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管理费用审计

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管理费用审计需注意的问题?


"管理费用"账户的审计,主要在于判定企业费用开支范围是否正常,列支标准是否符合规定,列支的项目是否真实、有无虚假行为。由于管理费用项目多,金额较大,又涉及企业内部管理制度的设置,因此在审计中会遇到很大的困难。在审计过程中,仍然应采取明细账、总账的核对以及分析近几年来管理费用是否有重大波动和异常情况的方法进行审计。 1、在管理费用的审计中业务招待费是十分重要。 按照税法规定企业的业务招待费应控制在全年销售净额(销售收入-销货折扣与折让)与其他业务收入之和的规定比例限额内(业务招待费用可列支比例参照有关税法规定)。 检查业务招待费用时,可依据"管理费用--业务招待费"账户的发生额,查阅业务招待费列支的原始凭证,核实其开支的数额是否真实、合法,有无超过限额标准。 2、坏账准备的审计。 按照我国税法与会计制度规定,坏账准备金采用应收账款余额百分比法,即按照会计期末应收账款(包括应收票据)余额乘以坏账率,坏账率定为5‰,但企业发生非购销活动的应收债权以及关联方之间的任何往来款项,不得计提坏账准备金,关联方之间的往来款项也不得确认为坏账。 在审计中主要检查计提标准是否符合规定,以及核销坏账损失时,是否存在在"坏账准备"中列支后,又继续在"管理费用"中列支的现象。 3、技术开发费的审计也是管理费用审计的重点。 由于国家对技术开发费的扣除有着种种优惠,许多企业在此最容易钻空子、偷逃税款,因此在审计中必须特别留意。常见的偷税作法是伪造技改文件,将普通技术开发列为新产品、新技术、新工艺开发;将本应列入企业固定资产通过折旧列支的办公设备作为技改的测试仪器,-次性于税前扣除;将其他项目领用的物资或支出的费用挤入技术开发费,从而使企业技术开发费的增长达到一定比例,享受税收优惠。 因此在审计时,要调阅企业开发新产品、新技术、新工艺的专项批文并证实项目的合法性。另外还应调阅原始凭证、记账凭证,以及管理费用明细账,逐一对照核实。 4、固定资产租赁费用的审计也是管理费用审计的重点之一。 根据税法规定,纳税人因生产、经营需要租入固定资产所支付的租赁费可以于税前扣除。但是这里所指的固定资产租赁费用是指以经营租赁方式租入固定资产而发生的可以列入成本、费用账户核算的租赁费。因此在审计成本、费用账户时,对其中的固定资产租赁费用项目,首先要区分是否有将融资性租赁支出列入其中的情况。由于现行会计制度规定,对以融资租赁形式租入的固定资产应视同承租企业自有的固定资产进行管理,并按规定计提折旧计入成本,所以如果计入成本费用中的固定资产租赁费中包括了融资性租赁支出,那么可以肯定,是企业扩大了当期期间费用,偷逃税款。 另外,对该费用的审计,还应审查企业的实际支出是否同合同金额相符,以及记账的原始凭证是否完整。

审计管理费用科目的体会

(一)人工费用

企业在福利费中经常会有职工食堂支出,需确认企业的职工食堂是自有的还是外包的,外包的需要提供合同。自有的需落实食堂的人员是否企业职工?食堂的设备是否在企业固定资产账内?食堂是否单有执照?是否单设账户独立核算?如食堂独立核算,是否并入企业的报表体系,还是形成账外资产?企业和食堂的款项是如何结算的?食堂的用房是企业的还是食堂的?在之前的经济责任审计中,就发现过企业给独立核算的食府无偿使用房屋、支付装修费、拨服务费的情况。

(二)办公费

确定企业办公用品的采购由哪个部门负责,发放方式等。取得相关的制度,检查是否按制度执行。需要在抽凭中关注发票内容、发票台头。因为企业通常会用办公费用等发票报销补贴款等,在商场取得办公费用的发票也是较为容易的。且可以用一般的购物常识判断此笔业务的真实性。在之前的审计中就发现有的企业报销办公用品发票台头为菜市口百货商场、燕莎友谊商城、赛特购物中心、贵友商场。在北京的朋友全知道,这几家为北京市内高档消费的商场,菜市口百货商场更是以卖黄金为主,基本上可以判断在这几家买的不是真正的办公用品。且真正的办公用品发票后应附有购物清单。

(三)会议费

抽凭检费会议费凭证后是否附有会议通知。关注发票台头,是否旅行社发票。确认企业人员是真正去参加会议还是以会议的名义实质为公款旅游。特别是金额大且金额整的会议费,了解是什么人去参加的什么会议,此笔支出是否真正属于会议费性质。

(四)车辆费用

1. 汽油费支出

全面了解企业车辆的使用情况和对油卡的管理情况。以表格形式统计企业车辆、车牌号、使用领导、使用部门、司机姓名、油卡号以及各辆车三年一期的油卡充值情况。取得企业对车辆及油卡的管理制度,核实是否按制度使用车辆、充 值油卡,是否有私车公用的补贴等。测算平均每辆车月耗油量,是否在合理水平之内。之前的一次审计中,就有家企业一共才三辆车,一年支出汽油费近30万元,明显是超出合理水平的。后经访谈了解,大部分为给中层干部报销的补贴。实质上是把薪酬中的部分金额以报销的方式转移到汽油费支出中,以逃避个人所得税和工资总额的限制。

2. 车辆保险费、维修费、过桥过路费

车辆保险费通常发票上是看不出车号的,但是能从发票中统计出有几辆车交了保险费,如企业有10辆车,就不可能在同一年交出20辆车的保险费。如有多交的,需要落实多出的是交的什么车辆的保险费,是给干部或职工报销的部分还是有未在固定资产中的账外车辆?

