位的合同专用章签订合同的或者合同签订人持有委托单位出具的订立合同或者联系业务的介绍信签订经济合同的,应视为委托单位授予合同签订人代理权。因此,在这种情况下所签订的经济合同应确认为有效。

    2、合同签订人未持有委托单位的任何委托证明文件所签订的经济合同,如果委托单位未予盖章,在这种情况下,应当确认所签订的经济合同无效。但是如果委托单位已经开始履行,应当视为委托单位对合同签订人的代理权已经予以追认,因此,在这种情况下所签订的经济合同有效。但是如果委托单位不予承认,根据《民法通则》第六十六条之规定:“没有代理权、超越代理权或者代理权终止后的行为,只有经过被代理人的追认,被代理人才承担民事责任。未经追认的行为由行为人承担民事责任。”《合同法》第七条规定:“代理人超越代理权签订的合同或以被代理人的名义同自己或者同自己所代理的其他人签订的合同”是无效的。

     二、经济合同的内容应当符合法律、行政法规,不违背国家利益或者社会公共利益

    根据《合同法》第四条规定:“订立经济合同,必须遵守法律和行政法规。任何单位和个人不得利用合同进行违法活动,扰乱社会经济秩序,损害国家利益和社会公共利益,牟取非法收入”。第七条规定:违反法律和行政法规、违背国家利益或者社会公共利益的经济合同是无效的。合同的内容合法指合同的标的、数量、价格、履行方式等必须符合国家法律、行政法规,不得违背国家利益或者社会公共利益。

    这里的法律和行政法规,我认为是指国家立法机关颁布的法律和国务院制定的行政法规中的强制性规定。中国司法实践认为,确认非法合同无效是指“对于违反法律强制性规定的合同依法确认无效,而不是违反任何法律、法规的任何合同都无效。对于违反非强制性规定的一般行政管理规定的合同,一般并不必然无效。”如果任意扩大法律法规的范围,将各个部门、各个地方所制定的各种文件均作为确认合同效力所依据的法律法规来对待,则势必造成交易中禁例如林,民事活动中处处陷阱,行政干预法力无边,当事人寸步难行。各国立法都确认了违反公序良俗或者公共秩序的合同的原则。中国虽未采用公共秩序或者善良风俗的概念,但是确立了社会公益的概念。《民法通则》第五十八条规定:违反国家利益或者社会公共利益的民事行为无效。经济合同作为双方法律行为当然要遵守这一规定,否则,如果经济合同当事人所签订的经济合同违反国家利益或者社会公共利益,就应当确认该经济合同无效。因此,经济合同内容是否合法是经济合同是否有效的决定性要件,它具有排除其他一切有效要件的效力。因此,人民法院和仲裁机构在确认合同的效力时,要特别注重对合同内容的审查,并注意以下几点:

    首先,审查合同的标的是否违法。标的违法是指合同的标的物为国家法律、行政法规所禁止。中国有关法律、政策法规对工商企业所经营的品种和范围都作了比较明确的规定,任何单位或个人都不得违反,否则,签订的经济合同无效。比如,中国有关法律、行政法规严禁任何单位或者个人买卖毒品。如果违反这一规定,不仅所签订的经济合同无效,而且还要依法追究有关直接责任人员的法律责任。由此可见,合同的标的是人们审查合同内容是否合法的关键,经济合同标的违法,必然导致整个合同无效。

    其次,要审查合同的其他主要条款的内容是否违法。例如:合同标的质量标准要遵守《中华人民共和国标准化法》和有关产品质量的法规的规定,价格条款要遵守《中华人民共和国价格法》及国家有关价格的规定,等等。合同主要条款中若有某一项条款违法,那么合同是全部无效还是部分无效?我认为不能一概而论。根据《合同法》第七条规定的精神,合同主要条款中有部分条款违反国家法律、行政法规规定的,如果该条款涉及合同的本质,则整个合同无效;如果不涉及合同的本质,对其他条款的效力也有影响的话,则该条款规定的内容无效,其余部分仍然有效。在经济合同主要条款中,一般说来,如果合同的标的涉及合同的本质,标的违法必然导致整个合同无效。而价格、数量、质量、履行方式、违约责任等款项不涉及合同的本质,因此,其中某一项条款违法只会导致合同部分无效。

        再次,对为达到非法目的而签订的经济合同效力问题。以合法形式掩盖非法目的的经济合同是指当事人通过实施合法的行为来掩盖非法的目的,这种合同又称“隐匿合同”。这种行为就其外表看是合法的,但是外表行为只是达到非法目的的手段。这类经济合同,其形式是合法的,但却是为了达到非法的目的,因而也应确认其无效。

    上述三个方面不是孤立的,在处理具体案件时,如果把它们综合起来加以分析,合同的内容是否违法就比较容易确认了。


    三、经济合同双方必须平等自愿、协商一致、意思表示真实 《合同法》第五条规定:“订立经济合同,必须遵循平等互利,协商一致的原则,任何一方不得把自己的意志强加给对方。”

    这一原则的精神,在于保障合同双方当事人处于平等的法律地位。违反这一原则的经济合同是屡见不鲜的,例如:采取欺诈、胁迫手段订立的合同;因重大误解而签订的合同;一方乘对方急需而签订显失公平的合同,等等。这些合同虽然都在不同程度上违背了当事人的真实意志,但由于违背的程度不同,因而在确认其效力时,也应区别对待。具体说来:

    1。采取欺诈、胁迫等手段订立的经济合同无效。这类合同,有的是在签约主体、履约能力或标的质量等方面故意制造假象或有意隐瞒真相,使对方受骗上当而订立的合同;有的卖方用在市场上购得的合格品冒充本企业生产的不合格品,以此为样品欺骗购货方,搞欺诈合同;有的凭借其特有的经济实力和经营权利,对业务上依附于它的企业以中断“援助”、停止加工或撤回技术人员、设备等手段相要挟而签订的“霸王合同”;还有的是上级领导机关及其工作人员利用行政手段硬性推销滞销、残次商品而与下级单位签订的“老子合同”等等。这些合同尽管欺诈或胁迫的方式不同,但都从根本上违反了平等互利、协商一致的原则,完全违背了当事人的真实意志,因而根据《合同法》第七条第二款的规定,应属无效合同。

    2。对重大误解和乘人急需签订的显失公平的合同,应根据受害方当事人的申请确认无效。所谓重大误解而签订的经济合同就是合同一方当事人对合同的本质条件发生误解而签订的经济合同。所谓乘人急需而签订的显失公平的合同主要是指合同当事人一方利用对方的某种急迫需要而强使对方违背本意接受非常不利的条件,而使自己从中获得较大利益的经济合同。这两类合同是否有效所以要取决于当事人的申请,就在于合同当事人一方在签订合同时是否发生重大误解,是否乘其急需而又违背其本意,人民法院或合同管理机关是无法断定的,只有当事人一方自己提出并加以举证,方可加以确定。人民法院和管理机关在处理这两类案件时,对构成重大误解和显失公平的条件要严格掌握。一般说来,误解只有在涉及合同的本质时,才能构成重大误解;同样,显失公平只有超出法律许可程度,才会导致合同无效的结果。如果只是一般误解或在法律许可限度内不甚公平的经济合同则不宜认定为无效。


    四、经济合同必须具备法定的形式、履行法定的手续

    《合同法》和其他有关法规对经济合同应具备的形式和应履行的手续都作了必要的规定,一般说来,经济合同应当条款齐备,责任明确,采取书面形式(即时清结除外),对于一些重要的经济合同还要求履行公证或鉴证手续。如果当事人之间订立的经济合同不符合上述要求,其效力应如何确定呢?有人认为绝对无效,也有人认为原则上有效,只是效力不完全面已。对于上述观点我不敢苟同。我认为对经济合同形式要件的审查,既不能脱离法律的规定,也不能忽视中国当前的实际情况。从法律规定的角度来看,对于不合法定形式和手续的合同原则上应视为无效。否则,规定合同的形式要件也就没有什么意义了。