维修费单据中通常是会注明车号的,需逐笔与企业车辆明细表核对车号,检查有无非企业所属的车号,落实原因。如同一车辆距离相近的时间内多次大金额的维修,可以访谈的方式了解情况。

过桥过路费是较零星的一项费用,但累积起来金额也不小。企业一般会集中报销,可选择两笔金额较大的检查后附发票,是否有连号或外省发票的情况。因企业车辆一般办公的情况下很少去外省,正规取得停车过路费发票也不是整本连号的。像这种异常的情况,可以访谈的形式继续落实。

(五)交通费、差旅费

取得企业交通费和差旅费的管理制度,确认审批流程和报销标准。抽凭检查何人在何时去了何地办理何种业务或参加什么会议?在之前的审计中就发现过企业的领导或中层干部去各地的旅游胜地的差旅费。审计的目的是确认此笔支出是真正的差旅费还是以差旅费或交通费的名义实质为公款旅游。

(六)业务招待费

业务招待费的内容应为企业用于对外招待的餐费或购买礼品等。但企业有时会把在高档商务会馆等办卡的支出全部放在这个科目。首先取得企业业务招待费的管理制度,确认有无业务招待的标准。再按标准抽查大额凭证,特别是整数发生额的凭证,如5万元、10万元等。因为真正的餐费会是有零有整的,只有签单统一结算和办卡时才会出现整数结账。访谈落实办卡费用是用于什么目的,是企业领导在用,还是招待客户?有无领导审批?

(七)中介费

中介费多为审计费、咨询费、评估费、服务费等,重点是核对合同。按收款方、金额、合同的内容、结算方式等内容进行统计,确认合同的内容,合同是否执行完,是否按合同结算了金额。核对是否对同一事项有多笔合同?对比同类事项的付费是否有异常的波动?如对某项业务收费过高,需引起重视,进一步访谈落实原因。

(八)其他费用

管理费用—其他费用是管理费用审计中的重点。因为企业通常把不适合放在别的成本费用中的支出,但又在管理费用常用分类中不易归类的支出全放在“管理费用—其他”中。其他项需100%进行抽凭,逐笔分析是属于什么性质的支出,是否应记入管理费用科目。在前几次的经济责任审计中,企业将部分装修工程款记入管理费用。总之,在经济责任审计中,对管理费用最终能否确认,不仅要金额对、合同对,还得合情合理。多问几个为什么。为什么要支付这笔费用?支出的是否合理?这笔支出是什么性质应不应该记在管理费用中?支出这笔费用为企业换来的是什么?使企业的每一笔支出用在实处。



最全费用审计技巧总结(一)


1基础知识篇


1.1 费用分类

费用通常指的是三项期间费用,即销售费用、管理费用以及财务费用,不计入到产品成本中,而是直接计入到当期的损益中。

管理费用:行政管理部门的为管理和组织经营而产生的各种费用。管理费用包含的内容相当复杂,包括折旧,如无形资产、长期资产、待摊费用摊销;一些税费,如车船使用税、土地使用税、印花税;行政管理部门在公司经营管理中发生的,或者应由公司统一负担的公司经费,如工会经费、待业保险费、劳动保险费、董事会费、职工教育经费、研究开发费、提取的坏帐准备等。

制造费用虽然名称上是费用,但是其并非期间费用。制造费用不直接计入到产品的成本中,而是间接计入成本。主要是因为制造费用发生时一般无法直接判定它所归属的成本计算对象,而须按费用发生的地点进行归集,月终时再采用一定的方法在各成本计算对象间进行分配,计入成本中。所以制造费用与期间费用是有本质上的区别的。

1.2 具体的管理费用项目

   管理费用很多,所以一一列举也不是很合适,这里选择了几个容易出现问题的2级明细科目。

业务招待费:企业为了联系业务或促销、处理社会关系等目的经常发生的业务。税务上对业务招待费的规定是:企业发生的与生产经营活动有关的业务招待费支出,按照发生额的60%扣除,但最高不得超过当年销售(营业)收入的5‰。业务招待费发生的表现形式有很多种,比如请客吃饭、赠送物品等。

为了控制业务招待费会有下面的控制:先由费用申请人填制《费用申请单》,详细注明招待时间、招待负责人或宴请事由、招待客人身份及陪同人,如果费用申请人是公司老板,那就安排助理填制。招待完毕后由助理填制《费用报销单》,附餐费、商业发票等原始单据。

大额开支还需要附酒店的点菜单或者说流水单、接送客人的行车记录、住宿身份证记录等能证明客人确实存在且来过的原始记录。部分公司还会要求现场拍照作为业务招待费的证明。赠送礼品需要分年度送礼以及临时送礼。年度送礼一般是根据总部的安排进行统一赠送,临时性安排则根据权限进行。

业务招待费除了上面讲的吃吃饭,还有送送礼、给点钱。送钱分为两种,一个是定期的送礼,比如送税务局或者消防等部门,另外一种是解决重大公关事件的,比如送给报纸媒体的,帮忙消除影响,写软文的。定期的送礼有预算,会有详细列明送礼的名单,职务,对方单位,联系电话,地址,送礼事由,送礼经办人,送礼方式(快件、面交等)。每次送礼都需要公司领导的审批并经相关部门备案。送礼结束,要对差异事项或者效果进行评估,未送部分礼金等需要回收。各个部门的送礼信息限定在本部门,禁止在不同部门之间沟通。泄密者一律开除,并确认签署相关申明。当然送礼的东西,一般会以超市购物卡、当地特色的物品为主,这一块的采购是需要关注的。