     从以上分析可以看出,确认合同是否有效的依据是合同的四个有效要件,但由于这四个要件在合同效力问题上所起的作用不完全相同,因而遇到具体案件时,则要认真分析,一般说来,除内容违法这一要件必然导致合同无效外,其他三个要件对合同的有效与否都不能起决定性的作用。违反这三个要件之一的,只能说合同原则上无效,而不能说合同一律无效。


关于合同管理的专项审计——示例

一、概况:按照公司2015年度内部审计的计划安排,集团审计法务部对下属各子公司合同的签署、审批、履行等主要业务环节的内部控制情况进行审查,审计过程中我们实施了合适的、必要的审计程序,按照既定的审计方案,结合其实际情况,对2014年1月1日-2015 年5月31日 期间的重大合同进行了审计。                             

二、审计方式说明:抽取采购、销售各类合同前10名,检查其起草、审核、管理层审批、档案管理等工作流程是否符合公司要求。审计资料搜集方法采用直接观察法、采访法,资料搜集形式有抽样调查、重点调查。

三、审计发现与建议:

(一)销售合同1、客户的资信调查:对客户的资信无信誉额度的风险度评估。

建议:每年对客户的资信进行评定,利于提高公司的销售业绩,加强公司的经营效率。

2、内部对账的管理:销售内勤与财务人员虽进行对账,由于二方ERP系统不同等原因,造成对账金额不一致,给经营管理带来一定的风险。

建议:积极加强内部对账,及时处理差异。

3、销售单(出库单)流程管理:销售部发“发货通知”给仓库确认,但仓库保管员并无签字确认,容易造成潜在的风险。建议:改善流程管理,增加签字环节。

4、流程及制度建设:通过抽查销售合同发现,有4笔销售单的日期晚于客户签收单的日期,销售单虽有领导补签的授权审批签字,但存在一定的风险,在已有的《销售合同管理办法》中没有相关规定。

建议:制定应急销售政策,规范销售行为。

5、手续未履行的管理:通过抽查销售合同发现,有2笔销售单无对应的客户签收单。

建议:履行必须的签收手续,控制风险,加强内控管理。建议:按照程序履行客户签收手续。

(二)采购合同1、部分采购单上相关人员未签字授权。采购单:抽查的采购合同无总经理签字。建议:加强流程签字授权管理。2、进货单数量与采购单数量不一致。建议:采购、仓库、加强核对工作,减少差异的出现。3、供应商评审的管理:部分14年的供应商未进行评审。建议:确保每年定期的供应商评审,提高产品质量,加强管理。4、采购ERP系统发票的管理:采购内勤通过ERP系统生成的采购发票为自行在系统内复核,应有财务人员进行复核。建议:加强与财务的内部复核工作。5、内部对账的管理:由于采购ERP系统与财务ERP系统采用二套不同软件系统,造成二者有一定的差异。建议:加强对账频率,减少差异。

(三)普遍问题1、合同专用章登记:14年采购合同合同章登记表因综合管理部人员离职已丢失。建议:加强公司内部管理。2、合同文本的备案:每年年初未到集团审计法务部进行合同文本的备案工作。建议:每年年初进行备案。3、合同签字人:采购、销售签订合同一般为部门经理签署,但无授权人的授权手续。建议:每年年初进行授权手续,增设“授权函”,加强风险管理。


合同审计心得体会

合同审计是我公司内部审计的重要内容之一,开展合同审计工作以来,我公司在合同审计方面进行了许多探索和有益的尝试,也取得了显著的成效,每年合同履行率都达到100%,连续数年被评为上海“重合同,守信用”企业。自公司05年成立至今,我公司审计各类合同一千余份,总金额逾2.5亿元。现将有关经验心得介绍如下:

    一、合同审计的内容与方法

合同审计包括以下内容:

1、合同立项审计

主要审查合同所载内容的必要性、可行性,是否经过相关部门和领导的签批采购合同是否通过相应的财务预算批准或其他有关的书面文件作为依据等。

2、资信审计

主要审查签约方是否具有合法的经营资格:对对方的主体资格进行审查。

我公司就这方面的审计采取初次报审详细审查、长期合作方则审查基本资质的方法,并坚持“无资信证明或情况不明的不审、代理人无代理证书或超出代理权限的不审、合同内容超出该单位经营范围的不审、没有特种行业经营许可证的不审”的“四不审”原则。

3、条款与内容审计

不同的合同,其条款和内容不完全相同,将在下文举几个范例具体阐述。

4、承办形式审计:

合同承办形式审计主要审查合同审查会签单所载内容是否完整,合同文本、附件、签约方资信文件以及项目批准等有关文件是否齐备这两方面,对合同审查会签单的审查应当包括以下内容:

(1)、会签单报送符合规定程序;

(2)、合同基本信息填写完整(对方名称及联系方式;是否首次往来;合同标的、金额、数量;押金、担保金或预付款;履行期限、拟签订期限);

(3)、承办人明确;

(4)、各审核部门审核意见齐备。

二、合同审计的沟通与衔接:

      1、与合同承办部门/单位之间的衔接

由合同承办部门/单位填报项目申请和预算申请,批准后由合同承办部门/单位选择合作方,起草合同文本,将合同基本信息填入《合同审查会签单》(附件一),由承办部门/单位负责人在会签单上签署意见同意签订合同后,将合同审查会签单,项目和预算批准文件,合同草本、附件及合作方资信文件报送企业管理审计部;

在《合同审查会签单》上提出修改意见,返回承办部门/单位修改补充。

每季度末各单位以报表的形式将合同的签订数量、金额上报企业管理审计部。

企业管理审计部对生效合同的履行进行跟踪监督

对履行中出现问题或纠纷的合同,承办部门/单位及时将情况反馈给企业管理审计部,由法律专业人员组织采取相应的措施进行补救;

    2、与公司其他部门之间的衔接:

合同涉及的行业、专业较广,单靠审计人员是不够的,需要公司其他专业部门参与审查,必要时还要聘请有关专家和律师参与审查,以保证审查的质量。

企业管理审计部收到合同资料后,根据合同具体情况将合同资料转送各相关部门进行专项审查,如设备修理合同送至基建设备部、由基建设备部审查该设备修理项目是否已经过批准,是否已安排相应的预算,设备价格是否合理等内容,审查通过后由部门负责人在《合同审查会签单》上签署意见同意签订

     3、与集团公司领导之间的衔接

企业管理审计部汇总后将数据填入《国有企业内部审计情况表》,报送集团;

   三、合同条款的审计要点

通用审计要点:所有合同都应注意审查以下几个条款:

1、双方名称或姓名:

是否在合同开头写清楚双方的全称,是否与末尾的盖章或签名一致,在合同内是否使用同一称呼。如果对方是单位,要求提供营业执照,查看执照名称与合同名称是否一致;如果对方是个人或个体工商户,则要求提供身份证复印件作为合同附件。

2、合同项目内容:

合同项目内容应当具体详尽,必须注明确切的数量及单位。

3、价款或报酬、结算方式及期限。该条款是合同的核心条款。应明确结算方式和付款期限,不得含糊其辞同时审查是否按公司结算规定执行。付款期限应明确是一次性付清,还是分期付款。是否留有一定比例的质保金,质保金什么时候付清等。

4、违约责任及争议解决方式。订立合同时要做到“先小人,后君子”对合同中能够预见的各种不利因素要以条款的方式加以防范,运用法律保护企业的合法权益。审查时要注意违约处罚是否明确具体,如违约金的比例、赔偿范围等。解决争议的方式是否确定,如协商、仲裁、还是诉讼。

5、合同签订和履行日期。合同是否经审核程序后才签订,签订后才履行。

以上是所有合同都应审查的要点,除此之外,每一类合同审查时都应有不同的侧重点,下面举两个范例:

租赁合同审计要点(大多数情况下我方为出租方):

(1)、租赁面积:租赁面积是否属实,是否和房地产权证上登记面积或法定检测部门检测面积一致。

(2)、房屋交付时的状况:特别是附属设施和设备状况是否具体明确及能否拆除、改建或增设和租赁期满交还时的要求。

(3)、租赁合同约定的房屋用途:是否在承租人营业执照所载经营范围或政府批准的用途范围内。

(4)、房屋租赁期限:从出租方的角度考虑,房屋租赁期限不宜过长,否则会导致租赁价格逐渐低于逐年上涨的市场价。另外房屋租赁期限不得超过土地使用权出让合同、土地租赁合同约定的土地使用年限及不得超过二十年;转租合同期限不得超过原租赁合同期限。

(5)、租金、押金有关费用:应明确租金是否包含水电费、物业费、停车费等其他费用;租赁押金是否合理。

(6)、若同意承租人对房屋进行装修,要注意审查关于装修的有关约定:主要包括装修的内容和要求:对装修公司及其工人的管理;装修给第三人造成损害的责任;装修发生的水电等费用承担与支付;装修过程中与物业管理公司的协调;租赁期限满后装修财产归属;房屋是否需要归附原状;装修期内是否免租或一定期限内免租等。

(7)、维修责任:若没有另外约定,出租房屋的养护、自然或第三人造成的损坏或故障,其维修责任在于出租人(承租人自行装修或添赋的除外);若因承租人使用不当或过错造成的损坏或故障,则承租人须承担维修责任或维修费用。

采购合同审核要点

(1)、技术标准或质量要求。必须注明确切的数量及单位,如单位为套、对、盒等,要注明具体的数量。质量要求要明确,如国家标准、行业标准、技术标准等。

(2)、交付标的物的方式、时间、地点。采购合同应明确交货方式、交货时间、交货地点。如货物运输是铁路还是公路;交货时间是否具体;交货地点也要具体等。

(3)、验收标准、方法、地点及期限。验收标准应注明是国家标准、行业标准还是所签订的技术标准;验收的地点、期限是否约定。

     四、合同审计需注意的几个方面:

目前我公司合同审计需要注意的有下列几个问题:

(一)、合同审计效率

主要是对合同签订前的审计,因我公司采用程序化的审计方式,必须每个步骤都符合要求,这种做法在保证审计的质量的同时,也使整个审计流程略显冗长,又因下属单位处于各个不同地区、通讯不便等因素,导致目前我公司合同审计的效率不高。针对这一情形,我公司正在拟制定关于合同审计时限的有关规定,规定详细的审计时限。

(二)、合同签订后的审计

我公司每年都要签订数百份合同,如果要对其全部进行合同履行情况审计需要消耗比较多人力成本。因此,考虑根据轻重缓急,抓重点进行合同履行情况审计。

1、选择重大合同进行重点审计。重大合同是指金额较大,对企业生产经营有重大影响的合同,其特点是金额大或者有效期长,对企业生产经营和发展有重要影响,合同内容复杂,但不经常发生。合同审计部门对此类合同要下大力气进行跟踪管理。

2、对一般合同实行抽样审计。一般合同是指频繁发生的购销、仓储、承揽、工程等合同,其特点是业务量大,发生频繁。对此类合同的审计,实行抽样审计和定期检查的办法,及时发现、分析和解决带有倾向性、普遍性的问题。