至于一些不当的娱乐场所消费,一般公司不允许报销的。

差旅费:指出差期间因办理公务而产生的交通费、住宿费和公杂费等各项费用。国内的发票目前是定额和机打两种形式,国外发票一般是手工填写的。

为了控制差旅费会有下面的控制:分子公司指定的协议酒店,协议酒店一般比正常入住要便宜几十元或者是赠送早餐等。住宿报销时一般需要提供酒店的发票以及住宿流水账,部分控制严格的公司不能报销洗衣等费用。交通方面一般要求提前一个月进行安排。一般由公司行政部进行订票。

飞机票的报销时需要行程单的,当然有些公司还需要电子票。部分公司会和票务公司签订合作协议,票务公司会根据实际情况给于返点。有些票务公司会拿到低价的飞机票,但是卖给消费者的时候是加了价的,所以这个时候他提供给你的行程单是假的,虽然可以正常上飞机。

部分公司出于对差旅费的控制,会采用包干的方式,也就是说给你多少额度,额度内的住宿费、伙食费、通讯费,你可以找任何代票来报销。当然员工自制的白条发票是不允许的。在查包干制的差旅费的时候不能按照正常的审计思路去进行,而是只查票据是否合理即可。这个还是需要看各地的税务局的做法,有些地区对于包干制的差旅是不需要票据的。只要去税务局申请,批准下来后,会计在做账的时候也不需要票据,直接填补贴即可。

对于出差途中发生的业务招待费,有些会计是将其做入差旅费,其实是不合理的。

会务费:召开会议所发生的一切合理费用,包括租用会议场所费用、会议资料费、交通费、茶水费、餐费、住宿费等等。会务费有两种情况,一种是本单位召开业务会议,发生的费用剔除从参加会议者收取的部分以后的余额,或者全部由会议组织者支付;另一种是参加上级或其他单位组织的会议,由会议组织者收取的代办费用。以上两种情况中都包含了召开会议所发生的一切费用,当然也可能有餐费、住宿等费用。第一种情况所发生的费用,应该能够区分内容,并且按照不同的性质区别对待,把租用会议场所费用、会议资料费、交通费等列为“公务费---会议费”,把餐费、住宿费等列为“业务招待费”,一般不应该出现所谓的“会务费”发票;但第二种情况完全不同,参加上级或其他单位组织的会议,属于“会务费”范围,凭会议组织者开具的“会务费”发票在“公务费---会议费”报销列支,和“业务招待费”就没有关系。

咨询费:托人就相关事项从咨询人员或公司获得意见或建议而支付的报酬。如向律师或律师事务所咨询相关法律问题而支付咨询费,向税务师咨询相关税务问题而支付咨询费等,以及向虽没有国家认可的相关职称,但可以提供相关信息的人员支付的信息费都可以列入咨询费支出。

通讯费:通讯费除了给予员工的话费补贴,还包含公司的固定电话费以及宽带使用费。员工补贴根据级别会有两种方式,一种是固定补贴,另一种是实报实销。固定补贴的发票则需要移动营业厅购买充值卡,并开具公司抬头的发票。如果是直接通过营业厅的充值机充值则会是个人名义的发票,这样会计入个人所得,计个人所得税。实报实销则根据电信部门的话费账单即可,统一由公司支付。也有些公司是给员工统一办理了套餐以及短号,超出套餐部分自己支付。

1.3 发票

国内的发票分普通发票和增值税发票,管理费用所涉及到的发票都是服务业发票。按照发票的面额可以分为定额发票以及机打票。定额发票因为不好控制,而且容易出现假发票,所以目前是更多的是机打发票。机打发票需要关注2个地方,一个是抬头,另外一个是印章,抬头需要以公司的名义开具,不能以个人名义,而印章需要与消费的地方一致。

对于包干制的会涉及到自己搞发票,有的会采用购买发票的方式来报销,一般购买发票的税点是在5-6%。我们经常在火车站出口看到的一些妇女抱着小孩,嘴里一直嘀咕着发票发票。这些发票往往都是假的,最好还是别买。

国外发票一般都是没有像我国那样,税务局统一规定样式核发的,有很多防伪标识。国外的发票很多都是自制的,一般就是一张纸,上面是简单的情况说明,更多的情况下就是手写的,也不会给盖一个企业的章。有些是个电子的发票,需要直接打印出来。

国人现在是越来越有钱了,有钱就去国外享受。国外红灯区的女人一看有钱,想赚中国人的钱,就学了一句中文“有发票”。老大远看到中国人就喊有发票。时间一长,财务不干了,不给报销了,要求发票内容是日用品才行。于是,站街女就学会了两句中文:“有发票”、“日用品”。

就是因为国外的发票在国内是没办法查真伪的。

1.4  费用报销

在费用报销阶段,有两种情况比较特殊,部门经理报销、遗失票据、跨期报销的情况。

部门经理报销的单据,部门助理申请,自己审核,进入了财务审核流程的情况,这样子就规避了审批流程。一般按照控制的要求是需要该部门经理的上一级来审批。比如是分子公司的财务经理的费用,则需要总部的财务部的审核,不能自己审批。

遗失票据会有很多情况,比如放在衣服里被洗掉等等。遗失票据的管控一般是申请人说明遗失原因,包含住宿地点,时间,金额,由部门经理对此做状况做确认。之后申请人使用其他费用发票来代替原发票进行报销。要去住宿的地方补一个发票不太现实,而且酒店是不会再开一个发票给你的。一般是到本地的旅馆开个住宿发票,但是这样就可能需要补税点或者给点手续费。

至于费用报销中的跨期报销,这种情况主要是会影响所得税前扣除,只要金额小,对内审来说不是什么大问题。


2审计思路


2.1  业务招待费:

舞弊方式:业务招待费总体就是虚报和浮报,表现的形式很多,比如:购买发票报销,实质上是宴请朋友或者用于私人消费;按照定额发票的面额来报销,比如实际宴请就1000元,但是报销时报销5000元;下属模仿签字报销,比如部分公司的领导的报销是司机或者助理代为办理的,就容易出现下属模仿签字报销;

所需资料:业务招待费申请单、业务招待费明细账、会计凭证、各领导签字样式

审计程序:

1、从财务系统导出业务招待费明细账,按照明细账将金额大或者异常的摘要的进行标记。

2、将对应会计凭证后的原始凭证与业务招待费申请单进行审核。结合发票上的日期、宴请对象的标准、申请单和报销单的签字字样来分析业务招待费事项合理性。特别需要关注招待明细是否填写清楚(包括招待人员、随同人员、招待事由)。

3、对于异常的报销,需要电话回访或者上门拜访,电话回访酒店时,只要提一下是否可以多开发票,一般接电话的都会有所表示;对于异常签字则需要与签字领导做进一步的确认。

4、原始凭证中的发票一般可以通过登录税务局的网站,发票检索页面。输入发票号码就能辨识发票的真实性。另外发票的抬头是否以公司的作为抬头也是审计时需要关注的,按照现在的规定必须是以公司抬头的发票才是可以作为财务报销凭证。对于申请是XX酒店,但是发票上的发票专用章不是该酒店的也是需要注意的。(发票专用章一般为椭圆形的,里面有酒店的名称,还有财务专用章五个字)

5、对不能在网上查询的发票可以携带以下资料到区()级税务机关票证中心作进一步的鉴定:(一)申请单位的介绍信或证明,以及经办人的有效证件(居民身份证、工作证等);(二)以个人名义申请的,提供个人的居民身份证原件及复印件;(三)申请鉴定的发票(发票联或抵扣联)原件;(四)《鉴定发票申请表》。当然有些地方还可以通过电话来查询。

6、对于国外的发票的检查,一般分两种:一种是现金支付的,这种往往是手写的发票,只能通过对业务事项发生的真实性进行判断,无法从单据本身来核实真实性;另外一种是信用卡支付的,则通过对账单进行核对,来确认事项是否合理。想通过发票的真伪来核实事件的真实性的可能性基本为零。

7、对于送礼审计,基本上关注于流程的合理性,就是看看有没有未经审批的。至于是不是对象有收到礼金或者礼物,是不太适合电话回访的。比如像媒体公关费的赠送是可以通过现场签到表来管控,暗地里的送礼是不太可能搞一个签收记录,还给一个回执。

有一种情况比较特殊,比如临时送礼的,而且送礼的人说是对方指定的礼品,这个是不合理的。至少规格以及礼品的金额是需要提前核实的。

常见审计发现:

   存在浮报费用的情况;司机或者助理模仿领导虚报业务招待费;业务招待费未经授权;对政府机关宴请摘要过于明显,比如摘要中注明了宴请税务局局长XX;将业务招待费申请单附于会计凭证后,业务招待费申请单上还是很具体的申请事项,一般都建议将申请单单独保管;存在超额报销,比如就是500块钱的宴请,但是报销时按照最大报销级别进行报销;赠送物品采购价格不合理;存在私自购买礼品且价格异常

审计风险控制:

对于出现在不同业务招待时间,但是发票的号码是连续的情况需要特别注意。所以在对一个部门比如销售部或者采购部进行审计的时候,需要把所有的发票都列在excel表格中进行分析,可能就存在2个人买个基本发票,但是在不同的时间报销。还有一种情况是整数金额报销,一般就餐是不可能出现整数的。

2.2  差旅费:

舞弊方式:采用虚假或者真实发票报销不合理费用;利用酒店的返现金获取好处

审计程序:

1、从财务系统导出差旅费明细账,按照明细账将金额大或者异常的摘要的进行标记。

2、结合发票上的日期、标准、申请单和报销单的签字字样来分析差旅费事项合理性。

3、住宿发票的抬头是否以公司的作为抬头也是审计时需要关注的。检查酒店流水帐单,是否存在异常的费用。

4、可以通过丁丁地图(www.ddmap.com)或者百度地图来核实,比如公司地点与住宿地点两者的距离、酒店与机场的距离等。在丁丁地图中,有一栏是查询打的费用的。费用精确程度与实际打的费用相差很小。

5、电话沟通住宿酒店,是否存在返金的情况,一般都是协议酒店是扣除了所谓的返金。

6、飞机票的真伪是通过登录信天游网站(http://www.travelsky.com/tsky/index.html),输入电子客票号码、印刷序号和校验码来核实。另外部分公司是与票务代理公司签订了代理协议,会有一些返点。这就看行政这一块是如何在处理的,票务公司的返点是否被挪用,返点的金额不多。

常见审计发现:

   报销了非正常费用的住宿费用,比如洗衣费、雨伞、皮带等;两同性人出差同一地点报销两笔住宿费用;报销了虚假的出租车费用,比如打车去客户公司,报销的出租车票为同一辆车;报销了额外的差旅费用,比如保险费和飞机改签费等;与票务公司的返点未入账;住宿地方与公司很近,走路就200米,但是还是每天有上下班的打的费用等等。

审计风险控制:

有些公司是采用差旅包干制,所以一般就查看有没有超过个人标准、发票是否真实,不适用上述审计程序。

2.3 会务费:

舞弊动机:

利用会议(活动)经费置换高额招待费,比如私人宴请、宴请领导、同事聚会等具有私人交际性质的招待费用;利用会议(活动)经费变相旅游;利用会议(活动)经费改善团体福利,通过给好处费的办法让酒店换购超市购物卡发放员工,再用酒店出具的会议(活动)经费发票列支,或将应由个人承担的诸如午餐费之类的费用作为“会议(活动)经费”集体报销;利用会议(活动)经费掩盖请客送礼,把会议(活动)经费预先存进宾馆、饭店和会议中心的专门账户,或方便自己或小团体的各项后续消费,或授权或馈赠利益关系人签单消费,或用于个人私下提现送礼行贿;利用会议(活动)经费返利受贿私分,虚假加大会议支出成本并返还现金的现象,已成为酒店行业普遍运作的“潜规则”。

审计程序:

1、从财务系统导出会务费明细账,按照明细账将金额大或者异常的摘要的进行标记。

2、结合发票上的日期、标准、申请单和报销单的签字字样来分析会议费用事项合理性;还需要注意发票上的红章与会议举办单位的一致性。

3、对于自办会议所需购置的大金额的物品,比如大于1000元,查看其三家比价以及市场价的核实。

4、检查会议活动的立项资料。包括举办会议或活动的依据文件,举办会议或活动的申请报告,会议或活动经费来源和使用的预算报告。会议活动的审批资料。包括会议或活动的项目名称,级别类型,会议地点、会期天数、参加人数、会议议程、经费来源与额度,领导机关审批签字情况等资料。

5、会议活动举办情况资料。包括会议或活动的项目名称、级别类型、会议地点、会议议程及天数(议程日期表)、参加人数(签到花名册)、会议主要材料文本集、财务成员及负责人名单与分工、物品管理成员及负责人名单与分工。

6、检查会议活动的财务收支资料。收据领用、使用、缴销记录,银行账户及账号,财务收支账册及记账凭证与报表,物品购置清单、入库验收单、出库审批单,设备器材购置清单、入库验收单、出库审。

常见审计发现:

会议用物品采购价格偏高;会议购置物品被挪用或者占用;虚假会务费用报销。

审计风险控制:

对于公司开会,其他公司人员来参与,其中涉及到的餐饮与住宿一般为业务招待费。这个就属于账务差错了。

2.4 咨询费:

舞弊方式:采购人员或者财务人员与咨询机构勾结,虚假三家比价,套取回扣。

审计程序:

1、从财务系统导咨询费明细账,按照明细账将金额大或者异常的摘要的进行标记。

2、结合咨询公司的报价资料,查看报价基础是否一致,并电话或者上门拜访确认报价信息的真实性。

3、查看合同条款是否齐全,合同章是否与当时参与报价的公司一致。

4、查看款项支付是否符合公司规定。

常见审计发现:

    咨询费用偏高;咨询服务与预期效果不一致;比议价资料虚构。

2.5  通讯费:

舞弊方式:员工虚假报销;员工上班打私人电话;财务人员渎职支付款项时未核对通话明细。

审计程序:

   1、从财务系统导出通讯费明细账,按照明细账将金额大或者异常的摘要的进行标记。

2、核对会计凭证后所附的手机费明细单以及对应员工级别和手机补贴。

3、核对会计凭证后所附的通话明细,结合当时与电信局签订的合同中关于话费的条款进行核实。

4、对单个电话通话时间超过一定时间或者联系对象异常者,则与通讯者进行访谈确认其是否为业务需要或者煲电话粥。

3)常见审计发现:

存在员工煲电话粥的情况;未按照优惠条款进行费用支付导致多支付费用。

3审计案例


3.1 虚报费用案例

  审计人员在对业务招待费审计中,通过检查费用申请单,发现2笔费用,每笔金额分别为5000元,一笔是招待媒体人员,另外一笔是招待XX人员。发生在不同的时期,但是发票开具日期为同一日,而且票据联号。审计人员上门拜访了该酒店,并了解了该酒店最贵的一档套餐为3888元。审计人员对后面一张只招待一个人用了5000元有怀疑。进一步与报销人沟通,确认是分公司总经理请秘书申请报销,自己审批。经与总经理了解,此为公关消防的费用。而第一张发票确实存在多报费用的情况。


最全费用审计技巧总结(二)


一、基本知识入门:
1
营销方案:

一个完整的营销方案包含活动主题、活动时间、活动目的与活动内容四个部分。

基本上活动主题、活动时间、活动目的不会出什么大问题。但是在活动内容上有时就会存在缺失。比如为了自我规避风险,往往会注明一条“本活动最终解释权归我方所有”。这个在法律上,叫格式条款,涉嫌排除消费者解释权利,其实是无效的。根据《合同违法行为监督处理办法》第十二条,工商局会对涉及到此类条款的活动方案进行行政处罚。

另外一条是关于本公司员工是否可以参与本次活动,这一条往往很少有看到。当在审计中,发现有员工参与本公司的活动到底合适不合适就无法提及。

除了营销方案本身是否合理之外,还需要注意广告宣传语是否虚假。案例:王老吉与加多宝事件。王老吉称加多宝虚假宣传“占据市场多年销售量的红罐凉茶已经改名为加多宝。”法院最后判下来是加多宝赔偿老王吉1000万,并撤回相关宣传资料。美的空调,一晚上只要一度电。据说一度电的条件是在一定容积房间,在已有特定温度常态下,时间以晚上10点钟运行至次日6时来计算。这和开不开空调有啥关系。

2
营销活动:

终端的营销活动分很多种,总的来说可以分为下面这么几种:

1、返金、返券:消费满XX元可领取现金抵用券,现金抵用券可在第二次消费搭配现金使用。这种在酒店、百货公司比较常见。

2、赠物类:购物消费满XX元,送赠品不需要再次消费。这种在超市比较常见,一般是临期的物品,比如牛奶。

3、会员卡类:折扣优惠,充值消费类、购物满多少次可以免费吃一次等等。

4、抽奖类:消费满XX元可领取抽奖券或刮刮卡。这种在卖场里常见,比如国美、苏宁这种。

5、积分卡:消费满XX元积一分,在X个季节、X个节日或周年庆,推出积分卡换购活动或积分卡回娘家。这种在奶茶店或者甜品店用的比较多。

6、超值购物类:在购物消费金额满XX元,可参加超值购物。这种在超市比较常见。

另外与营销活动相关的企划物品比如宣传册、POP夹、X展架、DM。DM(direct mail)直邮商品,或者说海报。一般在连锁百货可以看到。80后应该有印象,三株口服液和红桃K的业务员每天打了鸡血,准时一天一次发海报介绍公司产品,这应该我们最早接触到的DM。

在营销活动具体实施的时候,我们还有促销人员,这一块分三种,是常促、临促和暗促。

3
.媒体宣传:

电视:电视广告分标准广告套播、特色广告套播、软广告等,特色广告套播指的是栏目冠名、字幕广告、角标广告、植入广告等,软广告指新闻里面介绍某某公司上了什么新产品或者某某公司勤工助学之类,看上去不是广告的广告。有的电视台比如中央电视台有自己的广告部,但是多数情况下还是会涉及到广告代理商。这就导致与不同的代理商谈判得到的最终价格会存在差异。即使有时是电视台本身的广告部,对外报的价格也是有折扣的,而且在不同的时间点播放的价格也不同,比如深夜12点就放不要你888只要你88这种广告,他的费用就非常低。在一些电视频道,他们提供的价格低到2折。至于标准的刊例价可通过媒体广告报价网查询http://www.ggbjw.com/

网络:网站的广告分网站本身广告、悬浮式窗口广告、弹窗广告、图片广告。在收费模式上分CPM、CPA、CPC、CPS、月包五种。CPM就是每千点击数收费。CPA特定动作收费,比如客户完成了某些行为。CPC点击收费。CPS根据实际销售情况来计算广告费,一般按利润的百分率来计算,淘宝就是这种模式。月包就是固定月收入,不管是否展示或者点击。就效果而言CPA的收费方式比较合适。

报纸媒体:报纸媒体广告提供的服务分为三块,一块是提供软文,一块是发布公司广告宣传,另外一块是遏制不良、负面消息。软文是对公司正面的介绍,或者是对公司老板的采访等等。所以有时报纸的价格就不是刊例价,而是根据实际情况洽谈来确定的。报纸的形式有很多种,除了在正常的页面有广告,还有一种是夹页广告。夹页广告就是在正常的报纸上加入宣传的页面。在地铁报上常常会遇到夹页广告。搜报网http://www.mtklw.com/可以提供各个报纸的刊例价,但是正如前面电视广告所说的,有水分。

户外、室内媒体:户外大型灯箱、楼宇电梯。做这个的最著名的就是江南春的分众传媒。另外比如公交车车身广告。这种都是独此一家,价格上就没办法了。要么做,要么不做。

其他的媒体比如自己的营销媒体,商超自己的墙面、楼梯电视等这种就属于自己的资源,属于收入了。存在资源的置换,就会存在一些猫腻,那就是置换的价值是否合理。因为这种媒体对自身来说什么价格,对外报的时候根据自己的价格定,而置换得到的物品,是以市场价还是批发价,还是对方自己确定的一个价格,就不是很确定,因为没什么标准,不像财务还有一个什么公允价格。

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渠道:

渠道的营销适合于生产制造型、连锁型、快销行业,用于对商品的铺货,就是达到市场占有率的营销。根据渠道的特征可以分为传统、现代、特通等三种。

传统渠道:代理模式,比如总代理、经销商、二批等。

现代渠道:商超,商场、超市。比如大卖场、标准超市、便利店等小型零售店、百货公司、购物中心、家电专业店、家居建材店,另外通过网络进行销售的如:网店,京东、淘宝等渠道。

特通渠道:学校、网站、车站、宾馆、火车站、飞机、加油站等。

渠道这一块主要是陈列费,一般需要与终端签订陈列协议。什么是陈列,就是要求卖东西的人放置一定的空间来存放自己的物品,比如地堆、端架等。出现的问题往往集中在,不具备陈列的给了陈列费、陈列的物品被其他品牌占用、陈列费被业务员以各种理由没按规定渠道进货或者没按照规定位置摆放侵占、总代或者业务员虚构陈列店套取费用。当然在商超渠道还有会各种其他费用,比如进场费、邮报费、周年庆、节假庆等等费用,这一块是在与超市签订的合同里面都有规定的。

在陈列费这一块,目前是不允许明示入账,会被认为是商业贿赂。所以财务这边一般都是要求开成开办用品或者采用代票,作为费用入账。

二、审计方法:

营销审计的审计方案主要是审阅、重新计算以及走访。走访可能在我们平时审计中比较少,平时审计一般就是在分子公司的一间会议室里面翻翻凭证。这里的走访主要是渠道审计,拜访网点,核实陈列费的方法的真实性。

1
.营销方案:

主要是关注于营销方案的合理性、合规性。

所涉及的资料:营销方案、营销活动年度排程表

检查方式:

1、检查活动方案的内容是否明确,比如活动的截止时间、限制条件等等

2、检查是否把邀请搞成了邀约,或者夸大了效果或者实物库存。

3、检查是否存在不当条款。

常见问题:

存在不合理的格式条款被工商局处罚、宣传口语虚假被处罚

2
.营销活动:

2.2.1返金类(现金):

主要是关注于发放的真实性,是否被挪用。

所涉及的资料:返金返券登记表,

检查方式:

1、有电子登记清单的,则使用excel表格进行排序,之后用if或者sumif语句将姓名、身份证或者电话号码登记异常的进行统计及筛选。

2、仔细核对登记表,对于姓名及电话异常的,采取电话回访的方式进行。要求营销人员对异常进行解释。

3、询问发放人员对于未发放的现金的保管。

常见问题:

现金被不合理发放、现金被挪用、公司员工参与活动、

2.2.2返券类(代金券):

代金券属于有价值的券,需要与一般的优惠券相分离。优惠券,往往是打多少折扣之类的,而代金券是实际收入的折扣。代金券特有3类特殊标志:有效期、识别标志、序列号。

有效期:防止客户无限期使用。

识别标志:如果是像人民币这种防伪,成本太高,所以一般都是盖财务的蓝色方形章或者活动专用章。

序列号:是为了防止被伪造,发出去多少收回来多少。

代金券的审计主要关注点在于发放的真实性,是否被挪用。

所涉及的资料:返金返券登记表、代金券台账、代金券。

检查方式:

1、检查代金券的设计与印刷,代金券是否包含了有效期、序列号以及特殊识别标志。

2、现场观察作废的代金券是否做剪角处理,作废登记是否异常。

3、盘点未发放及作废的代金券,并与账面核对,是否一致

审计注意事项:

部分比较彪悍的地区会用过期的代金券来消费,这种属于特殊情况,审计人员在沟通后一般不需要列为审计发现。

案例一:返金审计

厦门某电脑卖场为了增加三楼电脑DIY组装商家的生意,推出“只要组装一台电脑,可以凭序列号及商家发票返还现金200元,团购不享受。”

审计人员对登记表进行查阅,发现27,28日,XX店铺商家,一共售出60台电脑,登记的人员身份证号码虚构,进一步调查发现登记表上登记的人实为商家的姓名。审计人员初步怀疑,商家虚开发票套取返金。经与商家沟通后,确认为附近网吧购置电脑,虚构人员享受优惠。

最后公司对此商家按合同条款进行了处罚。

2.2.3赠物类(实物):

主要是关注于发放的真实性,是否被挪用。

检查方式:

1、有电子登记清单的,则使用excel表格进行排序,之后用if或者sumif语句将姓名、身份证或者电话号码登记异常的进行统计及筛选。

2、仔细核对登记表,对于姓名及电话异常的,采取电话回访的方式进行。要求营销人员对异常进行解释。

3、盘点实物,并与账面清单进行核对。

案例一:大学生实习生挪用物品

例行的仓库盘点中,审计人员发现MP3缺失10个、U盘丢失23个。而仓库钥匙只有仓库人员及最近招聘的实习生使用过。通过调取监控视屏,发现大学生实习生存在嫌疑。通过关“小黑屋”,政策攻心,大学生坦白盗用物品,并承认在其参与的营销活动中有挪用。审计人员对活动登记表进行查阅,发现其参与的活动的部分登记表所填的号码为其一个寝室同学??的号码,通过电话回访消费者,均表示未获取实物。

(请注意,内审人员在使用小黑屋这个方法的时候,一定要确保有底牌。)

2.2.4会员卡:

这种会员卡不积分,可以得到会员的特殊权限,比如可以购买贴花商品、在会员生日可以获得蛋糕、优先参加自有品牌商品试吃等等。

主要是关注的是登记的真实性。这一块会涉及到一个集体舞弊,对于门店来说,有一个考核指标是会员占比,这关系着门店经理的收入。

另外一种是储值卡,有人会说这也会舞弊?不可能。下面就有一个案例。

检查方式:

1、现场观察会员卡使用情况。

2、盘点作废的会员卡使用情况,将作废的会员卡与系统使用记录进行核对。

常见问题:

为了迎合考核指标,集体舞弊;储值卡作废出售

案例一:集体造假案

新开门店会员率不达标,店总会扣绩效,于是与IT协调。虚构500张会员卡,访谈说是因为门店如果是非会员往往是一个固定的卡号。

这个审计问题被发现也是凑巧,审计人员在超市购物对收银员说没会员卡,收银员就拿出伪造的会员卡。

案例二:餐饮卡伪造

审计人员在盘点餐饮会员卡时,发现账面上作废的18张会员卡,缺失10张,但是通过系统查阅10张卡有消费记录。进一步与餐饮主管沟通,确认舞弊。

餐饮主管的舞弊动机是认为自己是主管还要花钱来就餐不合理,就采用作废卡空进空出舞弊。具体是这样子操作的,也就是首先是在系统上存了钱,通过作废空进空出,系统内未删除充值记录,使用作废卡来舞弊,并将其中4张卡进行了出售。经过分析,审计人员认为权限设置不合理,导致了餐饮主管舞弊的空间。收银员有充值的权限没有作废权限,但是餐饮主管具有开卡、作废、删除充值记录的权限。也就是我们说的不相容岗位职责权限未分离。但是这是在系统上进行的权限控制,就与我们平常所说的权责分离更加难以发现。

当然在POS收银中,还有一种是收银员使用模拟测试账户权限,也就是在模拟环境中来挪用收款。这个在网上已经有多起事件了,在这里就不多说明了。

2.2.5抽奖类:

主要是关注的是奖金的额度以及发放的真实性。目前《反不正当竞争法》里面对于抽奖的金额做了规定,最高限额不得超过5000元。但是个人估计是税前的,也就是说个税要自理。

资料:企划案、中奖人档案记录

检查方式:

1、检查企划方案中对金额的设定。

2、检查中奖人的实际情况。

常见问题:

奖项被内部挪用、金额超过规定被处罚。

案例一:国美事件

四川国美,营销老总独中几个一等奖,时间长达2年。这个案例百度一下就行,就不在这里细说了。这种就属于小的审计发现了,没什么技术含量。

2.2.6积分类:

积分类会员卡,按照一元积一个积分这种模式,达到一定的积分,可以获得赠品。

资料:积分兑换清单、异常积分购物清单

检查方式:

1、从系统中导出积分排名前50名及兑换前50名。

2、对于异常积分,从系统导出购物清单。

3、与人事沟通是否与公司员工有关。

常见问题:

收银员利用个人会员卡积分换物。


案例一:收银员造假案

审计人员通过调阅积分兑换清单、异常积分购物清单。发现第一名积分很高,2个月内已经兑换电饭煲一只。但是从购物清单来看,一天中好几次都在购物,而正常人一般一天最多购物2次。进一步与人事沟通,此卡为收银员母亲所有,怀疑积分造假。

2.2.7其他类:

雇佣促销人员

主要关注:临促人员出勤

所涉及的资料:排班表、工资表、款项签收表

检查方式:

1、查阅排班表与工资表。

2、对临促人员进行电话回访。

常见问题:

促销费被挪用、代领;临促人员未出勤而获取现金。

购置物品类:

主要是关注购置物品的价格合理性。

所涉及的资料:企划活动盘点、会计凭证

检查方式:

1、对所购置的物品进行再次询价。

2、翻阅凭证,查看是否将固定资产直接计入费用掩盖事实真相

常见问题:

为了掩盖价格虚高的事实,常见购入的资产直接做费用入账。

审计注意事项:

这里的审计好比我们平时的采购审计,采购审计在询价的时候需要注意下面几条:

1、伪造身份、先演练几次。

2、录音笔、名片、非本公司的传真机、手机等。

最终目的是获取报价单。

案例一:资产入费用

某商场举报“来购物凭任意金额的发票即可获赠爆米花一包”营销活动。查营销费用,爆米花机购入金额为6000元,两袋60斤的玉米2000元。在京东网同一品牌的爆米花机1300元。即使金额真的是6000元,则已经达到固定资产的标准,应该入固定资产,但是实际未入固定资产。

DM购置与发放:

所涉及的资料:DM、DM印刷合同

检查方式:

1、DM购置时的报价,比价是否一致,检查报价单是否完整。

2、上门拜访个体印刷户。

3、这个最好是做现场追踪,比如购置回来后如何验收的。有时盘点是个好方法。

常见问题:

虚构报价单、报价超标、实物验收缺失、印刷收入未入账

案例一:DM漏印

XX月共印刷4000份DM海报,按照DM一份5份,总金额为20000元。审计人员抽取了100分,用称进行称量,发现少了500份。经沟通,印刷商补印了剩余的500份。

2.3媒体宣传:

媒体的价格包含多种因素,所以在审计中往往更多只是将执行作为重点。

电视媒体往往关注于对播放时间内容的监督。电视往往第三方媒体有监播记录或者审计人员可以根据电视的播放安排去核实包含内容、时间等一致性。

网络媒体关注于对流量的监控,这个需要有专门的IT人员来负责进行或者第三方的监督公司。

报纸媒体主要关注于样刊与营销活动的差异是否一致。夹页广告则是在报纸发放环节,有的就需要在报纸分发的时候,去现场查看夹页情况。

2.4渠道

渠道审计的重点主要是陈列费

所涉及的资料:陈列商或者渠道商明细表、陈列协议、陈列现场照片、往来账凭证及结算资料

检查方式:

1、走访陈列商或者经销商;

2、计算陈列费用

3、检查财务入账是否做了模糊处理;

销售返点:

常见问题:

不具备陈列的给了陈列费、陈列的物品被其他品牌占用、陈列费被业务员以各种理由没按规定渠道进货或者没按照规定位置摆放侵占、总代或者业务员虚构陈列店套取费用


三、渠道审计中的问题

在媒体营销这一块,审计人员很难拿到底价,我们当时审计部是因为个人有朋友在广告公司里面,可以获取到底价,这给我们审计部对媒体营销审计带来了便利。


如果单纯地从询价这个角度来讲,是存在压价的空间,但是很难查出是否存在回扣。这就和采购审计一样,除非你得到供应商的举报。


四、案例


4.1短信营销费用支出案例

审计人员在对公司的营销审计时,发现营销费用中的短信费用报销异常,经检查发现:当事人报销短信费用时所使用的发票基本为擅自外购的假发票,如**公司却使用**发票;手机短信发布协议、播出证明单及费用收条中的广告公司负责人**签字,均为公司当事人仿签;**公司短信群发系统记录显示的手机号排序清单有数十张号码完全一致。该系统清单记录实为**公司应公司人员报账之用所提供的虚假资料。

在发现上述异常后,审计人员通过进一步回访发现,短信发布协议注明的信息内容中所留存的咨询电话除公司业务员**电话外,客户电话有的不存在,有的未使用,有的系空号等。

之后,审计人员与**广告公司负责人**沟通时,其称未给办事处提供外地发票。调查后发现当事人使用的该广告商公章为私刻,与该公司合作的业务仅有最初几笔,且金额不大。审计人员了解到**地税也找不到**经营或办公地址。该公司地税报税资料显示,除办事处与其最初合作所开具的几份正式发票外,其余** 余万短信费用发票地税局均无相关记录。

到此,审计人员确定后续的费用报销均为虚假报销,主要直接影响了营销效果,影响了公司业绩。





文章分类: 审计指引-费用
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